机关档案管理工作中的问题与对策分析

文/王琳

笔者结合自己多年从事机关档案管理工作的实际，就目前机关档案管理工作中存在的一些问题和不足， 进行了原因分析，提出了解决问题的相应对策

机关档案管理是行政机关工作的重要环节，规范、高效的档案管理在很大程度上可以推动机关其他工作的顺利进行，可以提高计划和决策的科学性，具有十分重要的现实价值和长远意义。

一、机关档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员业务能力不强。

现阶段从事机关档案管理的人员大多年龄偏大，对专业知识的学习能力不能适应当前多变的工作需要，对复杂归档资料不能进行准确地甄别和筛选，对一般性工作和重点工作区分不清，保管期限划分不明，造成各单位的案卷数量逐年递增、信息冗杂，许多机关档案“只进不出，卷满为患”。

（二）归档载体单一、内容单一。目前机关档案主要以各单位的文书档案为主，缺少对重大活动、重要会议文字音像资料的收集。档案的分类简单，内容不全，除了能够反映本单位主要活动的文书档案以外，缺少突出地方特色、反映某一专业领域的专门档案。

（三）档案管理手段和方式落后，档案利用率低。在实际工作中，部分行政机关档案管理和利用还处于原始的手工模式，大多没有使用现代信息技术，仅仅只能实现归档文件目录的电子化，而对于档案的整理归类、查询利用仍靠人工来完成，造成机关档案管理者重复性工作多，工作效率相对较低，查档人员也很难在短时间内检索到大量相关度高的档案资料。

二、产生问题的原因分析

1.档案管理意识薄弱。部分机关单位在思想上认为档案工作无足轻重，对档案管理的重要性和作用认识不够。往往把档案管理作为一项办公室普通的业务工作对待，且档案管理人员大多又由文秘人员兼职，造成机关档案管理工作的相对滞后，也往往成为年末的“突击工作”。

2.档案管理部门角色边缘化。机关档案部门主要是为其他部门提供信息和咨询服务，但在现实中许多工作都是费时费力的背后工作，往往难以显现成绩。加之工作人员日常缺少与其他部门的沟通，久而久之机关档案部门成了“围墙里的后院”，机关档案管理人员只顾埋头做事，成了机关里的“守门人”、“保管员”，自身的工作价值得不到体现，工作积极性和主动性下降。

3.档案利用缺乏主动性。一是机关过于强调档案的机要性与保密性，二是机关档案控制严格、查阅手续繁琐，这就造成了机关人员在工作查考时不愿意主动利用档案。就是利用档案，也仅限于“查时间”、“查数字”等简单层面。

三、提高机关档案管理水平的对策

1.强化档案管理意识。一方面，机关单位要站在讲政治、讲大局的高度认识档案管理工作的重要性，加大宣传教育力度，增强干部的档案意识；另一方面要建立健全机关档案管理组织机构和规章制度，把档案管理与其他业务工作同布置、同落实、同检查，促进档案工作的开展。除此之外，档案管理人员要在积极投身档案事业，干好本职工作的同时，积极当好“宣传员”，利用各种形式宣传档案工作的重要性和档案的价值，为档案事业发展创造良好局面。

2.提升档案管理人员水平。机关档案管理部门要强对机关档案管理人员的素质教育和能力提升。通过开展继续教育培训、专题研讨班等方式，优化机关档案管理人员的知识结构，不断提高机关档案管理人员的业务知识水平和工作技能，主动适应新形势下机关档案工作发展的需要。其次，面向社会公开招录优秀毕业生或者选调档案学、计算机科学与技术等相关专业人才，充实机关档案人才队伍，提升档案工作的整体水平。

3.提高档案质量和利用效率。对于从不同部门移交的机关档案，档案管理人员要认真查阅，把牢档案内容质量关，要建立一套完整的档案收集、整理、编目、立卷标准，确保立卷规范、门类合理、序号无误、保管期限准确。要对能够反映本地特色的政治、经济、文化、科技等专门领域的档案进行收集整理，形成专门档案。对利用率较高的档案信息，要利用现代信息技术开展档案信息化工作，在确保机关档案资料安全保密的基础上，加快建立档案管理信息化系统，切实提高档案的利用效率。

总之，机关档案管理工作是一项长期性和系统性工程，机关档案管理人员要在确保机关档案实体和信息安全的基础上，充分挖掘档案资源，利用各种形式，积极主动地提供档案利用服务。档案管理部门还要积极转换角色，扎实稳妥推进政府信息公开工作，为机关单位和社会各界提供有效的信息服务，使机关档案信息资源更好地为社会经济发展服务。