医院基建档案科学化管理措施

张燕

摘 要：医院基建档案是医院基础设施新建、改建、扩建、维修时参照的重要史料信息，随着医院经营规模的不断扩大，医院基建档案体现的重要价值也逐步浮出水面，因此，基建档案管理工作也成为医院各级领导主抓的一项基础性工作。本文围绕医院基建档案的参考价值，针对基建档案科学化管理的有效措施展开论述。

关键词：医院;基建档案;科学化;措施

医院基建档案既包括施工前期的各种请示、批文、工程合同、施工图纸、工程概算书等，也包括施工中后期的施工方案、工艺流程、施工记录、竣工验收记录以及工程决算等资料，如果基建档案丢失，不但泄漏了医院内部机密，而且也使后续的基建工程失去精准、有力的参考依据，给医院带来严重的负面影响。因此，基建档案实施标准化、规范化、科学化管理势在必行。

1 医院基建档案的参考价值

信息时代的到来改变了传统的工作模式，医院基建档案管理工作流程也发生了质的转变，过去，基建资料多以纸质化为主，不但携带不便，而且查阅相关资料时也需要耗费大量的时间。比如过去的工程设计图纸，少则几百张，多则上千张，工程技术人员在调取图纸资料时，需要调配大量的人力资源，才能完成调取工作，无形当中就影响了工程进度。信息技术普遍推广试用后，扭转了这一格局，项目立项、施工、竣工验收等资料，完全转变成电子资料以及视频影像资料，大幅提升了档案管理人员的工作效率。

在这一全新背景下，医院基建档案的实用参考价值也逐步得到体现，比如医院在进行工程改造和维护时，工程技术人员需要了解该工程的原始参数信息，如果缺失这方面的资料，不仅会严重影响工程改造质量，而且也会埋下重大的质量安全隐患[1]。同时，医院的基建项目在立项后，医院决策层领导以及财务管理人员需要进行工程项目预算与规划，而基建档案中的原始数据信息恰恰是预算规划的重要参考资料，只有借助于基建档案，才能逐步积累丰富的预算经验，为医院节省大量的基建经费。

此外，医院在扩建过程当中，需要占用周边土地，但是，由于土地权属问题，医院极易与周边群众产生争议，而基建档案当中，关于工程的占用面积以及土地归属问题有着明确记载，即便发生法律纠纷，医院也会凭借确凿的证据在法律程序中占据主动权，避免给医院造成更大的经济损失。

2 医院基建档案科学化管理的有效措施

2.1 建立健全监督检查机制，明确管理人员职责权限

医院基建档案实施科学化管理的前提条件是“管查结合”，既要实施精细化管理，又要做好过程监督检查工作，因此，医院决策层领导应未雨绸缪，建立一个科学、系统、高效的监督检查体系，指派专业管理水平高、个人综合素质好、制度执行力度强的管理人员担任体系负责人。如果在检查过程中发现敷衍了事、失误频出的情况，体系负责人应当不讲情面、依法依规，对责任人进行严肃处理。与此同时，基建档案管理工作细支末叶较大，涉及到的资料内容较大，这就需要档案管理人员必须明确自身的岗位职责，知道存什么资料、留什么资料、弃什么资料，了解基础设施建设过程中涉及到的工程内容、项目进度、开竣工时间等基础性内容，确保归档资料的完整性与实用性。

2.2 建立基建档案数据库，实现档案管理信息化

目前，多数医院均建立了基建档案信息化管理系统，但是，医院内部的一些原始基建材料无法直接录入到系统当中，这就需要档案管理人员利用数码设备以及扫描仪等高科技产品，将原始基建资料转变化图片、图像或者图像格式，录入信息管理系统，同时，将纸质的原始资料进行统一归档处理，这样就打造了电子档案与纸质档案相结合的“双保险”格局，避免档案资料丢失情况的发生。随着大数据技术的日渐纯熟，基建档案信息化管理系统的容量也越来越大，不仅能够存储大量的文字资料，也能够存储海量的图片与视频影像资料，为基建档案实现科学化管理提供了强大的技术支撑[2]。因此，档案管理人员应充分利用大数据技术的优势，不断收集和整理遗漏的原始基建材料，为医院的基础设施建设工作提供更加详实的信息资源。

2.3 加强专业沟通交流，建立部门联动格局

由于医院基建档案具有较强的专业性，档案管理人员往往对基建知识一窍不通，在实际工作过程中，只是做一些基础性的查询、借阅、登记等工作，对基建档案内容一概不知，这就导致医院档案工作与其它工作出现衔接不畅的局面，严重影响了正常工作的展开。为了解决这一问题，档案管理人员应当于医院基建部门的专业技术、管理人员进一步加强沟通联络，学习和掌握一些基础性的基建知识，比如工程项目的技术指标、工程建设的材料需求、人力资源调配等。同时，各部门之间必须及时收集整理与基建档案相关的材料，比如財务部门的财务预算资料、人力资源部门的用工计划、行政部门的后勤保障计划等，这些部门可以充分利用档案信息管理系统，将相关资料上传至网络客户端，最后由档案管理人员对上报资料进行统一整理归档，形成一套完整齐全的基建档案。

2.4 树立保密意识，注重人才培养

医院基建档案不同于普通的基建工程档案，因为医院的基础设施建设主要注重功能性、实用性与舒适性，涉及到的复杂工序较多，尤其从技术层面来讲，需要一些新技术、新工艺以及新材料的支持，因此，医院基建档案对保密性要求较高，密级的级别较高。基于这一点，基建档案管理人员必须树立高度的责任意识，认真对待每一项基建资料。在保管纸质档案资料时，必须做好防火、防潮、防盗等工作，避免档案资料丢失或受损[3]。保管电子基建档案资料时，档案管理员与信息系统管理员应设置好访问权限，比如医院决策层领导可以随时访问，而院长以下的各科室负责人，必须结合部门工作需要，科学合理设置登录访问权限。而各科室以及医护人员应设置禁止访问的权限，防止重要信息泄漏。

此外，基建档案实施科学化管理需要大量专业性人才的支撑，因此，医院应与各大高等院校建立长期合作往来关系，为基建专业、档案学专业的学生提供更加广阔的实习平台，实习期满后，可以根据学生的表现，择优录取。同时，利用互联网资源或者手机APP的招聘客户端向社会发布招聘信息，以充实医院基建档案管理人才队伍，为科学化管理提供源源不断的动力源泉。

3 结束语

基建档案科学化管理是医院实施长远发展战略的一项重要工作，在信息技术高速发展的今天，医院各级领导应紧紧把握住时代发展脉搏，以开阔的视野、与时俱进的态度、科学化、精细化的管理理念，加快医院基建档案科学化管理的发展步伐。

参考文献

[1]康红岩.医院基建档案科学化管理的几点措施[J].办公室业务，2017，0（10）.

[2]葛欣.论医院基建档案的重要性与科学化管理体会[J].中国医院建筑与装备，2018，19（1）：83-84.

[3]高蕊.浅谈提高医院档案管理科学化水平的创新路径[J].健康大视野，2018（15）：280.