科技档案信息化的作用和意义

文/李小红

作者结合自身实际工作经验与学习认识，主要对科技档案信息化的作用和意义进行了分析、探讨，以期能为科技档案管理工作的实践提供参考

科技档案是人们从事自然科学研究、生产技术、基本建设的产物。具有非常重要的利用价值，通过信息化才能更好地实现它的价值。

一、科技档案信息化的作用

（一）优化存储方式

传统的科技档案管理存储方式，以纸质为基本载体，保管利用受到各方面限制，一是其对于物理空间的需求较大，一页文件纸上，所能够存储的档案信息非常有限，随着档案数量的增多，其体积也就会越来越大，这就会给管理工作带来很大的难题，二是安全隐患也较多。而科技档案信息化则极大地优化了存储方式，所有纸质档案，都可以通过扫描等技术，转换为数字档案，然后存储在硬盘、光盘等信息化媒介上，在非常小的物理空间内，就可以存储大量的档案信息，非常有利于档案的管理。再者是科技档案信息化具有较高的安全性，不仅操作简便容易，而且物理性损坏的概率相当低，况且服务器处在一个相对集中的空间内，通过空调、通风设备等设施的配置，便可以有效地控制室内温湿度，达到安全保管的要求。虽然信息化技术也可能带来一些其他方面的安全威胁，如病毒、黑客攻击，但是我们可以通过防火墙技术、内外网隔离技术、身份认证技术、病毒查杀技术等等，来进行相应的防范，并可以对档案数据信息进行备份，即使原始档案信息损坏、丢失，也可以使用备份数据恢复档案信息。

（二）整合管理程序

档案管理包括了一系列的工作内容、工作环节，如信息收集、整理、鉴定、保管、编撰、统计、研究、利用等等，客观来说这些工作是较为复杂的，前前后后需要经历一个较长的过程，所以以往的档案管理工作效率都相对偏低。而在科技档案信息化后，上述的这些所有工作，都可以整合到信息化管理平台中来，负责各项工作的人员，可以根据流程或是具体的工作需求，在一个工作节点上进行所有的事务处理，减少一些不必要的繁杂操作。

（三）实现高度共享

对于任何档案资源信息来说，只有得到利用，才能体现出其价值。在传统的档案管理工作中，受存储介质、传输条件的影响，科技档案的应用是较为困难的。例如一份档案需要进行多份复印，才能供各方使用，而且当中还需要考虑到交通情况、时间消耗，它对具有及时性需求的就很难满足，这就会使得科技档案的价值大打折扣。而在信息化的技术条件下，科技档案则可以实现大范围的资源共享，所有的上下级单位、合作单位等，都可以通过互联网快速的检索、下载获得档案信息，不需要考虑交通，而且时间成本、物质成本非常低，可以做到随用随取。

二、科技档案信息化的意义

（一）降低工作人员工作压力

传统的档案管理工作都是完全由人工进行的，档案信息收集、整理、鉴定、保管、编撰、统计、研究、利用等等一系列的工作，都离不开人。而当前的科学技术研究、应用、发展迅速，这会导致档案信息量的大增，在这样的情况之下，如果依然完全由人工开展档案管理，就会给工作人员带来极大的工作压力，而在信息化技术条件下，档案管理的很多工作内容，都可以由计算机代为处理，可以利用档案管理软件进行管理、把档案管理的条目录入管理软件系统，在档案借阅时可在系统上检索查阅，大大提高了工作效率，在很大程度上降低档案管理工作人员的工作压力。

（二）提高管理效率、管理质量

在大量的档案信息处理任务下，传统管理模式会使得管理工作的效率大大下降，稍有不慎还非常容易出现疏漏、错误，影响档案管理工作的质量。而信息化技术具有非常高效的信息数据处理能力，在其帮助下，能够高效地推进档案管理工作各项的任务的完成，同时还可以进行一定的正确性自检，提示可能存在的疏漏、错误，进而提高档案管理工作的效率和质量。

（三）体现出更大的档案价值

一方面，信息化技术可以通过网络共享，使得科技档案得到更加大范围、高频率的应用，档案的价值便可因此得到更大的体现。另一方面，在信息化大数据技术下，我们可以对科技档案进行深入的价值挖掘，得到一些人工难以发现的具有价值的信息，这样一来，就可以实现科技档案社会价值、经济价值的最大化体现。

总之，在信息化时代背景下，我们应当加强信息化技术在科技档案管理工作中的应用，加强科技档案管理信息化建设，发挥出信息化技术在科技档案管理中的优势和作用，从而提高科技档案管理工作的效率、质量，体现出更大的科技档案价值，促进社会经济发展。