机关机构改革档案处置与管理有关问题的思考

文·杜俊河

自2018年下半年始，从中央到地方的机关机构改革大幕拉开。为做好机构改革中的档案处置与管理工作，各级党委、政府都公布了机构改革方案（或实施意见），其中都提到了档案的处置原则。2019年初区（县）级机关机构改革开始进行，档案处置工作作为机构改革中的一项重要工作，必须与机构改革单位调整、人员变动同步进行，做到思想不乱、队伍不散、工作不断。笔者结合工作实际，就机关机构改革中档案处置与管理中应注意的问题和解决对策，谈一谈自己的浅见。

一、机构改革中档案处置与管理应注意的问题

（一）档案部门要提高工作主动性。要做好涉改单位档案工作，档案部门必须摒弃自己是弱势部门的思想，争取成为全区深化机构改革协调小组的成员，预先了解机构改革动向，及时掌握不再保留、纳入重新组建机构的部门和单位的情况，新组建机构的情况，保留原机构名称、优化职能或部分职责发生变化的单位情况，以及仅涉及更名、调整领导管理体制的机构情况，为提前做好档案处置提供依据，为跟踪指导后续工作做好准备。

（二）使涉改单位快速弄清档案局、档案馆的职责分工。本次机构改革中，档案局和档案馆分开，在区（县）级机构改革中，原档案馆承担的行政职能划入区委办公室，区委办对外加挂档案局牌子，档案馆仍作为区委直属正处级事业单位。使涉改单位及时了解档案局、档案馆的职责区分，对于做好机构改革档案处置工作也十分必要。

（三）涉改单位要明确职责，避免档案人员过早撤离。在机关日常档案工作中，有一部分单位的领导对档案工作职责梳理不清，认为档案工作只是办公室的事情，作为主管领导应该干什么、主管领导应该管什么不清楚，办公室和各科室都应该做哪些工作分不清楚，致使单位领导档案工作履职不到位。而在本次机构改革中，有的单位合并，有的单位拆分，有的单位职能划走，这不可避免地引起人员的变动，所以更要提前明确职责，避免出现人员过早撤离而档案工作无人问津的现象。

（四）有的单位档案人员业务不熟，影响档案处置工作进度。档案工作不仅是一项管理工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，需要档案人员熟悉业务知识，懂得文件材料收集的原则、整理的标准、归档的要求等，同时还必须熟悉档案归档软件的使用，这样才能做到档案处置工作及时推进，收放自如。

（五）避免档案处置混乱和管理丢、漏、失情况发生。机构改革职责调整单位由于涉及人员变动，会造成人心不稳。在这种情况下更要做到档案工作不断、不乱，涉改单位要根据有关规定进行档案科学处置，有效避免档案丢、漏、失等问题发生。

（六）避免档案利用出现矛盾。档案工作可以简明地概括为 “收、管、存、用” 四字，其中“用”是做好档案工作的最终目的，本次机构改革中，有的单位撤销、有的单位部分业务职责调整，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》规定，这些情况下，档案均不得分散。而撤销单位的人员或职能划走的人员如何利用原单位的档案，必须在交接时予以明确规定，避免档案利用时出现矛盾。

二、解决机构改革中档案处置与管理问题的对策

（一）解决档案意识淡薄问题。要解决单位档案意识淡薄的问题，主要是解决领导观念问题。为做到机构改革中档案处置工作不缺位、不混乱、不乱作为，首要是做好自上而下的重视。在青岛市崂山区的机构改革中，区委主要领导积极上位，在全区机构改革会议上大段脱稿强调做好档案工作的重要性，要求全区各涉改单位要提高政治站位，牢固树立“四个意识”，以对党的事业负责、对历史负责的责任感和使命感，强化责任担当，采取必要措施，使档案得到妥善安全处置、档案工作得到进一步加强。要求涉改改革的部门和单位要建立健全档案处置工作领导机制，为妥善处置保管档案提供有力保障。要求新组建和设立的部门或单位，及时建立健全档案工作制度，落实档案人员和档案安全保管措施，推进档案管理法治化、规范化、制度化，确保机构改革过程中档案管理工作不断、不乱。提出档案处置工作主要做到16个字方针：收集齐全，整理规范，清点准确，交接完备。区委领导重视了，必然会引起各涉改单位领导的重视。其次，档案部门的及时补位也很重要。在崂山区的实际操作中，在全区机构改革大会召开三天后，崂山区档案局、档案馆马上召开“全区机构改革档案处置会议”，区委分管领导到会做了重视指示，区档案局、档案馆公布了涉改单位档案处置方案，部署了档案工作任务和完成时间。会议要求各涉改单位分管领导和办公室主任参加，以此提高各涉改单位对档案工作的重视程度。各单位领导的重视，对于推进档案处置工作必然产生极大的促进作用。

（二）档案部门要提高参与机构改革的主动性。对于档案部门而言，提前介入机构改革，及时掌握改革动态是做好涉改单位档案工作重要一环，也是体现档案部门价值、政治站位的重要作为。在崂山区的机构改革中，崂山区档案局、档案馆的领导，主动要求提前介入，及时与区机构编制委员会办公室联系，提前了解到了机构改革变化情况，提前做好涉改单位档案管理处置计划，避免了因机构变动或撤销后无人管理档案情况的出现。崂山区档案局、档案馆提前介入，也使得全区机构改革档案处置会议能够在全区机构改革大会后三内便得以召开，涉改单位档案任务得以及时贯彻落实。

（三）使涉改单位明确档案局和档案馆的工作职责。在1月18日召开的崂山区机构改革档案处置会议中，明确了档案局和档案馆的职责，档案局负责机构改革涉及部门和单位的档案管理与处置工作方案审查、档案交接与管理工作监督指导、文件材料归档范围和档案保管期限表审查等工作，协调处理档案归属争议等问题。档案馆要积极做好档案接收进馆的各项准备工作，防止因接收不及时出现档案遗失等问题。实际操作中由于档案局人员尚未到位，档案馆就应该责无旁贷地肩负起档案局和档案馆的所有责任，直到档案局的人员到位。

（四）解决涉改单位职责不清，档案人员过早撤离问题。在崂山区的机关改革档案处置会议上部署《崂山区机构改革中档案处置和管理工作方案》中，明确要求各涉改单位要制定“档案管理与处置工作方案”，内容包括明确档案工作负责机构、人员安排和工作职责，档案收集、整理要求，档案清点、交接程序，档案保管利用要求以及档案整理、清点、交接完成时间等。“档案管理与处置工作方案”于会议召开的一周内送交区档案馆业务指导科，同时，要求区档案馆业务指导科对各涉改单位相关的档案处置问题，要及时给予答复。《崂山区机构改革中档案处置和管理工作方案》还明确规定：“未完成档案处置工作的，档案部门负责人和档案人员不得提前撤离。任何部门和个人不得擅自带走、留存、转移档案。”

（五）解决档案人员业务不熟、影响档案处置工作进度问题。在涉改单位档案处置工作推进过程中，由于档案局人员不到，在这个特殊时期，档案馆业务指导人员就要肩负起业务指导责任。要解决档案人员业务不熟、影响档案处置工作进度问题，可以提供两种方案，方案一进行业务培训，可根据新档案人员的比例选择培训方式，当新档案人员比例高时，要以采取全员集中培训的方式，讲解各门类标准、档案处置的要求等；如果新档案人员少，可采取“点菜式”个别培训的方式，以利于提高培训效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指导群，在群里进行业务培训。微信群的好处是可以随时解答各单位提出的问题，并且让其他单位知晓，所以方案一和方案二可以同时采用。

（六）明确处置原则，有效避免档案丢、漏、失，完善档案交接手续。为做好这项工作，主要从三方面进行加强，一方面是加强档案材料的收集，要求涉改单位严格按本单位的归档范围加强材料的收集，做好文件材料形成者与整理者之间的交接登记，列明档案明细，双方签字，明确责任；二方面加强档案整理者与本单位档案管理部门的交接，特别是专业档案，按照“谁形成，谁整理”的原则，专业档案一般由专业档案形成科室整理，整理完整后移交档案管理部门（一般是单位办公室），交接时也要列明档案明细，双方签字，明确责任；三方面做好单位撤销、合并、拆分、部分职能调整相关档案的处置工作，根据《机关档案工作条例》第二十六条规定，“机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：一是撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；二是机关撤销的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；三是一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交合并后的机关代管或向有关的档案馆移交；四是一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接入机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制；五是机关撤销或者合并时，没有处理完善的文件材料，可以移交新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；六是一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。”涉改单位的档案无论移交档案馆，还是按规定移交其他接收单位，都应该列明档案明细，交接双方签字，明确责任。

（七）解决档案利用出现矛盾的问题。《机关档案工作条例》规定：“一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接入机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制。”涉改单位在档案交接的过程中必须对档案利用问题做出明确规定，规定查阅“秘级档案”“内部档案”“公开档案”等不同情况需要履行的手续，确保职能划走科室和人员能够方便高效地利用原职责形成的档案。

在关机构改革档案处置过程中，可能还会遇到其他问题，档案部门只要主动担当，积极协调，相信各种问题会迎刃而解。