探析如何提高人事档案管理工作水平

徐宏波

人事档案要求全面反映个人经历、业务能力、学识水平、工作业绩、思想素质、家庭情况、社会关系等方面的真实情况，是客观评价该人、组织选人用人的重要依据。但由于其不能直接带来经济效益和社会效益，往往被医院领导所忽视，因此在管理制度、手段、模式、人员等方面存在许多问题，干部人事档案管理的规范化、信息化、现代化工作任重道远。

1 人事档案管理工作中存在的问题

1）人事档案管理工作意识淡薄，重视程度不高。在人事档案管理过程中，人们对人事档案管理工作的意识浅薄，以为就是对人事档案的简单保管，只要不丢失能够随时查阅就可以了，通常对人事档案管理工作都持一个冷漠的态度，很多单位也因此减少对人事档案管理人员的配备，减少对人事档案管理工作所投入的资金，导致了人事档案管理工作得不到必要的保障，影响了人事档案管理工作的健康发展。

2）人事档案管理制度、整理规范不健全。人事档案的管理制度，收集、整理、编目等档案的整理规范不健全，人事档案管理工作没有制度的制约，没有规范所遵循，人事档案管理质量自然就难以保证。例如，人事档案收集归档工作制度不健全、执行不严格，往往造成收集归档工作被动、不及时。

3）人事档案信息化管理程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中，有些先进的技术手段还没有被使用，计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用，不利于提高人事管理效率，同时也造成一定的人事档案管理资源的浪费。

4）人事档案管理人员的综合能力不高。人事档案管理人员的综合能力是影响档案管理工作开展的重要因素。随着信息时代的发展，很多单位部门的人事档案管理也在逐渐向信息化、现代化发展，对人事档案管理人员的素质同样提出了更高的要求。但在人事档案管理的过程中，人事档案管理人员的业务技能、职业道德素养等都还有待进一步提高，比如有的工作人员不能对各种计算机技术进行有效地利用，不能对人事档案管理模式进行改进等，都会影响人事档案管理工作的效率。

2 做好人事档案管理工作的对策

1）重视人事档案管理工作。单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。建立人事档案管理工作领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决;建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案管理工作的有序开展。

2）建立健全人事档案管理制度。人事档案部门要制定有关人事档案管理的制度，实行责任追究制，将责任分解到具体管档人员，保证工作质量，明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务，并列入个人考核中，以促进人事档案管理工作的发展。同时，要定期检查人事档案归档工作，在录入人事档案时遵守制度与规范，以保证人事档案材料的准确与完整，维护人事档案的真实性与严肃性。

3）加大人事档案管理的信息化建设力度。加大资金投入，建立并完善人事档案信息数据库，利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作，并能够更好地进行日常管理。要不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点，利用计算机应用技术研发更完善的数据库，建立更加可行的档案信息系统，强化数据的再分类、再提取、再分析、再加工，提高人事档案数据的实用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率与人事档案内容的质量。

3 信息时代下改进档案管理工作的措施

1）不断推进档案管理的制度建设。制度在一定程度上是规范管理的主要基础，同时也是对档案管理科学化的基本要求。由于档案管理方式的变革，进一步要求对其管理制度也要作出相应的调整。要想把档案管理工作做好，首先应该做的就是加强制度建设，相关的工作要作出具体的规定，只有这样才能让档案管理工作在今后能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定，让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循，在新技术背景下，让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展，对不适应发展的制度不仅要进行修订，还要对其进行变革，对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充等。

2）完善档案管理的体制。由于信息化技术的不断发展，让档案工作管理工作能够和信息技术进行有效的集合。但是就目前来说，在信息化的时代下，档案信息管理体制在一定程度上存在着管理力度不够的问题，并且档案在使用的过程中也不是很方便。我国的档案信息系统在进行建设的过程中比较分散，在软硬件进行选用上也还存在着一定的问题，所以，应该在管理体制上进一步地保证各个部门能够在一定程度上对信息自动化系统进行统一的管理，这不仅要求对技术操作进行有效的规范，还要求对软硬件的选择进行相应的规范。

3）实现档案信息资源的充分共享。目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这样就会进一步导致档案信息不能充分共享，相关各个部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以，应该在一定程度上应该明确档案管理过程中的内容以及范围，并且有效地规范档案管理过程中各项工作和档案管理过程中各个环节，建立相对比较规范的系统工程，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

4）加强档案信息数据库的建设。我国大体上还处在文件处理向信息化管理进行过渡的阶段，因此，要想向信息化管理的过渡进行得更快，其中比较重要的就是建立档案信息数据库。针对数据库系统建设来说，它不仅是档案信息管理的核心，同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程，我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在对数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合，并让其能够在一定程度上协调合作，把综合数据及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

5）提高档案管理人员的素质。档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的管理队伍，因此，要加强对档案从业人员的教育培养，不断提高管理人员的素质。一是檔案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力，对其相关知识进行有效的掌握，并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心，对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识，使档案管理工作能够满足国家规定的要求，保证工作的过程中不会出现纰漏。

人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展，在当前的经济发展过程中，人力资源成为单位发展的核心竞争力，越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此，更需要我们创新工作思路，不断提高人事档案管理工作的质量，管理好、利用好人事档案，为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。