对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考——以辽宁省经济作物研究所为例

孙敏杰，李瑞春，王超

（辽宁省经济作物研究所，辽宁辽阳 111000）

农业科技档案是重要的农业科研、生产信息资源，是科技部门在科技活动中形成的有价值的、原始的、系统的历史资料。农业科技档案必须具有系统性和连续性，加强农业科技档案管理的科学化、规范化、信息化建设，能直接提高农业科研管理的效率，也能直接反应农业科研院所的学术水平，对农业科研单位的科技创新能力提升和可持续发展有着重要的意义[1]。

1 辽宁省经济作物研究所概况及科技档案现状

辽宁省经济作物研究所成立于1949年，隶属于辽宁省农业科学院，座落于辽阳市，1990年增设辽宁省农作物品种资源研究所，2014年增挂辽宁省农业科学院棉花中心，2018年增挂中国医学院药用植物研究所辽阳研究中心。现在主要从事棉花、中药材、花卉和杂粮作物遗传育种、种质资源创新及配套栽培技术应用、农村科技服务等与示范推广。科技档案于1949年开始建立，2008年辽宁省经济作物研究所根据辽档发[1992] 23号文件《辽宁省贯彻执行（科学事业单位档案管理办法）实施细则》的精神，进一步加强档案管理，全面提升档案管理水平，制定和健全了科技档案管理制度和管理办法，为科技档案科学、规范管理、高效利用奠定了一定的基础[2]。截至2018年底全所现有科技档案总数3730卷，1893件，广大科技人员通过借阅等方式开发利用科技档案，提升了科研创新能力。

1.1 科研课题研究

2011—2018年，承担国家现代农业产业技术体系、国家棉花转基因重大专项、国家863计划项目，国家948计划项目、国家科技成果转化资金项目、国家重点研发计划项目、省自然基金项目及各类科研与推广项目107项。

1.2 科研平台建设

国家棉花产业技术体系辽河综合试验站、中国农业科学院棉花研究所辽河生态育种试验站、辽宁省经济作物研究所院士专家工作站、辽宁省农业科学院棉花研究中心。国家中药材产业技术体系辽阳综合试验站、中国医学科学院药用植物研究所辽阳研究中心。国家特油作物产业技术体系芝麻辽阳综合试验站、辽宁省农业科学院建平杂粮研发基地、辽宁省农业科学院杂粮专家工作站。辽宁省科学普及教育基地、沈阳农业大学农学院农科教合作人才培养基地、辽阳市现代农业职业技术培训学校、辽阳市首批中小学研学旅行基地。

1.3 科研成果

2011—2018年审定（鉴定）棉花、花卉、杂粮等新品种28个，其中国家审定品种1个；申请（获得）农业部新品种权保护3个，分别为辽棉25、辽棉29、辽棉31。获得市厅级以上成果奖23项，制定省级地方标准8项，发表学术论文151篇，其中SCI文章3篇，核心期刊14篇，参编著作4部。

1.4 人才队伍建设

截至2018年底，辽宁省经济作物研究所在职职工80人，在职专业技术人员60人，高级职称24人，其中研究员10人，硕士以上39人，博士5人（含博士后1人，在读博士1人），享受国务院政府特殊津贴7人，荣获辽宁省优秀专家1人，辽宁省优秀科技工作者2人，辽阳市优秀专家3人，辽宁省农业科学院首批学科带头人1人，硕士研究生导师1人。

1.5 科研设施建设

辽宁省经济作物研究所拥有土地面积40.67 hm2，其中高标准试验田26.67hm2，花卉日光温室20栋（每个温室面积670 m2），高标准花卉示范冷棚8栋（每栋面积660m2），阳光型人工气候室1个（576 m2），智能连动温室1个3072 m2，冷藏保鲜库1200 m2，实验仪器设备142余台件（其中万元以上54件，10万元以上2台）。

2 辽宁省经济作物研究所科技档案管理存在的主要问题

2.1 科技档案管理人员与管理水平参差不齐

根据《档案法》要求，辽宁省经济作物研究所设有档案室，但科技档案无专人管理，仍为兼职人员，未经过档案专业培训，管理水平偏低。各研究室无专职档案员，归档质量不高，对科技档案的归档工作不熟练和归档质量无人监控，很难在归档工作中进行实质性把关，科技档案管理也仅仅停留在收集和一般的开发利用，没有深入开展档案信息化管理，在一定程度上制约了规范化管理科技档案[3]。

2.2 科技档案收集不及时，覆盖不全面

农业科研项目具有一定的特殊性，一般要经过项目调研、立项、组织申报、项目实施、总结、项目验收到成果鉴定、报奖等多个环节，周期较长，且有些大项目由多单位、多部门协作，参与的科技人员流动性大，档案资料广泛，使科技档案分散在科研管理部门、项目组、科技人员手中，致使档案资料、调查本等少归、漏归，给档案的收集带来了很大的困难。再加上部分科研项目负责人对档案工作不重视，认为重要的文件材料放在自己部门利用起来更方便，不能将具有保存价值的材料及时交给档案管理部门，导致科研档案材料不完善，利用价值不高，也使农业科技档案流失严重。

2.3 科研档案管理方式落后

辽宁省经济作物研究所科研档案管理中存在重保存、轻利用的陈旧观念，保存方式大部分以纸质材料记载科技档案，大量电子档案未能及时收集整理，仅停留于对项目、合同、成果等名称进行一般性检索，没有真正实现电子化的档案管理。

3 解决省级农业科研院所科技档案管理工作存在的问题的对策

3.1 加强农业科技档案管理人才队伍建设

建立较高思想政治素质和科技素质的科技档案管理队伍，有计划地组织科技管理人员自学、培训、进修学习，提高科技档案管理人员档案基础水平和档案管理质量和效率。同时，档案管理人员要掌握农业科技档案工作的原则和方法、掌握信息技术新知识、学习农业科学知识，熟悉所在单位农业科研任务，了解农业科研档案内容，提高档案管理人员工作能力，使其更有效地为农业科学研究创新服务[4]。

3.2 加强科技人员的档案归档意识

科研材料归档作为科研管理的首要工作，项目负责人应有较强的科技档案归档意识，保证农业科技档案的收集整理完整性，要提高科技人员的档案意识。既要正面讲解《档案法》的意义和作用，也要让科技人员认识到档案工作与科研、推广工作同等重要，科技档案是科研管理的重要组成部分，是科研工作的一部分，规范科研项目的记载，将科技工作中形成的档案材料及时收集、整理并移交档案室，保障档案的完整性，促进科技档案管理规范化。

3.3 实施研究室归档工作有效监管

要以《中华人民共和国档案法》为依据，制定严格的科研档案管理制度，包括科技档案接收制度、保管制度、整理制度、借阅制度等，要与科技人员协商，统一归档范围标准，重视文件材料形成过程和形成前的监管，把档案收集管理延伸到项目立项、检查、验收等研究节点上，使每个科研项目的材料形成、积累、整理、归档等始终处于受控状态[5]。对于科研成果申报归档材料不齐全的证明，不予办理。每年年初在制定科研项目实施方案时，要将科技档案收集工作纳入到当年科研实施方案里，并列入年终考核指标，同时与晋升职称直接挂钩。

3.4 创新科技档案管理思路，加快档案信息化建设

更新单位管理科技档案模式，把科技档案工作列入相关科技人员职责范围内，与科研计划管理、推广管理、项目执行管理及科研成果管理等紧密结合。将归档电子文件和纸质文件双轨管理，制定电子文件归档管理办法，保证电子文件归档的完整性、连续性，从而实现科技档案数字化。同时，发挥辽宁省经济作物科技档案信息资源丰富的优势，如中药材轮叶党参、辽棉系列品种等一大批科技成果及配套栽培技术的档案以及以研项目为依托，通过辽宁省农业科学院开辟的科研推广网、技术培训、科技下乡等活动，推广和利用农业科技成果，实现农业科技档案高效利用。