关于城建档案管理工作的信息化建设的探讨

赵建亚

摘 要：随着社会的进步以及城市化进程的加快，使得城建档案管理工作的重要性也日益凸显，因为城建档案记录了城市在不同阶段的发展状况，对城市的历史发展具有重要的参考价值，因此，必须加强对城建档案管理的信息化建设，进而为推动城市化发展水平奠定结实的基础。本文基于加强城建档案管理的信息化建设的意义，进而提出了提高城建档案管理水平的措施，以促进城市更好地发展。

关键词：城建档案管理;信息化建设;措施

城建档案指的是依托于文字、图表以及声像等为载体的关于城乡规划和管理中的具有研究和保存价值的材料，它记录了城乡建设与管理的全过程，包括城乡规划、用地管理、地质勘探、抗灾防灾等内容，城建档案的产生、形成以及编制都是与这些内容同步发展的，因此，对于研究一个城市的发展过程具有重要的作用和价值。

1 加强城建档案管理工作的信息化建设的意义

1）有利于城建档案管理的工作效率。加强城建档案管理的信息化建设不仅能为城建档案的查阅与建立提供了很大的便利，而且也使得城建档案的管理人员在处理档案工作时减少错误几率，从而提高档案管理的工作效率以及工作质量。因为传统的城建档案大多都是纸质版的，档案管理人员面临繁重的纸质资料和压力之下出错的概率是很高的，但是，如果是利用先进的科学技术来对这些档案进行扫描就可保存下来，这在很大程度上不仅减轻了工作量，而且也降低了出错率，从而有效地提高了城建档案管理水平。

2）有利于完善城建档案的管理模式。城建档案管理的信息化建设使其由传统的封闭式管理逐渐转化为开放式的管理，这也从根本上转变了城建档案的管理模式，使其在发展中更加地完善，它不仅实现了城建档案管理的一体化，不断优化城建档案资源的合理配置，而且也在一定程度上促进了城市经济的繁荣发展，逐渐完善了城建档案管理的内容，推动着城建的整体管理水平，维护了城建档案的完整性和真实性。

3）有利于城建档案管理的查阅工作的进行。随着时代的发展和科技的进步，改变了传统城建档案管理查阅工作的形式，这在很大程度上为城建档案管理人员带来了便利。传统档案查阅工作主要是通过审查所有关于城建的资料及信息从而进行有效的分类后在放置到规定的位置，当需要时就必须翻阅目录来查找资料，再加上大多是纸质版的，空间有限，使得保存时间也会有所限制，超过时间就很难查询，这种档案管理方式不仅浪费人力资源和物力资源，而且在很大程度上也不能保全资料的完整性。但是随着城建档案管理的信息化建设的发展，很好地解决了传统查阅形式的弊端，资料只需上传到电脑中就很难丢失，而且只需要通过检索就可以查阅到相关信息，这为城建档案管理工作的进行带来了很大的便利。

2 加强城建档案管理的信息化建设的措施

1）提高城建档案管理的信息化建设水平。随着城建档案管理工作的信息化建设开展以来，为档案管理工作的进行带来了很多的便利，这也要求城建档案管理人员必须转变自身的思想观念，对传统的纸质档案管理要进行改进，积极运用新的设备及技术，从而推动城建档案管理的信息化建设更加完善，进而提高管理水平。因此，各个地区需要加强对信息化平台的建设，将自身与其他地区的城建档案管有机联合起来，从而实现资源的共享，为人们提供信息化的档案质资料的运用奠定基础，进而为大众带来便利，提高城建档案运用效率的同时，也能推动档案管理人员的服务水平的提升。

2）提升城建档案管理人员的专业素养。为了更好地促进城建档案管理的信息化水平，满足信息化档案管理工作的要求，就必须意识到加强城建档案管理人员的专业素质的重要性，努力提升其专业素养，从而为城建档案管理的信息化建设奠定发展基础。因此，必须加强对城建档案管理人员的专业素养的培训，通过定期在单位内开展活动，不断地为城建档案管理人员灌输信息化档案管理的知识与技术要求，从而有效推动档案信息化管理工作的开展。另外，单位还需要通过鼓励的方式，引导档案管理人员自主的去学习和探索，可通过相关的激励措施来调动其学习的积极性。除此之外，单位还需要对档案管理人员的学习结果及程度进行必要的考核，针对考核结果的不同，予以适当的奖励及处罚，以提高管理人员的重视。

3）加强城建档案信息安全的防护。促进城建档案管理的信息化水平不仅要加强对其的管理，还需要对档案信息的安全进行必要的防护，因此，在进行档案管理时，需要档案管理人员端正心态，定期检查城建档案管理室防盗、防火设备，尽可能的采用先进的设备，从而有效预防安全事故的发生。加强对档案管理人员的信息安全管理能力的重视，制定安全防护系统，提高抵御黑客及病毒的能力，保证档案信息安全。可依据城建档案保密程度来设置不同的密级和防护措施，安装监控系统及防盗报警系统，对于重要的城建档案要做好备份，以防止不时之需;将管理室内的纸质版材料要及时转化成数字化的形式来加以保存，做好备份登记，从而不断提高城建档案信息安全水平。

4）实现档案信息资源共享。信息资源共享是十分重要的，在档案管理信息化管理中需要实现资源共享，对数据内容进行统一整理，为档案管理工作的健康发展提供保障。一般情况下，档案管理工作资源共享需要做到三点：第一，将科学发展观作为档案资源优化的基础，并将科学技术应用在档案管理工作中;第二，在构建档案管理平台的过程中要不断完善档案管理资料库，从初级转变为高级，实现档案资源的分层次共享;第三，构建完善的档案资源共享平台，摒弃传统的设计理念，减少各类因素造成的影响，对相关问题进行反馈，为实现档案管理资源共享奠定基础。

5）加强城建档案管理，优化档案服务。加强对城建档案管理的同时，也要加强档案法制建设，从而提升档案服务水平。例如，可将城建档案信息化纳入到法律法规中，通过充分考虑城乡规划体制，实现城建档案的法制建设;不断提高城建档案管理人员的法律意识，并定期聘请档案专家传授档案知识或远程培训，为城乡建设的重点项目单位提供服务，从而有效保证档案资料内容和档案工作步骤的完整性。另外，需要在城建档案管理中結合市场经济状况来设置城建档案服务价格，提高对城建档案信息的开发与利用，体现社会价值，不断优化城建档案服务，从而提升城建档案管理的综合效益。随着城镇化进程的不断加快，档案数量急剧增加，因此，在档案管理中要不断扩大档案收集范围，做好档案信息的安全防护，不断提高工作质量的同时，也要充分发挥城建档案对城乡建设的作重要作用，促进城乡建设的不断发展。

3 结语

综上所述，加强城建档案管理的信息化建设是时代发展的要求，也是促进城乡建设事业发展的必然要求，因此，在加强城建档案管理的信息化建设时就必须意识到城建档案管理的重要性，从而不断优化档案管理工作，提升档案服务水平。加强对管理人员的技术培训，不断提高其专业能力和专业技能，完善档案管理工作制度，从而有效发挥档案管理的社会价值，促进城乡建设水平的不断提高。

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