论述电子文件时代文档管理一体化

许海娟

摘 要：随着互联网时代的快速发展，电子文化时代已逐步到来，逐渐形成一个新的档案管理方式-文档管理一体化。文档管理一体化为电子文件时代奠定了一个坚实的基础，为以后的发展提供了一定的物质技术以及理论基础。电子文件与传统的文件相比存在一定的缺陷。电子文件的安全性，统筹性以及一体化方面较传统纸质文件相比较为薄弱。因此本文对电子时代文档管理一体化进行研究，希望能够推动电子化文档一体化的进步。

关键词：电子文件;电子文档;文档管理一体化

电子文件文档管理是当今社会互联网时代进步发展的产物。电子文件的出现对于纸质文档来说是一个巨大的冲击。在这个竞争日益激烈的时代，要想在社会中长久发展，就要对两者进行融合，将电子文档和纸质文档变成一个整体，对其实行一体化的管理，加强监督与维护，这样才能够保证文档管理的真实，安全以及完整性，这是对文档管理的最佳方法。

1 增强文档管理一体化的理论基础

文档管理一体化的理论基础是建立在文档周期以及对文档不同类型的认知上。从电子文档的运行生命周期来看，信息的采集，整理，使用，保存是每个文档都必须要经历的过程。对电子文档生命周期的管理就是要对文档中的每个环节进行重复以及不间断的监管。不是一体化文档管理实施中的管理措施是不可采用文档生命周期中的规律来进行管理的。一旦文档出现移动，或者被使用，就会造成一定程度的损坏，给整体的管理带来影响。而电子文件一体化管理恰恰与其相反，电子文件一体化管理能够将文档中的每一个阶段，每一个过程都进行无缝隙衔接，使得文档的保护和管理更加地具有持续性。能够准确记录每个文档的生命周期，每个文档的生命周期的改变与挪动都会准确记录在册。

文档的一体化管理可以说是经历了一个漫长的过程，在这个漫长的过程当中，文档管理一体化不断受到外来因素的影响，在传统模式的基础之上不断改革创新，成为文档一体化管理的重要理论基础。在这些理论当中。文档的生命周期理论是最具有代表性的。文档生命周期理论从文件的形成，文件的使用以及到最后的销毁都会被永久的保存下来，可以说是一个有机的联系，使其成为一个有规律，无限反复循环的一个整体的从开始到消亡的生命过程。因为文档的管理体制不同。各国对文档运行的运动阶段也划分为不同的等级，最主要的就是现行，暂时保管，永久保存这三段以及形成，使用，维护，鉴定和选择，文档管理这四段论组成的两个流派，虽然阶段不同，但基本内容都是一致的。一个文档完整的生命过程就是从一个文件的形成到文件的销毁，这其中所具有的连续性和完整性是文档所具有的特点;另外不同阶段的文件以及文档服务的对象，文档的保存场所以及文档的管理方式这几点之间都存在着对应的关系，也就是一个文件生命周期理论中的历史形态。

2 文档一体化管理存在的问题

1）受到现行管理体制制约。目前国家现行的文档一体化管理当中，采用分块管理文件与档案的管理体制来进行管理，其中文件管理与档案管理的分界线就是文件的归档。虽然，国家要求档案部门要承担指导制定相应文书工作的职责，为了保证其规范性，制定出了相应地法律法规。但在实际的工作当中，越权的现象还是普遍存在的，档案部门无法全面履行工作中指导的职责，使得档案部门很难对文书和档案工作中的各项规章制度，解决措施以及执行标准固定出一个统一，协调的工作方法，导致电子文件的质量受到不同程度的破损，信息的要素出现不完整的现象，歸档的材料不齐全等一些问题。文档管理环节的分块，在一定程度上具有连续性和联系性的文件运动进行了分解，在一定程度上制约了一体化的实现。

2）一体化文档管理建设滞后。当前的文档，不论是纸质的文档还是电子文档，从管理的方面来看，两者的标准在不同程度上存在着不规范，不完全，不流畅的现象。最主要的表现就是文档管理工作与档案管理工作规范的制定不同步，文件管理的工作标准明显落后于国家和行业标准的档案管理工作之后。在者就是文件管理和档案管理这两者出现脱节的现象，影响了后续工作的开展。在者就是彼此之间的标准规范存在不通用，不统一的现象。比方说，国家国务院发布的文件与国家档案局发布的文件，两者存在明显的不衔接现象，这使得许多的劳动成果彼此之间不能够相互使用，在一定程度上造成了工作的重复性，出现了人员的浪费。

3）电子文档软件开发滞后。由于电子文档档案管理软件开发较慢，减弱了一体化的实现。受到国家早期传统模式文件与档案分开存放管理的影响，电子文档在进行软件编制时，都会以文件和文档分工环节作为编制软件得罪指导思想，这种模式将文件运动的阶段性进一步的强调出来，在强调阶段性的同时却忽略了文件存在转化为档案所产生的数据导入相应地档案管理当中去，管理水平仍停留在传统的手工上。还有一些单位为了满足本部门的工作需要，研制出了相应的管理系统。但由于缺乏统一的规范和指导思想。使得文档一体化管理系统变得没有目的性和可靠性。所传入的信息出现错误，不正确的现象，阻碍了文档一体化系统的发展。

4）缺乏政策法规的保障。自新中国成立至今。为了加强对文件和规范性的管理。提高环节的水平，国家相继出台了一系列的政策加以规范，保证文书工作的归档前和档案工作归档后这两者之间的一致性。这些规章制度在一定程度上给文书和档案管理完成了一定的积极的影响，但并没有使文档管理一体化得到更好地发展。问题的根源就是国家尚未制定一个专门针对文档管理一体化的立法，使其缺乏必要的政策保护，没有相关的法律保护，文档管理一体化所有的愿望与实践都将会落空。

3 提高文档管理一体化的措施

1）建立文档管理机构组织体系。根据国家文档管理的情况，文档管理的一体化并不能够完全地打破已有的组织体系，而是需要在现有的体系基础之上，建立一个文档管理机构组织体系，将文档管理中存在的成本以及风险降低到最小。这就需要建立一个以国家档案局为班底由中央办公厅直接进行领导的文档局，赋予其管理全国文书和档案工作的义务，相应的职能并不改变，对文件的制定，维护与归档等一些方面进行指导与管理。在负责管理本部门本单位全部档案的基础之上，定期对具有丰富价值的档案进行整理。并移交档案馆管理。

2）加强立法，构建文档管理一体化保障体系。构建法律法规是保障文档管理一体化的重要措施，是促进文档管理一体化健康稳定发展的章程，所以要加强立法，赋予文档管理一体化相应的地位，理顺文书和档案工作这两者之间的关系，在原有的基础之上制定法规，标准，将文书和档案工作具体细节统一作为目标。实现两者之间的过渡。

3）创建富有本国特色的一体化理论。由于国家档案理论实践基础与管理体制同世界各国的理论存在区别。就需要立足中国的国情来创建出一个具有中国特色的一体化理论。将集中统一深入到文书工作当中，形成一个严密的网络管理系统，有利于对文件进行全程控制，进一步加强文档管理的一体化。

4）加强文档管理一体化。电子文件和纸质文件在管理方面存在很大不同。要在保证文件在全过程中实现一体化管理，就要对新技术进行合理运用。随着档案管理在国家文书和档案工作中的广泛应用，就需要工作人员对国外相关专业的理论进行研究，更新自身观念，做到与时代共同进步发展，用不断地学习来促进文档管理一体化的实现。

4 结束语

电子文档管理已经成为当今社会管理文书和档案工作的主要方式，已成为必然的发展趋势。加强对文档管理一体化的管理需要遵循一定的原则，采取相应的措施，才能够使文档一体化取得显著成效，实现信息管理的连续性，不断提高应用能力，促进国家档案管理水平的发展，使文档一体化系统更加地符合社会时代发展要求，保证一体化建设的有效性。

参考文献

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