新形势下档案管理工作规范化的探讨

文/欧阳风华

档案管理工作是企业日常工作中非常重要的部分，面对庞杂的各类档案，规范化管理有助于企业各项事务的开展，有利于保障档案的完整性，本文就新形势下档案管理工作规范化的现状、存在问题及对策进行了有益的探讨

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。做好档案管理工作对企业具有重要意义，在社会经济迅速发展的今天，技术的不断进步，计算机信息技术的广泛应用，也促使档案管理工作必须走向规范化。

一、档案管理工作规范化现状

1.文档内容信息化

随着计算机的普及，越来越多的企业实现无纸化办公，原始纸质档案减少，档案管理的信息化程度提升，企业通过各类档案管理软件对工作过程中形成的文件进行保存，包括文字、数字、图片、语音、影像等多种形式存储在计算机端，形成一定数量的信息化档案。

2.应用系统信息化

企业在日常工作中除使用各类办公软件、销售软件等信息化应用软件进行档案管理外，还有企业借助专业档案管理软件进行档案数据存储、查询等工作，档案管理的应用系统信息化的程度有所提升。

二、档案管理工作规范化存在的问题

1.对档案工作重视程度不够

对档案管理工作重视程度不够主要体现在两个方面：一方面是企业领导干部，对档案管理的工作认知停留在抄写、收发等事务性工作，认为其不能带来实际的经济效益，没有参考意义，只要不泄密、不丢失就是做好了档案管理工作；另一方面是从业人员素质水平参差不齐，部分从业人员档案管理意识薄弱，对本职工作认识不够、消极怠工，甚至没有专业的档案管理人员，而是部门中一些分管综合管理的人员兼职档案管理，应付差事，使得重要资料数据等常处于“无人理、无处用”的状态。

2.档案管理水平不高

很多企业在档案管理时，出现收集不全面、应用系统使用随意、档案编目不准确不系统、档案随意借阅修改删除、外部黑客窃取信息、储存环境不合格等问题，无法保障档案信息的安全，这都体现了档案管理水平不高，档案管理不规范。

三、档案管理工作规范化建设的对策

1.改变思想观念提高知识技能

如今已是信息化时代，如果固守残旧思想，档案管理工作的意义将无法得以体现。这就需要企业从领导到员工都要有做好档案工作的思想和意识，给予档案管理工作相应的资金支持，添置配套的硬件、软件设施，保证档案管理的存储环境良好。当然做好档案管理规范化建设离不开从业人员具有较高的自身素质，这就要求档案管理人员必须不断学习新知识掌握新技能，了解社会发展和行业动向，结合企业实际情况，思考如何创新本职工作。除此之外，企业还要建立奖励激励机制，鼓励创新，充分发挥和调动人的积极性，为实现档案管理规范化创造良好氛围。

2.档案管理流程规范化

建立一套规范、完整的管理制度，有利于指导档案管理工作的日常开展，每个环节设置相应规范流程，让档案管理工作全过程可控、有标准。

第一，要根据企业实际情况制定一套适合本企业的规范化流程。在制定规范化流程前，要考虑档案管理工作涉及的方方面面，避免出现遗漏。

第二，规范档案收集归档工作。在档案收集归档时，要严格按照企业依据国家档案局10 号令制定的《归档范围和保管期限表》来执行，收集过程中既要注意收集不同形式、载体的档案资料。又要注意鉴别真伪，确保信息真实有效，还要在审核时及时补充完善。

第三，整理编目合理规范。档案整理编目要科学合理，利于档案的录入查询，在整理时要根据已有分类大纲，使所有档案资料都能够分门别类保存管理。

第四，规范借阅使用制度。档案管理人员要严格按照借阅制度，对借阅人进行登记并开展追踪管理，纸质档案返回时要及时确认档案完整无缺漏，保证档案的安全性和保密性。

3.档案管理责任到人

档案管理责任到人，是确保在档案管理工作中遇到问题能够及时解决不推诿的一种重要形式。具体来说体现在对档案资料管理、设施设备软硬件管理上。档案管理做到“有章可查有法可依”，设施设备软硬件管理做到“会使用、会维护、会备份”，有了责任，才能够保证管理规范落到实处。

4.多方合作，促进规范化

在信息共享的时代，档案管理人员要开放思想，整合资源，推进档案管理规范化。一方面要将高科技的现代化技术、现代化设备引进到档案管理中，利用高科技促进档案管理信息化、规范化建设；另一方面，要联合行业先锋、专家、开展共同合作，实现网络、信息资源共享，最大限度地发挥好档案的服务功能。