浅析大数据时代的数字化人事档案管理

文·李彬

在大数据时代背景下，对信息管理的要求越来越高，而人事档案管理作为一种信息管理形式，面临着新的机遇和挑战。数字化人事档案管理，是随着科学技术发展有别于传统纸质人事档案管理的新档案管理形态，按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将人事纸质档案转化形成数字图像和数字文本，能够实现人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管、统计、查借阅等日常工作的数字化，并可以通过网络系统，实现档案信息资源的共享。将信息技术应用于档案管理工作中，使人事档案管理数字化，提高服务效率和精确率，是新时代广大档案管理工作者亟须实践和研究的一项课题。

一、数字化人事档案管理的新优势

（一）安全集中

人事档案具有长久性，需要永远保存，纸质文件由于频繁的借用而被损坏甚至丢失。采用数字化档案管理方式，不仅可以减少纸质档案的翻阅次数，延长其使用寿命，还可以进行原档案的备份、共享，保证了档案的利用安全，提升了档案的利用率。相较于传统纸质人事档案管理的有形库房存储，数字化档案管理具有集约性，其存储介质从纸张等转变为光盘、硬盘等新型载体，体积小、容量大，可以有效地节省存储空间。

（二）节约高效

数字档案管理将传统的文件信息对象转化成数字信息，节省存储成本，节省空间，便于快速访问，实现“无纸化办公”。在档案查阅、提取及增添等方面，传统纸质干部人事档案管理模式，一直处于一种封闭的状态，一切程序都需要手工操作，较为繁琐。数字化档案管理具有突出优势，实现了从手工检索到电脑检索的转变，档案管理人员仅需要根据系统操作提示，即可快捷、有效、准确地完成工作，提高了办公效率。

（三）实时更新

传统纸质人事档案管理从信息收集、加工整理到入库存档，往往需要多人协作完成，操作过程中所经过的环节较多，有时会造成信息过时，影响档案材料使用的实效性。而数字化人事档案管理可以避免这个问题，及时信息更新，从而保证档案材料使用的准确性。

（四）管理规范

数字文件管理是将传统的文件信息对象以纸张作为载体转换为机器可读文件进行存储，有效地杜绝了在查阅档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改等现象，既提高了档案管理的规范性，又保障了档案的真实性。同时，数字化干部档案管理系统建设，为档案管理由静态管理转化为动态管理提供了必要条件。

二、数字化人事档案管理的新需求

（一）人事档案信息处理需要数字化

人事档案信息处理是管理工作的重要环节，大数据分析所处理的信息都是存储于计算机内部的数字信息，通过利用数字化和网络化技术，能够提高人事档案信息管理数字化的质量。人事档案管理在大数据时代背景下，将原有的档案信息进行数字化、建立数据库，使数字化和网络化的管理代替人工管理，人事档案信息管理人员对个人档案信息账号进行检索，就能够快速调取个人档案资料的全部内容，全面分析个人的发展。从而提高人事档案信息管理的整体质量，节约人事档案信息管理的费用和时间。

（二）人事档案信息结构需要科学化

数据化档案信息不单单是指记录在档案文件当中的信息，而是一个系统化的信息库，它不仅需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种现代化技术的支持，还应该结合单位自身的实际发展水平进行分析，有效制定科学的管理方式。档案信息的存储结构一定要科学，可以采用专业的数据库类存储档案信息，并根据人事档案信息自身的特点来采用树状结构、链状结构等不同的数据结构形式来对档案信息进行存储，以便于在进行大数据分析时能够快速地实现对有用信息的查找和分析。

（三）人事档案信息管理人才需要专业化

在大数据时代背景下，数字档案信息需要由专业的档案管理人才进行管理。专业化的档案管理系统需要专业的人才进行开发和维护，才能保证档案录入提取的安全性和准确性。专业化的人事档案信息管理人才，不仅要能够熟练地运用档案管理系统，能够对档案管理系统的运作原理有较为深刻的理解，而且要对所需要管理的档案信息有专业级别的认知，能够根据实际情况来对信息进行解构整理，能够将信息完整地保存在档案管理系统中。

三、数字化人事档案管理的新矛盾

一方面，现有数字化人事档案管理技术设备尚不完善，不能满足数字化人事档案管理的实际需求。很多关键技术难题未能有效突破，制约了档案管理人员的数字化档案管理工作，有可能降低人事档案管理的效能，甚至使人事档案信息面临泄密和篡改的风险。同时，档案管理软件严重缺乏，系统程序版本低，加之许多设备存在老化或过时的现象，软件的搜索功能和兼容性也比较差，都影响推进档案数字化的速度和效率。

另一方面，档案管理人员的专业化素质亟待提升。档案信息化的实现，需要以档案信息化专业技术人员为保障。档案信息化工作的先进技术水平和专业技术人员较高的知识素养，是确保档案信息化工作顺利开展的关键。而实际工作中，档案部门普遍缺乏现代化高技术人才，档案、信息处理复合型人才匮乏的现象尤为突出。另外，档案管理员工作流动性相对较大，也制约了数字化档案管理的发展。

四、数字化人事档案管理的新策略

（一）完善人事档案信息管理系统的功能设计

在大数据时代背景下，不仅要确保电子档案的完整，而且要降低档案存档时故障的发生率。档案管理工作可以紧随档案现代化发展的步伐，开发和利用档案数据的云存储。同时，在对档案数据进行云存储的过程中，积极开发各项功能完善的档案信息管理系统来提高档案管理质量。随着数据云存储的发展，档案管理的信息化水平将也会随之提高，对数据的处理能力会得以有效加强，从而更好适应人事档案管理需求。

（二）提升人事档案管理人员的综合素质

相关部门要重视提高档案管理人员的专业化素质，对档案管理人员进行定期培训，安排专业人员开展“人事档案基础知识培训”等活动，力求将理论知识与实际工作结合起来，确保能够有效提升工作人员的专业技能。积极创新培训形式，拓展培训平台，立足岗位锻炼成才。采取讨论分析等方式激发工作人员的工作兴趣，增强自身责任感，进而推动档案管理创新工作顺利开展。建议采用考核激励机制，对于工作完成质量高、工作态度积极负责的员工，要进行表扬和奖励；对于工作完成质量低、工作态度消极的员工，要进行批评和教育，进而不断提升档案管理创新工作人员的综合素质。

（三）提高人事档案管理的服务水平

在大数据时代背景下，档案管理部门要充分考虑利用者的需求。要对利用者的查询行为进行细致化的数据分析，并针对分析的数据结果来优化档案管理服务，逐步提升用户对档案管理的满意程度。档案管理机构也可以酌情建立专门的档案信息网络服务平台，让利用者通过注册登录的方式，能够进入到档案信息网络服务平台中，查询自己所需要的档案信息，从而提高电子档案信息的利用率。同时，在确保安全的前提下，档案信息网络服务平台可以多开放一些权限，方便查档利用，提升档案管理的服务水平。

（四）保证人事档案资料信息的真实性

在日常工作中，人事档案管理人员必须要认真负责、严谨细致，避免因疏忽大意而造成档案资料和档案信息的错误。档案管理工作人员在传送档案信息时，要提前做好备份，并定期对档案信息资料进行核对，从而保证档案信息的真实性。在购买或定制系统软件时，须选择安全系数高、防御功能强的安全保护软件，从而降低网络被攻击或者中病毒的可能性，提高档案信息真实性、安全性的保障水平。完善数字化人事档案管理制度，严格工作纪律，增强保密意识，注重提高人事档案管理人员的业务素质，干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面要严格按照纸质档案相关要求管理。

在大数据时代背景下，档案管理数字化是大势所趋，是人事档案的管理、存储及利用方式的革新。数字化人事档案管理不仅有新优势、新需求，还面临新矛盾。只有不断完善人事档案管理系统，规范数字化档案管理工作的流程，提升档案管理人员的综合素质，提高档案管理服务水平，才能使人事档案管理工作真正实现数字化、自动化与网络化的发展。