信息化时代档案的利用和档案的价值分析

莫旭叶

摘 要：随着我国经济的不断发展，人们的日常生活和工作都有很多需要保存的个人信息，信息的安全性直接关系到人们的安全问题和公司的建设问题。在信息化时代，保存个人信息也叫作档案保存，本文主要分析了在信息化时代背景下档案的利用和价值分析，并提出了有关提高档案价值利用的几点看法，希望能对档案工作提供一些帮助。

关键词：信息化时代 档案的利用 档案的价值

档案的内容包括一个人的重要经历以及所有的信息记录，可以直观地显示一个人的生活范围以及经历，因此合理地利用档案的价值，并根据档案的价值对其进行保存成了首要解决的问题。档案记录着某些事情的发展过程，因此建设出合理有效的档案制度，根据档案处理生活中遇到的问题对于整个单位、整个公司的建设而言具有重要意义。

一、档案的价值

（一）档案的凭证价值

档案的凭证价值对于档案本身价值来说非常重要，它是所有事件发生的依据，具有极高的价值意义。档案的凭证价值具体表现为详细地记录了历史实物的特性，给公司提供着每个人的信息档案，对于人员的把控具有宝贵的价值。在信息化社会不断发展的过程中，档案建设工作开展比较困难，部分档案管理工作者对于档案的凭证价值产生了质疑，因为档案的凭证价值本身难以给社会经济提供良好的支持，不利于社会发展。

1.时效性

档案的凭证价值主要表现为对个人信息的汇总、归纳和保存，但是随着时间的慢慢推移，档案的凭证价值意义也随之减少，档案的真正价值意义也无法真正体现出来，档案的凭证价值也就变得越来越小。比如在房屋产权问题上，随着房屋使用的过时，使用权所产生的凭证价值会变得越来越少，难以给社会一个具有说服力的档案记录。

2.专一性

档案的价值主要表现为对于档案用户的专一性，也就是说档案的内容和相对应的档案成员之间是一对一进行服务的，档案的具体价值也只对当事人起到作用。在这种处理模式下，随着人口的增加越来越多的个人档案随之出现，档案数量随之变多，极大地增加了档案管理工作人员的管理难度，同时也就体现不出档案的真正价值。

3.区域性

目前我国人员数量巨大，为了更好地管理人员、区分人员档案，国家把群众划分成了每一个大大小小的社区，因此档案的管理工作具有一定的局域性。对于工作单位而言也是如此，每一个部门的档案都需要单独处理，无法把所有成员的档案放在一起，在很大程度上限制了档案凭证价值的发展，阻碍了档案的利用。

4.一次性

档案的具体作用是相关人员的个人利益受到侵犯时所需要查看的，以此用来保护自身的权益，进而就证明了这些档案的凭证价值一般都是一次性的，即使多次地查阅档案都是相同的结果。

（二）档案的情报价值

档案的情报价值也就是常说的参考价值，因为档案记录着个人的具体经历但是无法直接证明现在的个人情况，但是档案本身具有极强的情报作用，对于查阅档案的人员来说无论对现在有没有意义，档案都是重要的信息资源。随着社会的不断进步，档案的情报价值由最开始的文件夹慢慢地转移到了报纸、期刊、网络上，很大程度上降低了档案的情报价值。

二、对于档案价值的保护

要想提升档案的价值就必须要加强对档案的管理和保护，只有合理地管理档案、利用档案才能确保档案的价值不再流失。在信息化社会的帮助下可以将档案管理分为数字化管理和实物管理两个方面。数字化管理，顾名思义就是利用互联网把档案上传到云端中，这样既解决了档案过多无法整理的问题，又对档案的安全问题提供了保障。同时利用信息化技术保存档案解决了档案存放，查询困难的问题，让档案保存、录入和查询都变得简单化，同时这个保存空间没有上限，可以保存各个地区的人员信息，建立一个信息库，制作出不同单位的人员目录，便于一键查找。对于实物档案管理来说，档案的管理保存工作虽然没有信息化技术方便，但是并没有完全地取消实物档案管理。实物档案主要就是存放一些物品，然后通过收集整理形成相应的实物档案合集。另一方面，实物档案管理可以弥补数字化管理存在的一些不足，如果档案内容与描述不符还可以进行查阅实物档案，保证信息的真实性和准确性。同时档案的类别也是多种多样的，数字化管理技術无法真实地体现档案之间的不同，需要得到实物档案的支持，只有二者同时存在，相互配合，才能更好地利用档案价值。

三、结语

综上所述，随着科技的进步，在信息化社会下，人们的个人信息变得尤为重要，档案的价值作用也逐渐加大。在未来的发展过程中，经济社会需要加强对档案价值的利用，提高档案对于人们的价值，加强对档案的管理，让档案的价值得到相应的提升，同时促进社会的发展。

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