档案数字化加工过程管控的思考

文/强月娥

档案数字化就是运用现代信息技术把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，并利用档案管理系统进行计算机管理，以实现档案信息资源的快捷利用和安全管理。

一、纸质档案数字化的意义

档案数字化是档案工作快速利用的前提。档案是公司宝贵的信息资源，是生产经营活动的真实记录。它承担着“记录历史、服务现实”的使命。随着公司的发展和集团化管理运营模式的形成，员工对档案信息的需求量日益增长。目前公司系统14 个项目同时开工建设，项目建设过程中对档案资料的查询利用的需求率非常高。特别是在办理各前期报建手续及竣工验收备案过程中，对项目前期资料、竣工图及各种控制资料频繁借阅，这样不利于档案原件的保护，缩短了档案的寿命。对室藏档案数字化，利用档案数据库的快捷检索功能，实现档案信息资源的网上利用服务，既能节省工作时间，又能快速获取信息，提高了工作效率和利用效率。减少档案原件的损坏，充分发挥档案的价值。

档案数字化全程管控，就是对纸质档案数字化工作的前期准备、数字化扫描过程、转换过程、后期处理、移交验收等全过程实施跟踪管理，对加工过程中的安全、有序、规范以及质量、进度等实行有效控制。只有加强纸质档案数字化过程的全程管控，才能确保档案原件和档案信息的安全。

二、数字化加工过程管理

（一）档案数字化加工前期管控

1.成立机构、配备好人员、设备及充足的资金。首先要成立数字化加工的机构，配备既熟悉档案工作，又熟悉信息管理的人员参与档案数字化工作。同时做好设施设备和资金的保障工作，这是数字化加工的基础性工作。

2.制定数字化管理制度、流程及数字化方案。制定纸质档案数字化加工方案和管控流程。如《档案数字化案卷交接表》《档案数字化案卷登记表》《数字化文件登记表》《数字化加工案卷（文件）验收表》等一系列表格和相应的制度、方案等。

3.确定数字化加工的内容和种类。首先要根据公司实际情况，确定哪些档案需进行档案数字化加工，一是公司项目建设档案数量大，占档案数量的95%。其中，前期报建文件竣工图和竣工验收等重要的文件资料是必须要扫描进行数字化的。二是永久保存的文书档案也是需要进行扫描数字化加工的文件资料。然后，按照确定的数量和种类及相关的费用预算，编制出公司的数字化加工工作计划。

4.建立规范的档案信息化管理运行系统和环境。建立一个保证质量，运行快捷的档案管理信息系统非常重要。并且要根据职能不同，在系统中设置不同的使用权限。以保证档案信息的安全管理。公司档案管理系统已运行10年，系统运行的环境相对成熟稳定。

（二）严格数字化加工过程控制

数字化的前提是档案资料的准确、清晰和完整，所以对需数字化的档案资料要一一进行检查核对，确保档案资料的准确无误。加工过程需严格按照数字化流程进行操作。纸质档案的数字化加工流程是：提卷—编页—核对—录入加工数据—扫描—图像处理—检查验收—成品数据抽查—图像挂接—数据库图像检验—数据质量检查—还原装订—归还—入库。每一个环节都不能疏漏。

（三）重视数字化过程安全管控

首先和外包单位签订数字化加工协议，协议里一定要重点强调保密内容和泄密责任及处罚措施，预防泄密事件发生，切实保护档案安全。在数字化加工过程中，外包公司人员要遵守相关规定和要求，手机和移动设备统一管理，切断加工间网络，进行数据隔离，保证档案信息安全，文件存储应考虑磁盘存放或移动硬盘等，由公司档案人员负责数据挂接，禁止外包人员进入档案数据库。由专人管理外包单位数字化加工人员，采取临时抽查和每天检查的方式随时检查审核。检查内容为：数字化操作程序是否规范、有序，是否对档案造成损害等，对存在的问题严格要求整改并进行处罚。只有加强数字化加工全过程跟踪管控，才能保证纸质档案数字化工作安全有序。

档案数字化利用先进的档案信息资源系统，使档案信息最大程度地发挥作用，通过网络平台实现档案信息的快速传递，实现信息资源的共享，提高了工作效率和利用效率。对企业的发展起到了积极的促进作用。