试论高校档案管理信息化建设

文·李娟

高校档案源自于长期的教学、科研、管理等各项工作，是一笔宝贵的信息财富。做好高校档案管理工作，既可以让学校的发展留下痕迹，也可以为总结教训、调整策略、解决问题提供依据。信息技术的飞速发展，使社会的各个角落发生了翻天覆地的变化，高校档案管理信息化建设也是主流发展趋势，是提高档案管理效率与准确性的重要手段。

一、做好高效档案管理信息化建设的重要意义

（一）能够使纸质档案得到更好的保存

档案对于高校发展与建设来说，发挥出至关重要的作用。传统档案管理以手工操作为主，纸质档案材料极易损坏、丢失，对档案材料的完整性构成威胁，无法为学校管理工作提供有力依据。信息化背景下，电子文档取代了纸质材料，温度、湿度的变化都不会对档案材料造成影响，而且便于查询与阅读，档案材料的安全性得到了保证，最大化地发挥出档案作用。

（二）能够提升档案管理工作效率

伴随着高校规模的不断扩张，档案内容日趋丰富，数量不断增加，服务范围逐渐扩大，如果继续以手工操作的方法进行档案管理，在繁重的任务面前，难免会出现纰漏，如档案编号保存不当、存放位置不明、检索速度较慢、损坏原始资料等。信息化管理的运用，可以使这些问题迎刃而解，能有效提高档案资源的应用效率，为档案使用提供方便，实现信息资源共享。

二、高校档案管理信息化存在的主要问题

（一）高校档案管理信息化重视程度仍有不足

在高校档案管理信息化建设过程中，能否得到领导的重视，将会对管理水平起到最直接的影响。从当前情况看，多数领导都没有意识到此项工作的重要性，无论是配套制度的构建、发展战略的拟定，还是优化队伍结构、软硬件设施建设等，都存在着明显问题。由于学校领导的不重视，档案管理人员也没有意识到自己工作的重要性，工作热情被吞噬，片面地认为只要能保证所有原始资料不损坏、不丢弃就是完成了任务，信息化管理意识极为淡薄，更不会积极探寻档案管理新路径，严重削弱了档案管理的价值。

（二）高校档案信息管理制度有待完善

档案管理信息化建设的稳步发展，离不开全体档案工作者的不懈努力，也向他们的综合素质提出了更高的要求。当前，档案工作人员并没有牢固树立信息化意识，责任心与使命感都有待于提高，日常工作中的纰漏时有发生，如不按正常流程将资料借出，出现问题互相推诿等，严重干扰了正常的档案管理工作，反映出档案管理配套制度的不完善。规章制度是档案管理信息化建设的先决条件，应该贯穿于档案信息化建设的整个过程，帮助工作人员厘清自己的职责权限，使他们能在最短时间内适应信息化发展需要。

（三）高校档案软硬件配备不合理

档案管理要想真正步入信息化发展轨道，需要得到软硬件设备的支持。从硬件方面来看，许多高校并没有为档案管理信息化建设投入足够的经费，除了必备的计算机、打印机、复印机以外，再没有其他硬件设备，信息化档案管理只是停留在文字处理层面，具有明显的滞后性。从软件方面来看，通过调查了解到许多高校都积极引入了OA办公系统，但档案工作人员表示，学校并没有及时建立档案数据库，也没有引进或开发先进的操作系统、应用软件，信息化管理形同虚设，数字信息的安全也得不到有效保证。软硬件设备的匮乏，使得档案管理无法跟上时代发展节奏。

（四）高校档案管理人员素质亟待提升

档案管理信息化，离不开高素质的人才队伍。档案管理工作长期被忽视，一直被看成“养老部门”，档案管理人员年龄结构不合理，多数人员年龄偏大，不能在短时间内接受新鲜事物，仍沿袭上世纪的方法对档案资源进行管理，甚至对信息化建设产生了抵触情绪，未能感受到现代信息技术的高效与便捷。与此同时，多数档案管理人员并非科班出身，他们的学历层次不高，很少会参加业务培训，未能透彻理解信息化建设的重要内涵与意义，也没有及时了解到最前沿的专业信息。专业知识匮乏，管理方式方法落伍，工作热情不高，这些原因的存在，使得档案管理人员只会凭经验进行工作，无法适应形势发展，不能充分挖掘出档案信息的价值。

三、提高高校档案管理信息化建设水平的建议

（一）增强对档案管理信息化的重视程度

作为高校领导来说，应该以全新的目光审视档案管理工作，既要透彻理解档案管理的价值与内涵，也要意识到档案管理信息化是时代发展的主流趋势，给予此项工作足够的重视，提供经费保障，为加快档案管理信息化进程注入动力。既要购置先进技术设备，又要提高档案管理人员素质。因此，学校层面要强化档案意识，扩大宣传面、加大宣传力度，使各部门都能积极行动起来，增强发展动力，将档案信息化建设视作数字校园建设中最重要的组成部分。同时，也要定期了解工作进程，针对实际情况调整配套管理制度，实现档案管理与应用的规范化发展。

（二）进一步健全高校档案信息资源管理制度

一方面，健全档案管理与保密制度，坚决杜绝违规使用信息、恶意泄露信息等事件。伴随着网络信息技术在档案管理领域的应用，生成了各种类型的数字信息，依托于网络平台，档案信息传播速度快、范围广，一旦无法保证信息安全，将使学校蒙受不同程度的损失，因此，完善的制度是信息化建设的有力保障。另一方面，要健全档案使用制，最大化地提升档案资源利用率。大数据时代已经来临，要想让档案资源更好地服务于高校发展，就需要以前瞻性目光审视现行档案使用制度，使制度中的不足得到弥补，在提高档案管理便利性、安全性的同时，提升使用价值。

（三）增加档案信息化基础设施建设投入

在高等教育发展过程中，传统手动档案处理工作的局限性暴露无遗，档案管理信息化建设已是大势所趋，这就需要得到学校领导的足够重视。档案管理信息化建设是一项综合性、复杂性较强的工程，无论时先进设备、管理软件的购置与维护，还是现有管理人员的培训等，都需要得到足够经费的支持。因此，学校层面要意识到问题的严峻性，多渠道筹措建设资金，完善基础设施，积极引进高水平信息化人才，在最短时间内建设网络平台与数据库，提高档案管理质量，提升档案资源利用价值。

（四）提高档案管理工作者素质水平

一方面，加强档案人员职业道德建设。档案管理涉及到大量机密文件与资料，这就对管理人员的政治修养提出了较高要求，不仅要了解相关管理制度，还要意识到信息化建设的重要性，以细致、严谨、负责的态度投入到工作中，积极行动起来，了解最前沿的行业发展信息，踊跃参加业务培训，提升信息处理能力。

另一方面，努力提升专业应用能力。学校要鼓励档案管理人员积极参加业务培训，通过专题讲座、业务研讨、参观学习等方式，不仅要使管理人员掌握相关的理论专业知识，还要具备良好的数字化应用能力，提升他们的网络知识水平。当管理人员掌握了信息化处理技能，才能对用户的检索与使用提供指导，实现档案管理工作的可持续发展。

在新的时代背景下，信息化水平的不断提高，使高校档案管理发生了重大变革，档案管理信息化发展是高校信息体制趋于成熟的重要标志，但此项工作涉及到的内容十分广泛，高校领导要认清形势，紧紧跟随时代发展脚步，摆脱传统档案管理理念的桎梏，增加经费投入，努力提高管理人员综合素养，提升档案资源利用价值。