现代办公技术对档案管理的影响及对策

王波

摘 要：科技创新是带动社会和经济发展的持续强大动力，随着社会的发展，科学技术也随之飞速发展，两者相辅相成，推动各项事业向更深更广的方向发展。现代办公技术作为科学技术的重要内容，也广泛应用于在社会各个领域。档案对我们每个人来说都是十分重要的，现如今的电子档案的出现不仅缩小档 案储存空间，加速了信息的传递，方便了信息的共享。但是，随之也产生了一些些问题，这也给档案的管理带来了新的问题和挑战。我们应当思考现代办公技术对档案管理工作产生的影响，同时我们应做出对策解决这些问题。

关键词：办公技术;档案管理;影响及对策

科学技术的发展在当今信息化的时代给我们提供了方便，与此同时，我们也认识到社会竞争的激烈，事业单位的发展，与档案管理有着一点的联系，现代办公技术不仅能够使工作效率有所提高，也能促进信息化的档案管理建设。

1 现代办公技术对档案管理的影响

现代办公技术对档案管理来说，不仅改变了传统的管理理念，而且对传统的管理方法、管理模式以及管理者的素质要求都有所转变。

1.1 改变了传统的管理方法

由传统纸质档案转向了电子档案的现代办公技术使档案管理，使档案的收集，整理的方法都从根本上产生了一些变化。电子档案资料的形成、修改、审核、签发以及寄送全部由电脑操作，一旦完成从起草到确切的电子档案资料，就可以马上进行存储、归档、登记、立卷、着录，为了今后能够在需要查询的时候方便快速准确对的查找，我们还能通过电脑按照一定的分类标准把这些档案资料进行多角度的组合，这种电子档案节约了时间和空间，具有极大的先进性。电子档案的出现彻底地改变了传统档案管理方式，也为当今档案管理工作提供了很大的发展空间。

1.2 改变了传统的管理模式

档案管理工作是集政治性，科学性，服务性相统一的管理工作。在我们传统的档案管理工作上，很难认识到这一点，导致在档案管理工作的部分属性未能得到充分的认可。现代办公技术的发展也给档案管理的工作带来一定的发展，对传统的档案管理工作模式有所改善，也更新了档案管理工作服务理念。从根本上说，档案管理属于信息服务工作，现代化的档案管理工作要求我们必须建立新的服 务理念和新的档案管理模式，将其服务职能得到有效的发挥，新的管理模式的应用，资源的充分利用，使电子档案适应当今社会的趋势，促进当今社会经济的快速健康发展，这是我们目前的档案管理工作向现代化迈进的首要工作。

1.3 改变了对档案管理者的要求

现代办公技术不仅对档案管理者的管理方式和专业知识的要求更高，并且，也使得管理理念和管理模式都有了新的转变。但是新的技术对我们也有着新的要求，对现代化办公技术和档案管理的认识的缺少，管理理念和专业知识滞后，都会影响现代化档案管理的全面开展。为对新形式，新要求能够有更好的适应，档案管理工作人员须熟练地掌握现代办公技术，电子文件整理技术，信息保护技术，计算机病毒防治技术以及电子文件的归档，收集，甄别及存储技术等等，这是现代化档案管理的必然需要。

2 现代办公技术下档案管理的对策

现代办公技术对档案管理产生如此深遠的影响，而且当今的档案管理方式与电子档案管理工作的新形式不能达到完全的统一，加强现代化办公技术条件下的电子档案管理工作是我们需要解决的重要问题。

2.1 区分电子文件与纸质文件的管理

电子文件和纸质文件有很多不同的地方，两者有不同的特点，更不能用传统的档案管理办法管理电子档案。电子文件具有不同于纸质文件的新特点，它是通过计算机和网络技术来实现文件管理的，在文件的处理过程中不用接触纸质版的任何实物，仅仅需要一台电脑就可以进行所有的操作。但一旦没有计算机和网络技术，电子文件的管理将不可能发生。因此，要从根本上区分电子文件和纸质文件的管理。

2.2 保证电子文件的真实性和完整性

保证电子文件的真实和完整是最基本的要求。保证电子文件的真实性和完整性是电子文件管理的标准，这也是电子文件的意义和价值所在。但在至今，档案收集整理程序的不规范，方法不恰当，载体不耐久是导致电子文件真实性和完整性的主要存在因素。建立完善有效的相关制度和工作程序来保证电子文件的产生，以及在电子按档案的处理过程符合规范要求;要通过建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制，设置符合安全要求的操作H志，采取可靠的安全防护技术措施等，以确保电子文件的真实性;要建立起完善的电子文件管理制度。并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。只有这样，才能真正地确保电子文件的真实性和完整性。

2.3 切实提高档案管理工作者的现代化素质

档案管理工作者的素质条件在电子档案管理工作中也起到了至关重要的作用，所以对档案管理工作者的要求而相当高。他们不仅要有良好的政治素养，在对电子档案的收集、整理、信息处理等的专业技术上的掌握也是有必要的。良好的政治素质和熟练的专业技术是做好档案管理工作的必备条件和重要保障。因此，在对管理者的选拔和培养上，一定加大力度，在不断地提高档案管理工作者的政治素质和专业技术素质的同时，也要通过各路媒介进行多途径和多层次再教育。在档案管理工作者掌握先进的档案管理理念的同时，还要掌握计算机软硬件知识及信息处理知识等，加快知识结构的更新，从而适应新时期档案管理工作的发展需要。

2.4 做好电子文件的安全性保护工作

电子文件不与纸质文件有所不一样，纸质文件是我们肉眼可见，且可触摸得到的实物，而电子档案则是储存在电脑里的文件，保存虽然快捷方便，但也有易被修改和删除等的缺点。所以，保证电子文件的安全也是电子档案的管理工作的重要存在。对电子文件的质量严格要求是做好电子文件的安全保护第一步，并且提高电子文件保存载体的寿命。同时保证计算机网络和系统的安全也是非常有必要的，在保证机器设备不会受到温度和火灾等的伤害下，还要对数据库做好备份工作，防止数据丢失全。第三，为避免有病毒入侵电脑导致网络系统受到侵害，还要做好计算机杀毒软件的升级和更新。

3 结束语

现代办公技术的广泛应用不仅档案管理工作增大了发展的机遇，也带来极大的挑战。在当今信息化的新时代，对档案的管理应用技术采取切实有力的措施，在不断提高自身的综合素质的同时，也努力适应新形势下的对档案管理工作的要求，保证电子档案管理的有效性，真实性，准确性，为日后的发展做好基石。

参考文献

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