“五大发展理念”引领下的高校档案工作发展策略

文·戴群

2016年9月27日，国家档案局局长李明华在全国档案馆工作会议上的讲话中指出：“党的十八届五中全会提出的创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，集中反映了我党对经济社会发展规律的新认识，具有重大的理论意义和实践意义，是新时期坚持和发展中国特色社会主义的科学理论指导和行动指南，也是十三五时期档案馆事业的发展思路和发展方向。[1]”高校档案馆作为我国档案馆网络体系中的重要组成部分，必须认真践行这一指导思想，深入透彻的领会五大发展理念的内涵和实质，发挥其在高校档案工作发展中的引领和指导作用。

一、五大发展理念引领高校档案工作的高度契合性分析

（一）高校档案工作的信息化建设以高科技为支撑，要求以创新为突破口

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》在发展目标中明确指出，要“创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。[2]”在当前的时代背景下，加强高校档案信息化建设成为档案事业发展的必然选择。这不仅是推进档案管理现代化的客观要求，也是不断提高高校档案管理能力和服务水平的必由之路。“高校档案工作必须转变观念、与时俱进、开拓创新，用新观念、新办法解决新时期高校档案面临的新情况和新问题，积极主动应对时代赋予高校档案工作的创新要求，推动高校档案工作健康快速发展，跟上高等教育事业改革与发展的步伐。[3]”加快高校档案的信息化建设，必须以高科技尤其是网络信息技术为支撑。随着技术发展的日新月异，要想紧跟时代步伐，创新将是我们一切工作的突破口。

（二）高校档案工作的资源体系建设，需要学校各归档单位的协同配合

“档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程”[4]。高校档案馆的资源体系建设，要求丰富和优化档案馆藏。目前，高校档案馆馆藏涵盖范围广泛，包括党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、出版、产品、外事、声像等各类档案。除此之外，高校在课程改革、教学水平评估、机构精简、特色办学等复杂多样的工作中，也产生着大量的应归档的文件材料。确保各类档案及时接收进馆是高校档案工作的基础性工作，也是重中之重。然而，由于高校档案馆的长期被漠视的处境，导致学校各单位对归档工作的也连带着轻视，对重要的文件材料要么不及时收集整理，散落各处甚至遗失；要么文件材料不愿意上交档案馆，强行自己保存，一旦职位更替，交接不当，就会导致重要档案材料的无迹可寻。“协调”发展理念将对扭转这一恶性发展态势有重要的指导作用。这就要求档案工作者在日常业务工作中，与归档单位沟通接触时热情友好，对档案的重要性耐心细致的讲解，促使他们对档案工作的态度逐渐改观。这样一来，档案的接收进馆工作就会顺畅很多。档案资源体系建设也会进入良性发展轨道。高校档案工作者必须不断地全方位、多渠道地收集资料以充实库藏档案内容，不断提高库藏质量，制定计划，有重点有目的，加大力度收集对学校发展有益的精品档案资源，并重视加强对馆藏档案资源的定期优化重组和集成编研，使其更加有序化和系统化，争取更准确、高效地为高校各项工作提供更为优质、便捷和人性化的服务。

（三）高校档案工作的安全体系建设，要求走和谐永续发展的道路

随着档案信息化建设的持续推进，高校档案的安全隐患和安全风险也在持续增加，如黑客攻击、病毒入侵等。面对严峻的档案安全形势，高校档案工作者必须着力构建高校档案安全防范体系，增强安全意识，提高规避和防范风险的能力，确保档案的绝对安全，走出一条和谐永续发展的道路。这也与“绿色”发展理念不谋而合。

（四）高校档案工作的利用体系建设，要求推动馆藏信息的开放和共享

长久以来，我国的档案工作重心始终在档案实体的管理上，加之对保密性的过于强调，形成了高校档案馆半封闭性的工作状态。日复一日的重复着档案收集、盖章、装订、排架等如流水线一样固定而死板的工作模式。在服务利用方面，其工作模式也是繁琐而耗时的。一旦用户上门查找，首先要根据用户的查借阅需求，进行归档目录的人工检索。然后去库房调卷，最后复印盖章等。整个工作流程都靠人工完成，这与信息社会的发展是极为不对称的，档案的社会服务功能没有得到有效发挥。亟待高校档案工作者转变思维方式，树立开放和共享的服务理念，推动馆藏信息的电子化和网络化。

二、以五大发展理念为指导，构建高校档案工作发展新体

（一）以“创新”理念推进档案信息化

“所谓档案信息化，是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。[5]”“创新”作为五大发展理念之首，一直是政府工作报告的高频词汇。“创新即打破传统思维模式的束缚，采用一种新的发展眼光或者新的发展态度，对特定事物进行更新变革，使其能够适应现代化发展的需求。[6]”以“创新”理念推进档案信息化，首先是要解放思想，转变工作方式。实现工作重心从传统的纸质实体的管理向数字资源的管理利用上来；变以往陈旧落后的手工管理方式为现代化的智能化网络化管理方式。其次要创新档案管理模式。传统的档案管理模式已经无法适应信息社会的迅猛发展，创新档案管理的模式迫在眉睫。我们要充分运用信息社会的高精尖的现代化手段，对照档案管理日常工作的各个环节和具体流程，争取简化优化工作步骤，利用技术解放人力，不断提高档案服务利用效率。

高校档案管理者要准确把握十三五时期档案事业发展方向，实现自主创新和集成创新。注重跨学科跨专业的有机融合，充分运用相关领域的前沿科技，推动档案事业更好的为高校师生服务。以笔者所在的高校档案馆为例，档案信息化建设依托的科技创新主要在于自主研发适合高校实际的档案管理系统，实现文件材料收集、立卷归档和信息发布的网络化。最好能做到办公自动化系统与档案管理系统的无缝衔接和功能互动，使办公自动化系统产生的电子文件的自动一体化归档。此外还要与高校的其他主要应用系统（如教务系统、设备系统、人事系统、科研系统、固定资产管理系统等）实现数据交换、集成和整合。更为重要的是，要改变利用者获取资料的方式和途径，让用户通过网络能够快速、有效地获得所需信息。

（二）以“协调”理念开展档案日常工作

“协调是成事成功的一大规律、一把金钥匙，是全面建成小康社会决战决胜的一大核心理念。[7]”档案日常工作的顺利开展，必须依靠学校各职能处室和教学单位的协调配合。要改变目前工作的窘境，就要求高校档案管理者在协调理念的指引下，充分发挥主观能动性，力求改变现状。首先需要解决思想认识问题。要努力引导全校师生员工，尤其是主管领导同志，充分认识到档案工作对高校长久发展的重要性。领导重视程度的提高，将极大推动档案日常工作。其次，高校档案工作者要加强沟通能力的培养。在信息社会条件下，高校档案工作者要想更好的胜任自己的本职工作，全面提高自己的沟通和交流能力是一个基本的前提条件。其一，高校档案部门要转变以往封闭保守的工作模式，积极树立“走出去”的开放姿态。对档案馆的工作内容、职能、收集档案和查阅档案流程，在校园内通过印发小册等各种方式进行宣传普及。要定期组织档案专题讲座，举办精品档案展览和档案趣味知识竞赛，或者有奖征集档案学术论文等，激发广大师生员工对高校档案的兴趣，使他们更好的了解档案的价值和作用，增强其归档工作的积极性和主动性。其二，档案工作者在工作中不能安于现状，要充分发挥主观能动性，成为主动的沟通者，“在档案工作流程中积极地进行前端介入和控制”[8]。其三，要积极与档案形成部门或机构建立起高效率的双向沟通渠道，通过双方共同努力提高档案工作效率。

（三）以“绿色”理念构筑档案安全新格局

绿色发展理念要求高校档案馆走可持续发展道路。随着档案信息化程度的不断提高，数字档案的信息安全问题也日益突显，网络黑客攻击和病毒入侵等都对档案信息安全构成潜在威胁。以“绿色”理念为指引，构建档案安全体系刻不容缓。档案工作者必须切实增强档案网络安全意识。高校档案部门要尽快建立电子文件和纸质文件的双重安全防护体系，一是严格做好档案库房的“八防”，除了人工按时检查外，还要利用现代智能化设备，建立库房自动温湿度控制、视频监控系统、自动消防与气体灭火系统等，做到人防与技防双管齐下，保证万无一失。对年代久远的珍贵孤本档案要尽快进行抢救性修复和复制，争取延长其保存寿命。二是针对电子信息易改动和消失的特性，要定期做好电子文件的安全性和有效性的排查工作，防止病毒的入侵。同是要对档案管理系统的运行除了进行监控和定期的安全维护外，还要及时进行全文数据库和目录数据库的备份。三是要对档案的密级进行严格界定，对计算机进行加密处理，对档案管理系统中的用户使用权限区分明确，分类加密。确保档案在使用过程中的绝对安全。

（四）以“开放”和“共享”理念建设档案服务利用新生态

由于受传统的“重藏轻用”观念和档案机密性的特点的影响，造成了档案资源长期深锁库房，其潜在的价值没有得到有效的开发，其服务社会的功能也难以发挥。随着大数据时代的来临，开放和共享成为势不可挡的时代潮流。档案作为宝贵的社会文化资源，也具有共享性。在尊重档案保密性的前提下，加大档案资源的开放力度成为时代选择。对高校档案馆来说，让珍贵的教学科研等精品档案资源向高校师生开放，使其共享学校长期以来的优质教学成果，有利于高校档案馆更好的参与校园文化建设，更好的发挥其服务利用职能。首先，要转变观念，重视档案资源的主动开发和利用。档案的数字化和网络化进程，极大地激发了用户的信息共享需求。作为高校档案的管理者，除日常业务工作外，要积极主动的了解高校师生员工以及社会各界人士对高校档案工作的内在需求，适时开展一些针对性的调研工作，争取做到对用户需求事先了然于心，以便为其提供最便捷高效的服务。此外，还要高瞻远瞩，努力寻找高校档案工作助力学校长远发展和服务社会的切入点，加大有价值档案的征集力度，实现档案文化资源更高程度的开放和共享，使其价值得到更好的发挥和利用。其次，要创新工作思路，充分利用新媒体等现代化手段，更好的推动档案资源的开放和共享。我们可以充分利用微博，微信公众平台等发布档案信息，使用户可以通过网络检索等查询功能搜集到所需要的信息。还可以利用档案管理平台，建立各种数据库，力求不断改进服务方式，为用户提供开放式服务、个性化服务和特色服务，不断促进档案信息的共享。目前，不少走在前列的高校档案部门已经实现了文档一体化管理，用户不再受空间和时间的限制，通过档案网络足不出户便能准确的获取所需档案信息。此外，近日笔者还了解到，浙江省通过统一入口、统一流程、统一标准，实现了“一网查档、百馆联动”。档案资源实现了全省范围内的开放和共享，值得各高校档案馆借鉴和学习。