城建档案业务工作数字化管理办法

杜厚勤

摘    要：城建档案能够为城市科学规划和开发建设提供必要的经验参考，注意做好城建档案资料的收集、管理与利用，成为现阶段城建档案馆的重要工作。在信息时代，城建档案馆的业务工作思维、方法也必须进行与时俱进的创新，通过引进信息化系统，进一步提高档案管理的数字化水平。在提高档案收录、查阅工作效率的基础上，也可以借助于数字化技术，深入挖掘城建档案的参考和利用价值。我们必须要熟练运用数字化管理技术，让城建档案在支持城市现代化建设中发挥更大的作用。

关键词：城建档案;数字化;精细化管理;开发利用

1  引言

隨着城市化进程的不断推进，城建档案资料的种类与数量都在快速增加。传统的城建档案业务工作中，经常会出现档案资料收录不全，或是重要档案丢失等问题，严重影响了城建档案的借鉴价值。近年来，城建档案馆十分重视信息技术在馆内各项业务工作中的利用，除了在软硬件设施的建设上加强了重视外，还出台了配套的工作制度，开展了信息技术培训，通过多方面为城建档案数字化管理提供支持。

2  城建档案数字化管理的必要性

2.1  有利于保证档案资料的完整性与安全性

由于城建档案大多为纸质材料，存放时间过长容易出现破损，或是在反复借阅使用中出现丢失等问题。有些纸质档案没有备份，一旦破损、丢失，就会造成永久的损失。在数字化管理模式下，将大量的纸质文件转化为电子档案，其一可以减少空间占用，其二是利用计算机方便进行档案的查阅、分类和管理，其三能够通过容灾备份，保证了档案的完整性和安全性。因此，在信息时代，将数字化技术与城建档案业务工作进行有机融合，已经成为档案管理事业成熟发展的必然趋势。

2.2  有利于城建档案资料的开发和利用

城建档案管理数字化建设中不仅能实现高效规范化的管理，还有利于城建资料的开发应用。因为城建档案资料不仅是城市建设的重要依据，还能为相应的城市管理、发展等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用能有新的突破。除此之外，依托大数据、云平台等技术手段，还可以建立城建档案的共享平台，这样就可以让不同城市的城建档案馆，共享本馆的一些资料，对提高档案利用价值，推动我国城市规划与建设水平的整体提升也有积极影响。

3  城建档案业务工作数字化管理的现状

3.1  数字化管理的体制机制逐渐完善

城建档案馆在引进数字化技术后，除了要重视硬件设施的建设外，还要做好配套制度的完善工作，从而为数字化办公提供制度保障。近年来，城市档案馆在档案管理人员培训机制和信息设备管护机制的建设上取得了显著成效。为了让档案管理员能够更好的适应数字化形势下的业务工作要求，出台了在职城建档案管理人员的继续教育制度，通过该项制度保障了职工每年至少有2-3次的学习机会，通过提高自身的业务水平，为城建档案的数字化管理提供必要的支持。

3.2  城建档案部门的信息化水平显著提升

面对日益增加的城建档案管理压力，以及不断提高的城建档案管理工作要求，城建档案馆近年来增加了资金投入，确保了本馆管理系统的硬件设施不断完善，软件技术水平不断提升。通过对比来看，近几年城建档案馆还存在馆藏的档案中，纸质档案占比不断下降，电子档案的占比已经超过50%;每年收录的城建档案数量也在稳步上升。利用数字化管理工具，也进一步提高了档案借阅、使用的满意度，为档案使用者提供了更多的便利。

4  城建档案业务工作数字化管理办法

4.1  档案收录的数字化

首先是要按照城建档案管理规范要求，建立建设工程电子档案报送系统，然后由工作人员根据建设工程进展，将建设工程信息（文件材料和图纸信息）同步录入该系统，最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，一步步地完成建设工程信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势，可以用质量检验软件对档案信息包进行检验，避免了人工检验的主观性。

4.2  档案管存的数字化

以往档案馆存放和管理城建档案，除了需要占用较多的存储空间外，还需要人工进行搬运，在这一过程中难免会出现部分珍贵档案丢失的问题。通过推广使用数字化档案管存方法，城建档案馆首先将收集起来的文件资料，利用扫描设备，将纸质上的文字、图表，转化为电子版，录入到计算机的档案管理数据库中。这样就减少了空间占用，并且为下一步的城建档案管理带来了方便。例如，当有用户需要查询、借阅某一份档案时，工作人员可以通过年份、名称等进行快速检索，在几秒钟的时间内找到目标档案。在数字化管存模式下，工作人员还可以对重要的城建档案进行加密、备份，从而确保了城建档案的安全性。

4.3  业务工作的数字化

业务工作数字化其一是可以提高工作效率，其二是可以规范工作流程。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注，这样就可以保证工作人员对城建档案的各项管理工作，都能够做到有迹可循，避免了因为误操作导致的城建档案受损问题，在提高业务工作高效性的同时，也有利于保证城建档案管理的规范性。数字化管理的优势不仅体现在对城建档案的收录和管存上，更重要的是为档案潜在价值的挖掘提供了技术支持。例如在城市规划或建设中遇到的问题，可以通过查阅档案的方式，了解其他城市对待这类问题是如何解决的，这样就可以从城建档案中汲取经验，从而更好的发挥了城建档案数字化管理的价值。

5  结语

在城市化进程深入推进的时代背景下，城建档案管理技术也需要动态的发展，这不仅是提高档案管理效率的客观要求，而且也能够更好的体现城建档案业务工作的时代特征。作为一名城建档案馆的工作人员，也要树立创新思维、增强学习能力，要利用好本单位组织的培训机会，熟练运用数字化技术，让本职工作更高效率的进行，同时也进一步提高服务水平，更好发挥城建档案价值，为城市建设工作开展提供参考与借鉴。

参考文献：

[1] 纪平.沈阳市城建档案馆档案数字化建设——纸质档案的数字化转化工作[J].城建档案，2018（9）：118～119.

[2] 杨晓华.新形势下城建档案管理全面数字化浅析[C].软科学论坛——公共管理体制改革与发展研讨会.2014.