县级档案馆档案管理现代化的几个问题分析

文·高焕杰

档案管理工作的现代化水平，已然成为对档案管理质量和效率加以衡量的关键，在发展速度极快的当今社会，提高档案管理现代化水平的重要性，开始为越来越多的人所熟知。县级档案馆的工作主要由两部分构成，分别是对档案库房等“硬件”进行管理，还有对馆务情况、人员等“软件”进行管理。现代化的档案管理，同样涵盖这两部分内容。要想对档案进行现代化管理，需要以先进设备和先进技术为依托，换句话说，只有利用先进的设备和技术，才能达到科学管理档案的目的，管理质量及效率随之提高，基于档案所开展的技术保护、提供利用等工作，自然可以达到较高的现代化水平。

一、县级档案馆现代化档案管理工作现状

（一）没有认识到基础性工作的重要性

县级档案馆所开展的基础性工作相对薄弱，案卷质量差、馆藏不足、结构缺少合理性、检索工具难以发挥应有作用等问题，始终没有得到有效解决。虽然随着升级活动的逐步落实，基础性工作的质量较之前相比有所提升，却仍旧浮于表面，无法满足现代化管理提出的要求。

（二）档案管理人员素质难以达到要求

部分从事档案管理工作的人员，存在专业技术力量、现代科学知识薄弱的问题，即使县级档案馆购入了计算机等先进设备，缺少能够高效运用有关设备的人员，设备的作用仍旧无法得到充分发挥。计算机是实现档案现代化管理需要依托的主要设备，因此，无论是专职操作人员还是一般业务人员，均应当对应用计算机的方式加以掌握，将先进设备应用在档案收集、保管和利用的过程中[1]。另外，虽然县级档案馆也聘请了部分档案专业的高校毕业生，但是由于缺少先进设备，毕业生所掌握的现代化知识也就无法得到有效运用。

（三）领导者对现代化管理的意义存在认知偏差

一方面，领导者没有明确现代化管理的含义，将购置先进设备、数据录入等工作与现代化管理划上等号，没有从整体的角度出发，对现代化管理加以理解。现代化管理的内容，不仅局限于先进的设备和技术，还包括档案管理的理念与方法，也就是说，现代化管理应当参与到档案由产生至销毁的各个环节中。另一方面，领导者缺乏现代化知识，基于现代化管理所制定的目标和规划，许多与县级档案馆的实际情况不符。

二、实现县级档案馆现代化档案管理的有效策略

（一）对基础性工作引起重视

仅仅具备先进的设备和技术，无法保证档案管理工作达到较高的现代化水平，基础性工作的重要性不容忽视。对县级档案馆而言，要想对档案进行现代化管理，保证基础业务工作达到应有的制度化、规范化和标准化水平，只有对基础性工作引起重视并逐步落实，才能实现现代化档案管理的目标[2]。首先，大部分馆藏档案形成的时间较长，文件题名、案卷题名不规范的问题普遍存在，有关人员无法通过文件或案卷题名，了解其所反映的内容，自动标引的方法也就难以发挥自身的作用。此时，需要有关人员对文件和案卷进行标引，保证标引的效率和准确性；其次，收集、保管、利用档案，均属于县级档案馆需要开展的基础性工作，只有对这些工作具有的制度化、规范化水平提供保证，才能为后续现代化管理工作的开展奠定良好基础。针对这一情况，有关人员应根据档案馆的实际情况，选择相应的先进设备和技术，保证检索工具的标准化、进馆序列的科学化及全宗整理的规范化，加快现代化建设的步伐；最后，县级档案馆的馆藏质量难以得到保证，字迹褪色、缺少卷内目录等情况始终没有得到有效解决，这在无形之中加大了基础性工作的难度，需要借助社会力量对档案进行整理及编目，方可保证基础性工作在短时间内得到高效的开展。例如，县级档案馆可以与县机关、企事业单位建立起良好的合作关系，共同完成全县信息中心的建立工作，对档案史料进行编写和出版，这样做既能够实现资源的有效共享，又可以提高信息服务的质量，由此而获得的经济、社会效益，也会变得更加可观。

（二）提高档案管理人员素质

要想对档案进行现代化管理，档案管理人员需要在专业技术、业务知识和操作能力等方面，达到较高的水平。在县级档案馆就职的人员，普遍难以满足上述要求，其表现为，一是专业水平较低，无法有效运用现代化知识。县级档案馆的就职人员中，接受过专业教育的比例较低，而短期专业培训的效果往往又不尽如人意。调查表明，经过短期专业培训的人员，虽然对相关知识具有一定的了解，但是仍旧存在系统性较差的问题；二是除档案专业的高校毕业生外，多数档案管理人员均未受过正规专业教育，这部分人员对现代化知识的熟悉程度，难以与毕业生比肩。缺少专业人才的县级档案馆，即使引进先进设备，也会因为无人使用，导致设备被闲置。人员现代化是保证管理工作现代化的关键，由具备现代化知识的人员负责先进设备的操作，能够使先进设备的作用得到最大程度的实现。基于此，要想实现档案的现代化管理，提高有关人员素质就显得很有必要，只有保证负责档案管理工作的人员，对现代化管理的意义具有准确认知，开展相关工作时，才能够以现代化管理为出发点，档案管理的现代化水平也会因此而得到提高[3]。一方面，县级档案馆应对档案管理队伍的结构进行调整，通过全面分析档案管理人员状况的方式，确定培训及人才引进方向，将摄影录像技术、档案保护技术和计算机技术，视为培训的主要内容。与此同时，还需要从现代化的角度出发，开展组织管理、行政管理等工作，保证档案管理具备应有的现代化水平；另一方面，在调进人员或是引进人才时，将是否具备现代化知识作为主要筛选条件，打造现代化档案管理队伍。

（三）从实际出发，确定现代化管理目标

现代化管理目标对档案管理工作的开展具有指导作用。在确定管理目标时，以下内容需要引起有关人员的重视，一是明确档案的现代化管理，应当以原件保护、档案信息的准确提供为重点；二是省、市级档案馆和县级档案馆，在馆藏数量、门类、设备、利用率等方面，均存在着明显的差异，因此，县级档案馆应当以国家制定的现代化管理规划为依据，结合实际情况，对管理目标进行确定，具体内容应当包括问题的解决顺序、现代化管理需要达到的水平等，避免物力、人力或财力被不必要浪费；三是档案管理并非孤立存在的一项工作。研究表明，档案管理与社会建设密切相关，近几年，越来越多的领域实现了现代化的发展目标，这也在无形之中推动着档案管理工作向着现代化的方向前进。由此可见，档案的现代化管理是无法一蹴而就的，而是需要有关人员从实际出发，对管理目标加以确定。

综上所述，现阶段档案的现代化管理已经由省、市级档案馆向县级档案馆进行延伸，微缩技术、计算机技术及档案保护技术，开始引起人们的重视。调查研究表明，虽然多数县级档案馆已经将现代化管理视为发展的主要方向，但是受多方面因素制约，在开展有关工作时，仍旧面临着诸多问题，希望文中讨论的内容可以在某些方面给人以启发，为“提高档案管理所具有现代化水平”这一目标的实现提供帮助。