慈善档案管理的现状与对策

文·岳爱芹

《国务院关于促进慈善事业健康发展的指导意见》国发〔2014〕61号）指出“慈善事业是中国特色社会主义事业的重要组成部分，其宗旨是发扬人道主义精神，弘扬中华民族优良传统，动员社会力量，筹募慈善资金，帮助弱势群体，发展慈善事业，促进社会文明”。近年来，随着慈善事业的不断发展，慈善组织积累了大量的有价值的档案，在弘扬慈善文化、践行社会主义核心价值观、探寻慈善事业发展规律、指导慈善事业可持续发展等方面起到了积极作用。

一、慈善档案的概况及特点

慈善档案是慈善组织在各种慈善活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。慈善档案按门类一般分为文书档案、声像档案、电子档案、业务档案和会计档案。其中，文书档案包括慈善组织在运行过程中形成的综合性的、与慈善有关的各类文字材料；声像档案是慈善组织在运行过程中形成的照片、录音、录像文件；电子档案是慈善组织在运行过程中形成的各种电子文件等；业务档案一般包括慈善组织在筹募资金、项目救助、慈善志愿者等社会救助活动中所产生的材料等；会计档案包括慈善组织在运行过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、财务报表等。其主要特点有：

（一）广泛性。慈善组织面向社会开展慈善活动，档案内容丰富，包括救灾、扶贫、慈善援助、交流与合作等，涉及教育、医疗、文化、体育等多个领域，具有范围广、种类多的特点。

（二）连续性、完整性。“慈善档案承载着凭证和信息的价值，具有连续性、完整性的特点”。例如慈善救助项目，按照项目的实施情况可以跨年度收集整理，一般应有立项报告、合作协议、救助计划、完成情况及项目评估等。针对重大救助项目需要开展事前评估，重点论证立项的必要性、目标的合理性、实施方案的可行性及筹资的合规性等，对项目实施全周期跟踪并建立动态评估和调整机制，作为预算安排的重要参考。一个慈善救助项目从考察评估到实施过程，形成一系列完整的档案资料。通过这些档案可以详细了解各种慈善救助项目的实施过程，为慈善事业的发展提供坚实的基础和参考。

（三）多样性。慈善档案的载体一般以纸质档案为主，随着慈善事业的发展，档案的种类不断增多，其载体形式日益多样。目前，慈善档案主要有纸质档案、电子档案、照片档案、声像档案、实物档案、书画档案等种类。不同载体的档案需要不同的保管条件，这对慈善档案的整理、保护、复制和利用带来新的挑战，对技术设备和人员素质提出了新的更高要求。

二、慈善档案管理的现状与存在的问题

随着社会经济的发展和全球化步伐的加快，慈善事业出现了一些新的变化和发展趋势，它的影响和作用受到越来越多的关注。尤其是我国《慈善法》的颁布实施，使慈善行为得到规范和鼓励，慈善事业的快速发展给慈善档案的监管和规范管理带来了更大的挑战。目前的慈善档案管理无论从硬件设施建设还是人才队伍培养等方面都远远跟不上时代发展的需要，其面临的问题主要表现在：

（一）档案意识不强，制度建设不完善。慈善档案不仅是慈善组织的财富，更是社会的财富。但长期以来，由于档案工作未能受到足够重视，一些部门对档案的重要性认识不足，工作人员档案意识不强，同时缺乏科学的管理制度，导致了各部门各自为政以及档案资料存放分散的现象。各部门文档标准不统一、不规范，也给档案管理工作带来了很大困难，影响了档案的利用效率。慈善档案管理工作“从物质基础到制度建设，从人员素质到信息化水平，都处于一种不完善的状态”。[1]

（二）基础设施落后，经费投入不足。由于慈善组织的公益性特点，社会对慈善事业关注度非常高，档案信息的查询利用率比较高，比如对慈善组织的各项审计、应对突发事件等都离不开档案部门提供相关依据。由于慈善组织对档案基础设施的投入不足，档案信息化水平不高，导致档案工作主要依靠传统的人工管理方式，不仅浪费大量的人力物力，而且占用大量的时间空间，导致慈善档案的查找利用效率低，也无法实现档案信息传输、交换和资源共享，影响档案工作的服务水平和服务质量，阻碍了档案作用的有效发挥。随着慈善事业的不断发展，档案的数量也在日益增多，仅靠传统的管理模式已满足不了社会公众对档案信息的需求，迫切需要引进先进的信息化技术，满足慈善事业的发展需要。

（三）信息披露不充分，开放渠道不畅通。慈善组织有广泛的社会参与度和影响力，慈善捐赠资金的有效管理和使用也一直是社会关注度较高、评论较多的话题。“同大多数非营利组织一样，慈善组织面临的最大问题就是诚信问题，这一问题越来越被学者们关注。”[2]近年来，针对慈善事业的一些负面新闻事件，严重削弱了公众的热情，使慈善组织陷入了信任危机。虽然“郭美美事件”和“诈捐门事件”只是一些个案，但也反映出部分慈善组织缺乏信息公开机制和公众监督渠道的问题。不能及时披露慈善资金的用途，不能及时让公众了解事实的真相，信息不对称问题把慈善组织推上了风口浪尖。如何及时披露慈善信息，使信息更加公开透明，提高慈善组织的社会公信力，不断激发公众参与的积极性，是摆在慈善组织面前的问题，也是档案工作者的职责。

三、对加强慈善档案管理的建议

（一）加强组织领导，完善制度建设。一是要提高管理人员的档案意识，解放思想，转变传统理念，让档案管理工作与新时代慈善事业和社会发展需要相适应，切实改变档案工作“重保管、轻服务”的观念，把为社会服务作为重中之重。二是积极争取领导重视与支持，同时对档案工作加强督导；协调各工作环节，使各环节紧密联系，每个环节的档案都能应收尽收；对档案实现全面收集，实现档案集中管理和有效利用。三是根据慈善档案工作实际，不断完善档案管理各项规章制度。划定归档范围，制定科学合理的分类标准，明确各类档案的保管期限，按照统一标准对档案进行收集、整理、归档，在保证档案管理系统化和标准化的同时，确保档案的连续性和完整性。

（二）加强档案信息化建设，实现档案资源共享。信息化建设对档案管理的整体优化有着广泛的影响，是目前解决归档信息资源管理、利用的最好方法。要从网络环境、硬件基础设施建设、系统软件建设等方面入手，应用现代信息技术，将原有纸质档案转化成为数字档案，并建立档案全文数据库，提高档案管理的工作效率。信息化建设是一项长期而系统的工程，需要统一规划，长期建设，分步实施。将管理模式从原来档案实体保管和利用向档案信息的数字化存储和提供服务转变，通过网站、微信公众号、手机 APP等新媒体传播方式，实现信息资源共享，快速有效地利用慈善档案。

（三）加强档案信息披露，提高慈善组织的公信力。“信息披露是慈善组织问责制的基础，也是建立信誉的重要组织部分。从法理上讲，慈善组织有义务履行信息披露。”[3]民政部根据《慈善法》制定了《慈善组织信息公开办法》，对慈善组织信息公开作出统一规定，即“慈善组织和其他社会力量开展慈善活动，必须充分尊重捐赠者的意愿，并按照有关规定及时充分披露慈善资金的募集、管理和使用情况”。慈善组织要充分利用档案信息客观、真实、可靠的特点，切实履行信息公开责任，接受社会监督和舆论监督，回应公众关注。公开透明，破除谣言，保护捐赠者、志愿者和受益人的合法权益，维护公众的知情权，促进慈善事业的健康发展。

慈善档案见证了慈善事业的发展，记录了一代又一代慈善人为之不懈努力的历程，蕴藏着巨大的精神财富和文化价值。如何充分发挥慈善档案信息资源的价值，使其在得到保护的同时得到开发和利用，是慈善档案管理的目标。档案管理员必须跟上时代的步伐，认识到肩负的社会责任，改变思维方式，开拓创新，不断提高档案信息管理水平，满足社会需求，促进慈善事业可持续发展。