加强基建档案管理的重要性及措施分析

何文雅

摘 要：随着我国经济的高速发展，我国基础设施建设的速度也越来越快，对于基建项目的质量要求，所产生的经济效益要求也越来越高，所以这就需要我们基建档案的建立。这份档案是详细记录实施基建项目工程的完整过程的档案。本文将会从基建档案管理存在的问题和解决措施来讨论。

关键词：基建档案;解决措施;存在的问题

基建档案是一类记载基建工程相关情况的历史记录，资料内容丰富，包含从基建工程项目立项开始到最后的工程完工验收等整个工程建设过程中的全部信息，同时还包括基建工程后期维修等方面的资料。然而，在实际的基建工程管理中，基建档案管理的重要性常常被相关管理人员忽视，以至于影响了最终基建管理效果。基此，如何才能提升基建档案管理有效性值得深入探讨。基建档案涉及到很多个单位，任何一个单位或环节的疏忽都会影响基建档案建设的结果。在基建档案建设的过程中，存在管理服务质量不高、利用效能低等问题，十分不利于基建档案管理水平的提升。需要明确基建档案管理过程中存在的问题，制定相应的对策，为提高基建档案管理水平和服务质量不断努力。

1 新形势下基建档案管理存在的问题

1.1 管理人员业务水平和专业素质不高

随着我国的不断发展，大部分都加强了基础设施的建设，给基建档案管理带来了大量工程材料。各地的领导都十分重视建设工程的质量，基建部门的管理人员也十分重视工程建设的质量和进度，而忽视对于基建文件材料的整理工作。这主要是两方面的原因，一方面是由于通常没有固定的基建档案管理人员，因此管理人员对于工作的认识和管理不足，很难全心全意的做好基建的资料的整理工作。另一个方面各地的基建管理人员对于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建业务和熟悉基建管理的专业人员。同时，档案部门的竞争意识不强，缺乏主观能动性，导致基建工作相对滞后。

1.2 归纳文件的质量和完整度不高

在调查已归档的文件后发现，一部分基建材料收集不够齐全，也没有按照相关要求进行整理。这主要是由于基建档案文件的收集难度很大，收集来的文件材料的质量也不符合规范，还存在一些文件原价丢失，只能保存复印件的情况，造成了进行文件归档时文件不齐全。同时，由于一些工程建设的周期过程，导致基建建档涉及的范围很广、环节复杂，归档需要覆盖项目的全过程，因此资料一直处于动态变化，给建档的资料收集带来了困难。上文提到，基建部门人员十分缺乏，因此在工作过程中很容易存在对材料的认识不足，处于被动接受过程材料的状态，这也是基建材料完整性和质量不高、材料不符合相关要求的原因。还有一些管理人员只重视阶段性文件材料的收集，忽略全过程文件材料的完整归档。尤其是在纸质文件资料的收集方面，一些项目建议书和可行性研究报告缺少领导的签字或者没有具体的日期，对于设备安装文件资料的收集也不够重视。

在图纸方面，存在很多施工图加盖竣工章代替竣工图、图纸为复印件的现象。工程影像资料也十分不齐全，通常缺少开工前、施工阶段的音像资料，只有竣工时的照片，基建电子文件资料也普遍很少。

1.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技术落后、应用计算机管理文件不多，各地基建档案管理普遍存在利用效能低的现象。一些地方即使应用了档案管理系统，但是仅仅只是对于基建档案目录实行信息化的管理，十分不利于日后的查询和使用。在遇到需要查询和使用基建档案的情况时，需要人工查找及复印，很容易发生原件破损或遗失的情况。

1.4 管理体系不健全、缺少制度保障

由于对于基建档案归档的规范性要求不够造成了档案管理体系不健全的现象出现。虽然各地制定了基建档案的管理制度及存档范围，但是在实际的操作过程中，缺乏有效的约束机制和制度保障。一些基建部门于施工单位、设计单位的资料管理职责不够明确，各部门遇到问题相互推诿，导致基建资料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人员配备不足。由于目前基建部门扩建、改造工程多，任务繁重，导致基建人员更加紧缺。同时每个项目都有大量的材料，对于一些相对复杂的基建档案材料需要專业的人员才能完成，而在过程中安排的人员要么专业素质不高无法胜任，要么任务繁重、容易出错。

经费不足也是引起制度保障缺少的一个因素，基建档案的管理同其他类型的档案管理不同，需要使用专门的设备，需要资金的支持。但是地方每年用于档案建设的费用很少，无法保障基建档案建设工作的顺利进行。

2 基建档案管理水平提升的对策

2.1 正确认识档案管理

为了顺利开展基建档案管理工作，需要从更新全体管理人员对基建档案管理的认知入手，使全体基建档案管理人员可以充分意识到基建档案管理工作的重要性。通过在实际的工作中推广与普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相关部门工作人员可以充分意识到档案管理工作的重要性，这是顺利开展基建档案管理工作的重要基础。此外，基建工程管理单位要注意对基建工程档案管理工作机制进行持续改进和完善的同时，立足于基建工程项目的实际情况以及管理要求与规定，科学地构建一个适宜的档案管理机制，尤其是要注意在基建档案管理前期要统一落实管理机制中所涵盖的实施细则，且要注意对后期基建档案管理工作中所涉及到的各种具体要求进行规范化处理。如此一来，就可以为基建档案管理工作奠定坚实基础。

2.2 更新档案管理手段

在科学技术快速发展的今天，互联网已经成为社会大众生活中不可或缺的事物，也极大地推动了基建档案管理信息化进程，提升了其管理的有效性。基此，为了不断提升当下基建档案管理工作的质量和效率，就需要立足于时代发展潮流，积极利用计算机技术、网络技术以及大数据技术等先进的技术来开发出全新的基建档案管理技术与方法，或者对现有的基建档案管理方式方法进行不断改进和优化，借此来促使基建档案管理向科学化、信息化和智能化方向发展。特别是在档案管理体系建设期间要注意灵活地运用信息管理手段、技术与方法，开展网络化基建档案管理，同时还可以基于互联网来实现对基建档案数据和信息的传输、搜索和保存，逐步利用先进的信息技术将基建档案文本信息转化成电子档案，进行实施存档，构建一套针对性强、极具细节性、时效性高的基建档案管理系统，能够为我国城市化建设进程进行详实记录，同时能够加快我国的基建档案管理进程，实现信息资源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存储和应用。 最终可以构建成完整的基建档案电子化数据库。

2.3 强化管理人员培训

基建档案管理人员是基建档案管理工作的主体，其自身的业务水平直接关乎他们能否胜任基建档案管理工作，强化管理人员专业培训管理，提升他们的工作素质是确保基建档案管理工作有序开展的重要保障。首先，要彻底改变当下档案管理人员身兼数职的情况，改变人员组织机构，由专门的档案管理人员来负责基建档案管理工作，使他们可以全身心投入到基建档案管理工作中来。其次，要定期组织全体基建档案管理工作人员开展专项教育培训，向他们传授大数据索引技术等专业的档案管理技术和方法，不断提升他们的基础素质。最后，还可以从社会上聘请一些具有丰富工作经验的基建档案管理人员来负责基建档案管理工作，平时可以在基建档案管理部践行学徒制，由经验丰富的员工带领新员工来共同完成基建档案管理工作，平时要向那些经验不足的年輕档案管理人员分享自己的一些工作经验和小技巧，确保可以从整体上提升基建档案管理团队的业务素质，最终可以使他们更好地胜任基建档案管理工作岗位的工作任务。

2.4 健全档案管理体制

基建工程涉及到比较多的环节，周期较长，这决定了基建档案管理工作的复杂性，尤其是涉及到大量的基建档案管理工作任务，此时如果缺乏健全的档案管理机制，无法对各个环节的档案管理工作进行有效管控，那么就非常容易影响基建档案管理工作的整体质量。

3 结语

综上所述，当下的基建档案管理工作中存在档案管理意识淡薄、档案管理手段落后、管理人员素质偏低和档案管理体制不健全等问题，影响了基建档案管理效果。针对这种情况，在实际的基建档案管理中要注意从促使全体基建档案管理人员正确认识基建档案管理重要性入手，更新档案管理手段，强化管理人员培训，健全档案管理体制，确保可以不断提升基建档案工作质量。

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