浅析秘书人员日常工作语言的基本特点

张丽娅

摘要：秘书日常事务工作的内容和特性决定了从事秘书工作的人员在日常工作时的语言要具有与众不同的特点，就是在平实、简洁的语言中又要透出灵活与优文雅。。

关键词：秘书工作;口语;语言特点

荀子说：“口能言之，身能行之，国宝也。”现代社会是开放性的社会，人与人之间的交往日益频繁，口语成为重要的交际手段。秘书作为飞速发展社会中的一个必不可少的职业，直接为领导、主管、雇主等提供辅助管理、综合服务，在各领导、各部门之间处于枢纽的位置，起到上传下达、左右沟通、内外联络的作用。一名合格的秘书，必须能说会道，才能建立良好的人际关系，在社交场合施展才华。秘书工作的好坏，口语表达能力的强弱，不仅代表个人的形象，同时也影响领导的形象，有的秘书还可能代表所在企业的形象。因此，秘书人员重视自己的本职工作，要从各方面提升自己的能力，其中很重要的一个方面就是在日常工作中的口语表达能力。当然，要提升口语表达能力，就必须了解秘书日常工作口语的特点。秘书日常事务工作的内容和特性决定了从事秘书工作的人员在日常工作时的语言要具有与众不同的特点，就是在平实、简洁的语言中又要透出灵活与优文雅。

一、平实

就是自然，不加雕饰。要求语言清晰准确，通俗易懂。秘书人员为领导服务，基本每天都要向上级汇报工作、请示问题、向下级传达领导的指示和意见，在这种情况下秘书的语言要平实简洁，不能说假话、空话、大话，要说实话。多用大众的语言，让领导感受到你的稳重，不浮躁。同时，在与领导说话时，语调不要添加任何感情色彩，多用陈述句，而不是单调、呆板，没有文采，给人一种轻浮的、聒噪的感觉。比如领导让你整理会议记录，你忙到很晚，第二天把整理好的记录给领导，并说：“总算写好了，我昨天足足忙了一夜，不知您是否满意，”这会让人觉得你有表功之嫌，还间接的体现了你自己的无能，如果是说“会议记录写好了，您看一下”，尽管不能引人注意，但几次下来，会给人一种稳重，有能力的印象，不会让人厌烦。同样的场景，相信领导更会赏识第二种情况，因为第二种情况中的秘书成熟稳重不邀功，谈吐大气，容易得到领导的赏识。从事秘书工作的人员在讲究语言平实的同时还要注意礼貌用语，不至于让人听着不舒服。

二、简洁

就是要求秘书人员说话要言简意赅，说的话简短但包含的信息量大。作为从事秘书工作的人员，语言要简洁，既可以讓领导了解其中的意义又可以减轻领导的工作压力，提高工作的效率，向领导汇报是秘书的日常工作之一，向领导汇报时语言不仅要平实，更是需要简洁，口头汇报首先要做到口齿清晰，表达准确，以最简洁的语言传达出最丰富且又有效的信息。如接到会议通知，向领导汇报时会说：“经理，X局有会议通知，X日上午X点在局第五会议室召开内部工资调整会议，X局长主持，”这样就能让人清晰的了解。秘书在向领导汇报事项时要提前整理，简明扼要的说明整件事的重点，既不耽误领导的时间又给人很精明的感觉。

三、灵活

指秘书人员说话要得体，有分寸。从事秘书工作的人员在工作时接触的人多，且身份地位都不同的人，这就要求秘书人员要根据不同的环境和人物随机应变，调整自己说话的方式和内容。这同时也是作为秘书应有的基本功。如想要领导看一下档，要问：“经理，您现在有空吗？可以请您看看这份档吗？”这样问后领导就算当下没空，也会留下有时间再看，也不至于让领导尴尬。

灵活不仅只是看人说话，还要注意语言环境。如果说话不注意，可能会影响交际结果。如果开会时间马上要到了，还有人没有到，秘书人员着急便自言自语道：“怎么回事啊，该来的还不来。”这句话就会让已到会的人感到不快，甚至是误解。因此，秘书人员工作的语言环境是不可忽视的重要因素。

四、文雅、委婉

这就是秘书人员的个人素质所决定的。文雅是指从事秘书工作的人员品德、素养等内在因素。委婉是指从事秘书工作人员的一种说话的艺术，不仅可以帮助其建立良好的人际关系，避免不必要的尴尬。

秘书人员在日常工作中除了汇报，还要经常接受指令。当领导口述命令时，秘书人员不应插话，听清领导口述的全部内容，再复述一遍，防止出现漏听、偏听的错误，延误工作。如果领导要你做一件你不想做的事情时，要学会运用一些巧妙而委婉的拒绝方式和一些特殊的语言，使对方能高高兴兴地接受你所表达的“不”，不至于让领导尴尬。

秘书人员时常接触到一些要保密的问题，但有些问题其他人很感兴趣，要来打听，若简单粗暴的拒绝会失礼于人，有损彼此的友谊。这时，作为一个秘书要有委婉拒绝的技巧，还要获得别人的理解。第一，以谈笑的方式发表议论，在谈笑间将事情一笑带过，不留话柄。第二，用“以问治问”的方式，如果对方问你关于调整工资福利的事情，你笑着回问，“你觉得呢？”这样不仅能把事情带过，还能在不得罪人的情况下还能保守秘密。第三，要学会转移话题，避免谈一些敏感的话题，把话题转移到双方都感兴趣的话题上，以免泄露相关信息。还要学会运用含蓄的表达方式，适当地使用一些模糊语言以达到婉拒他人的效果。

这些仅是一些日常语言的的特点，但仍需要我们了解，熟练地掌握并运用，这就需要我们在日常实践中不断地总结与发现。

参考文献：

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