提升政府文书档案管理工作的对策

苗亚军

摘要：政府部门的文书档案是对政务工作的如实记录和真实反映，不仅需要完整、安全的进行保存，而且还具有重要的参考和借鉴价值。但是由于基础设施不完善，档案管理人员业务水平参差不齐等因素的影响，文书档案的管理并没有完全达到工作标准，甚至出现了重要文书档案丢失的情况，对政府工作开展也产生了负面影响。因此，必须要深入剖析当前文书档案管理存在的问题，进而从引进信息管理系统、完善管理制度、重视业务培训等方面采取综合措施，推动文书档案管理工作的高质量开展。

关键词：文书档案;信息化管理;利用价值;业务培训

一、政府文书档案管理现状

（1）文书档案的管理信息化水平不高。在大力推动“互联网+政务服务”的背景下，文书档案管理中也要充分运用信息技术，在减轻工作压力和提高文书档案利用率上发挥作用。但是文书档案信息管理系统的建设，不仅在前期需要投入较多的资金，后期还要做好信息管理系统的维护工作，一些基层政府由于财政资金比较紧张，在信息化建设上的投入不足，文书档案管理的信息化水平不高。在具体开展工作时，无论是文书档案的收录，还是检索、借阅等工作，都需要人工来完成，工作效率较低，不能满足现阶段文书档案管理和使用的需求。

（2）文書档案管理的制度不完善。政府部门的文书档案种类较多，而且随着年限的增加，数量也会不断的上升。为了避免文书档案丢失、破损，确保文书档案工作能够井然有序的开展，一套完善的管理制度不可或缺。现阶段政府文书档案管理工作中，虽然也有相应的制度，但是内容比较落后，长期缺乏更新。而随着“五型政府”的不断建设，也对文书档案管理提出了新的要求。由于配套的制度没有及时更新，许多管理人员还是按照传统的思维、方法开展工作，不能充分发挥文书档案的潜在利用价值。

（3）文书档案管理人员的业务素质参差不齐。从文件资料的收录、归档，到文书档案的分类、整理，都需要有一支高素质的文书档案管理队伍。但是由于基层政府的档案管理人员，参加培训和学习的机会较少，个人的专业技能在很长一段时间内没有取得显著的提升。特别是在政府信息化建设背景下，引进了许多信息化设备。在没有专项培训的前提下，管理人员不能熟练操作和使用这些设备完成文书档案工作，也是现阶段基层政府推进文书档案现代化管理中需要解决的问题。

（4）文书档案的利用率有待提升。从文书档案的来源上分析，政府部门日常工作中产生的一些文件资料，有价值的会被筛选出来，经过整理后作为档案保存起来。因此，这些文书档案本身也具有珍贵的价值，只要加以利用，仍然能够发挥价值。在实际工作中，基层政府的文书档案数量越来越多，但是其中真正能够重复利用的少之又少，多数档案都被堆积在库房内，失去了利用价值。很多纸质档案甚至因为放置时间过长，加上基层政府的馆藏条件较差，随着时间的推移出现了破损、褪色等问题，严重影响了档案的完整性和二次利用价值的发挥。

二、提升政府文书档案管理工作的对策

（1）增加投入，完善文书档案信息管理系统。从档案事业的发展趋势来看，加快推进文书档案信息化管理已经是大势所趋。基层政府的领导人员，应认识到文书档案管理对于本单位各项工作开展带来的重要影响，进而全力支持文书档案信息管理系统的建设。要从政府财政中拿出一部分专项资金，立足于本单位文书档案管理的工作需要，合理确定信息管理系统的规模、投资，用较低的成本投入，确保档案信息管理系统能够满足本单位工作开展需要。

（2）重视文书档案管理制度的建设。严格按照管理制度开展文书档案的收录、整理、借阅等工作，可以确保工作的规范性，在发挥文书档案利用价值的同时，保障档案资料的完整性和安全性。在原来管理制度、工作规范的基础上，要适应新时期的工作开展需要，进行针对性的补充完善。完善《档案管理办法》、《文件材料整理及归档办法》，健全文书档案移交制度、查借阅制度等，规范文件运行记录，明确文书档案管理的具体职责、档案收集、保管期限划定、归档范围、归档时间、档案鉴定、销毁的具体要求。

（3）定期开展文书档案管理人员的业务培训。基层政府的档案管理队伍，存在人员较少、学历较低、业务素质参差不齐等一系列问题。面对不断增加的档案工作压力，为了更好地发挥文书档案的服务价值，要求基层政府也要重点对档案馆人员制定培训计划，使其能够胜任新时期的岗位工作要求。另外，也要建立起常态化的培训机制，要坚持做到每个季度至少有一次培训机会;同时本单位在引进新的信息设备后，也要进行设备操作教学，从而更好地发挥信息设备在提升文书档案管理效率方面的作用。

（4）深入挖掘文书档案的利用价值。文书档案管理只是一种手段，这一工作的根本目的，是要进一步挖掘文书档案的价值，随时准备为政府部门或其他机关单位工作开展提供支持。从这一方面来看，如何实现文书档案潜在价值的利用，直接代表了档案管理人员业务水平的高低。作为一名档案管理员，应当具备创新思维，善于借助于各种辅助工具，实现文书档案的整合利用。例如利用信息管理系统，将各类文书档案按照特定的指标进行分类，将繁杂的文书档案，有条理的分别罗列。当用户需要查询、借阅档案时，可以根据需求精确定位目标档案，并提供同类档案的简要信息，为用户使用档案提供方便。

三、结语

政府信息化背景下，文书档案的价值得到了进一步凸显，同时也对该项工作提出了更为严格的要求。每一名档案管理员都要强化责任意识，提高履职能力，利用信息设备提高档案管理效率，整合档案资料，为使用者提供更加便捷的档案查询、借阅服务。

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