刍议事业单位档案管理的现状及对策

王国良

摘 要：事业单位档案管理工作主要是指对单位人员的基本信息和单位日常开展的工作活动进行记录。档案管理工作十分重要，随着社会经济和科技的不断发展，档案管理正在逐步向信息化的进程过渡，但一些企业由于发展资金不足或管理观念陈旧等原因，还在延续着人工管理和纸质管理的办法，使一些资料的保存和更新变得十分麻烦，不能紧跟时代发展的脚步。因此，本文将系统性地介绍事业单位档案管理的重要性和目前存在的问题，并有针对性地提出解决办法。

关键词：档案管理;事业单位;问题与对策

档案是事业单位日常工作和发展的一种记录，包括了工作档案、财务档案和人事档案等。档案管理是十分重要的，能够体现记录周期内单位的发展情况、人员变动情况、工作内容和财务收支情况，事业单位的管理者应该对此有深刻认识。档案管理是一种带有服务性质的工作，在管理过程中要按照利于单位发展的思路进行管理，重要资料及时保存。由于事业单位性质的特殊性，保存档案时要进行分类，提高对保密文件的管理程度，严格遵守国家的相关规定。

1 档案管理的重要性

1）为人员管理提供依据。事业单位的档案管理工作十分重要，记录了每一年单位具体开展的每项工作具体内容和落实情况，对于单位的管理有较大帮助。首先，在对单位员工的年度考核中，通过对工作档案的审查，可以明确得知每个人的工作量、完成程度和落实情况。单位管理人员能够依据这些内容对员工进行有效筛选，为员工的奖励和晋升提供可靠的参考依据。其次，在单位的年终总结中，能够按照档案中的工作内容进行总结，防止错报、漏报，提高单位的服务效率[1]。再次，在事业单位的档案中留有办理业务人员的签名和文件签发的负责人，在工作开展的过程中可以具体落实相关责任，确保落实的有效性。最后，当单位要开展某项工作时，能够参考以前的工作资料，保证了决策的科学性和合理性。

2）有助于单位工作落实。事业单位是带有政府工作性质、以公益性为主的单位，因此，也肩负着为政府树立正面形象的义务。首先，在进行工作交接和分派时，文字性的资料是更加直观和有力的信息，能够为单位提供具有法律效力的凭证，避免了不必要的矛盾和争端，当需要依法进行诉讼处理时，档案资料能够提供佐证。其次，事业单位具有一定的特殊性，在国家档案管理中，事业单位的档案管理能够很好地弥补其他机关部门的不足之处，形成一套完整的工作实施记录，能够有效反应政策的开展和落实情况。最后，事业单位的档案管理可以为社会提供可靠的查询依据。由于事业单位的档案带有客观性和真实性，当市民想要查询某项工作或政策的具体内容时，可以根据保存的档案予以回复，为社会提供必要信息。

2 档案管理存在的问题

就目前事业单位的档案管理工作落实情况来看，还存在着一些比较明显的问题，主要集中在管理不重视和硬件设施配套不完善上。

1）管理不重视。一方面，事业单位的管理者对档案管理和保存工作的重视程度不够，导致工作人员管理工作落实不到位，存在敷衍拖延的现象，使许多档案堆积在一起，无法进行有效的分类，给档案查阅带来了很大的麻烦。另一方面，受事业单位改革工作的影响，事业单位的员工数目在不断减小，员工工作量加大，有时还存在兼职管理的现象，使档案管理工作不能很好地落实。没有经过专业的学习，员工往往只认为档案管理工作就是档案的保存，不能很好地利用档案资源为单位的发展做保障。

2）硬件设施配套不完善。一般的事业单位没有配备专门的档案室进行档案的存储的管理，保存的随意性较大。而档案资料是十分重要的，尤其是一些纸质的原件材料，很容易因为潮湿、不卫生的存储环境发生氧化，使字迹变得模糊，失去了原有的价值。另外，对一些查阅度较高的档案资料不能做到信息化管理，在反复翻阅和查询过程中，发生较大的磨损或毁坏。许多单位在档案管理上投入的资金比例很小，无法实现有效的现代化管理。

3 改善解决办法

1）加强档案管理的重视。为解决目前事业单位在档案管理中的不足之处，单位的管理层首先需要加强重视，加大管理的力度，相关工作人员才能加以改进。第一，管理者应该把单位的档案管理纳入日常工作的范畴，从平时做起，及时归纳整理档案，避免资料的堆积导致工作混乱。管理人员应该定期对档案的管理工作进行检查，提高工作人员的工作认真程度，保证单位档案管理的及时性和有效性[2]。第二，管理者应该给予单位档案管理必要的支持，添置档案管理所需要的办公用具，如档案袋、文件夹等，便于对不同内容的档案资料进行分类整理。储存档案的资料室要有严格的安全措施和管理办法，保证档案存储的安全性。第三，提高单位档案管理人员的素质，以先进的管理理念和管理办法开展工作，培养单位的储备人才。针对保密性的文件资料，要有高度的存储意识，保证资料信息能够妥善保存。

2）推行现代化管理办法。在单位档案的管理过程中，要不断学习先进的管理理念，实行现代化、科技化的管理办法，帮助单位做好档案管理工作。首先，针对不同内容的档案应该由专门的管理人员进行分类，判断档案的价值性。对于价值一般的档案可以通过扫描的方式进行集成化存储，有效节约了档案存储的空间，也便于后续进行查阅[3]。而对于一些重要文件或机密文件，应该既做好电子档的存储工作，也要妥善保管好文件原件，还可以对保存信息进行记录，以防后续工作中需要提取原件。另外，要注意保存好单位工作人员的人事信息，一方面，随着工作年限的增加，人事档案中的资料会不断增加，单位应该妥善保存工作人员的信息，便于人员的晋升。另一方面，当出现人事变动时，需要严格按照国家的相关规定进行调档、提档的工作，保证档案资料的完整性。

3）健全管理制度。事业单位中有时不一定会安排专门的档案管理人员进行单位档案的管理和存储工作，而档案管理是一项较为繁琐的工作，非专业人员进行兼职工作时很容易出现纰漏，因此，更需要有完善的管理制度，便于档案管理工作的开展。首先，要严格确保档案信息的真实性。档案代表着最真实客观的信息，有很强的参考价值，管理人员要严把檔案的转入转出程序，保证单位档案能够在管理和工作开展中起重要作用[4]。另外，要拓展档案的涉及面。过去，事业单位的档案管理只注重于工作档案和人事档案，忽略了财务档案的重要性。财务档案能够反映单位的每一项收入和支出，对单位安排员工进行提升培训有重要的影响。因此，在管理和保存档案时，要注意扩展档案的涉及面，以更全面性的管理态度进行管理工作。

4 结束语

总之，档案管理工作十分重要，是对单位内工作人员进行工作考核的主要依据，也有利于单位进行管理和宣传工作。现代科学技术的进步为档案管理开来了许多新的思考，无纸化办公和管理的理念使档案管理工作更加便捷。针对目前事业单位在档案管理过程中存在的问题，事业单位的管理人员，应该有前瞻性和发展性的目光，为单位的档案管理工作的开展配置充足的资源，完善目前不健全的管理办法，努力解决目前的不足，为单位发展留下更多宣传资料。

参考文献

[1]李萌.探究机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].学术研究，2018（21）：247-248.

[2]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016（21）：186.

[3]高春雷.财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用[J]行政事业资产与财务，2018（05）：70-71.

[4]黄鸿辉.事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].文化创新比较研究，2017（24）：127-128.