浅论工会档案信息化管理的有效途径

穆琳宁

摘 要：随着计算机和网络技术飞速的发展，对工会档案进一步实施信息化管理是提高工会工作质量及工作效率的前提和基础。笔者拟从工会档案管理实际出发，对当前工会档案管理存在的问题进行分析，试图找出工会档案信息化管理的有效途径。本文从工会档案管理存在的问题入手，结合当前国情对工会档案信息化管理的有效途径进行探究，仅供参考。

关键词：工会 档案管理 信息化管理

一、工会档案管理存在的问题

（一）工会档案管理水平有待提升

现阶段，我国大部分工会档案管理工作的开展，仍然采取纸质档案管理方法，内部查阅相关资料的方法也较为笨重，在查询大量数据资料时，只能够依靠人工进行查询，不仅仅浪费人力物力，一定程度上也降低了工作效率，很难体现出现代化档案管理的服务性和便利性。另外，从当前工会档案管理工作的开展情况来看，往往对此项工作不够重视，工会活动档案资料收集留存不够完备，馆藏档案数字化处理工作大多没有得到严格落实，且经常会出现档案遗失、破损等情况，从而浪费了大量的档案资源，这样的现状并不利于工会档案管理水平的提高。

（二）工会档案管理人员工作水平有待提升

从当前档案管理工作的开展情况来看，大部分单位工会档案管理人员数量较为匮乏，很少有专人管档的情况，其中部分人员属于临时调拨到档案管理岗位，对于相关工会档案管理情况并不是很熟悉;部分人员因强制被进行兼职委派而分配负责工会档案管理，对于相关工会档案内容及管理缺乏专业性，并不熟悉了解内容和管理流程与方法，部分人员年龄较大很难接受新技术与新方法的应用，对于信息化技术手段适应速度较慢，从而导致工会档案日常管理松懈，极大影响工会日常工作的管理和开展。

（三）工会档案价值开发力度有待加大

现阶段，工会档案大部分采用的都是封闭专人管理模式，很少对外开放，在日常工作当中，与其他部门也缺乏一定的交流与沟通，基本上处于各自为政的状态。与此同时，档案对外开放程度同电子化水平也相对较低，对于信息资源的利用较少，没有充分发挥出现代化档案管理及时调阅查找过往信息资源从而促进当前工会工作开展的积极作用，很大程度上影响了工会档案管理工作乃至工会工作的开展。

二、工会档案信息化管理的有效途径

（一）对于工会档案信息化管理缺乏正确认识

面对科技迅猛发展、办公信息化的飞速发展，当前工会领导及全体职工都应提高对档案信息化管理工作的重视。工会领导首先应当转变对工会各类档案管理工作的认知，提高档案管理意识，学习先进的档案管理理念。并且在日常工作当中，告知相关责任人提高档案管理意识，组织工会档案从业人员学习其他工会先进的档案管理方法，并且结合自身档案情况，充分融入实际档案管理工作当中，创新档案管理方法。另外，还需要根据实际，制定科学合理的档案管理制度，对于管理工作流程进行严格的规范，对于日常工作当中的各个细节都进行系统管理，充分保障档案管理工作能够顺利开展。

（二）建立专业的檔案管理团队

具备一支高水平的档案管理团队，能够极大地推动工会档案管理工作更加顺利地开展，有效提高档案管理效率。因此，各级工会就需要积极引进专业人才，并且积极聘请经验丰富的专家，为工会内部员工定期开展讲座、组织学习活动等，提高档案管理人员的综合素质与专业水平，为推动档案管理工作的有效开展奠定基础。同时，还需要引导职工树立档案管理意识，提高档案管理人员的责任意识，并结合实际工作情况建立相应的奖惩机制，充分调动职工工作积极性和主动性，制定相应的监督和考核机制，对档案管理工作适时进行监督与考核，将日常表现同薪资相挂钩，调动员工主观能动性，从而以积极态度投入到工作当中，进一步提高工会档案管理的工作效率。

（三）加强工会档案价值的开发与利用

时代的快速发展，使得工会档案资料出现了丢失与损坏的情况，为了保障工会档案当中的关键信息得到长久保存，就需要加强档案数字化建设。针对此，相关人员就需要对以往档案资料进行分类，按类编排和整理，固定统一录入到数据当中。与此同时，还需要建立相应的信息平台，建立平台索引， 推动工会档案实现数字化管理目标，并且逐步走向科学化、现代化以及规范化的方向。

（四）完善优化档案管理制度

从客观角度来讲，任何一项工作的开展，都需要制定科学合理的管理制度，从而约束管理行为更加规范。针对这一点，工会就需要在建设档案管理信息化的过程中，推动档案信息化管理趋向科学化、专业化的方向发展进步，对档案的归档时间进行严格规定。与此同时，应有专人负责工会档案信息，对档案进行保管、利用、收集以及管理等工作，并及时将管理使用情况上报给相关上级，保障工会档案信息化管理工作的顺利开展。

三、结语

各级工会应当重视档案管理工作的开展，在日常档案管理工作当中融入先进的信息化技术，引导职工提高档案管理认识，建立相应奖惩机制体系，将职工岗位薪资同日常工作情况进行挂钩，从而充分调动职工工作的积极性。此外，还需积极引进先进管理人才，定期组织职工开展各类培训学习活动，充分挖掘发挥出工会档案管理资源的价值，且实现资源共享，合理配置资源数据，进一步提高工会档案管理的效率与质量，推动工会能够可持续发展。