学籍管理系统之学籍异动管理的分析与设计
2019-12-05张慧芬
张慧芬
[摘 要] 学籍管理是高校管理水平的重要体现，学籍异动直接影响学籍管理的准确性、实效性。学籍异动工作严谨而繁琐，整个过程涉及学生个人和多个部门，对学籍异动信息的共享性、实时性要求较高，一些传统的操作模式已远不能满足现实的需要。介绍基于数据共享、数据库引擎等多种技术设计的学籍管理系统——学籍异动管理模块，设计了依靠网络进行的学籍异动大部分的业务办理和信息查询功能。
[关 键 词] 学籍管理;学籍异动;管理系统
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）27-0086-02
学籍管理是高校教學教育管理的重要组成部分，其管理工作的好坏，直接影响学院学生管理工作和教育教学工作。随着高校招生规模的扩大，在校生人数逐年增多，学籍异动学生呈现扩大的趋势，传统的学籍异动人工操作模式严重影响了学籍管理的准确性及实效性。信息文明时代的到来给学籍异动管理带来发展的机遇并同时伴随着改革创新，学籍异动信息化管理已经成为一个必然趋势。
一、设计目标
笔者在实际工作中发现，在传统的学籍异动管理——纸质人工审批模式下存在如下问题：学生事先要了解学籍异动业务流程，再拿着材料奔走于学校各个相关部门，如果其中一个审核或审批部门负责人不在岗还会致使学生多次往返同一个部门，大量增加学生办理异动的时间成本;在执行整个审批过程中，除直接面对学生的一线教师，大多数部门负责人仅是需要根据下级部门审批意见签字、登记，并没有与学生面对面受理的必要，如若办理学籍异动的学生人数过多，往往会影响相关部门负责人的工作;办理学籍异动的学生人数多而不同时办理，从而占用负责汇总学籍异动的工作人员的时间和精力。
现有的高校学籍管理系统在缺少办理学籍异动的功能，造成在学生办事难、高校管理部门的资源浪费的问题。必须积极开发相应学籍异动管理模块，从而解决学生办理异动难的问题，提高各部门负责人审核学籍异动的效率，减轻高校各级学籍管理员的工作压力。
二、学籍异动管理模块设计
学籍异动管理模块的设计以学籍异动管理规定为依据，在现有学籍管理系统基础上增加实现的。本模块依据学籍异动管理规定业务流程，每条学籍异动记录利用共享数据库的工作流信息按方向进行路由选择，从而实现依靠网络进行的学籍异动业务办理。
学籍异动包括休学、保留学籍、复学、转学、转专业、转班、留级、退学等，不同类型业务涉及不同的部门。按照学籍异动的业务流程：学生利用个人账号提出申请，系统会根据所提交的申请类型，选择相应的工作流程节点直到流程结束。学籍异动基本管理工作流程示例如下图所示。
学院学籍管理员将处理完成的学籍异动反馈至学工处、账务处、二级学院、教务处及学生。
三、学籍异动管理模块功能
按使用角色来分类，相关用户分为学生、二级学院、教务处、校领导、学籍管理员五类，不同的用户角色会分配不同数量的用户。学生用户对应的是申请异动的学生;二级学院用户对应的是二级学院学籍员负责审核，二级学院负责人负责处理提交;教务处用户对应的是初审和复审的负责人，可对二级学院所提交的申请进行审核处理;校领导对应的是分管学籍工作的校领导负责人;学籍管理员对应的是负责全校学籍管理工作的老师。
对这些用户角色、用户权限、业务流程、系统数据进行维护的是有相关技术水平的管理员负责。不同用户角色分配相应的功能：
（一）学生用户
可浏览信息：可选择异动项目，相关异动申请表，上传相关证明。
（二）二级学院用户
可浏览信息：申请学籍异动学生填写的信息和上传的材料。
（三）教务处用户
可浏览信息：申请学籍异动学生填写的信息和上传的材料;二级学院填处理意见。
（四）校领导用户
可浏览信息：申请学籍异动学生填写的信息和上传的材料;二级学院的处理意见;教务处的处理意见。
（五）学籍管理员用户界面
学籍异动申请办理完毕后会自动生成一个学籍异动审批表，该表包括学生的基本资料，详细异动信息、申请附加材料、各部门审批结果等，用以打印或存档。
四、结语
笔者通过对传统高校学籍异动管理情况进行分析，发现了学籍异动管理模块的需求。在功能、需求的全面分析后，对学籍管理系统进行增项，以实现学籍异动业务网上无纸化办理。现学籍管理系统——学籍异动管理模块部分功能已实现，并面向全校使用中，在学籍管理系统使用过程中发现还有很多细节需要进一步完善。我们将继续分析设计，努力完善，从而推进学籍管理信息化进程。
参考文献：
[1]胡芳，陈华平，刘志刚，等.基于业务流程的研究生学籍管理系统设计[J].计算机应用与软件，2011（3）.
[2]陈春华，赵华丽，施书威，等.基于Web的学生信息管理系统的设计与实现[J].中国教育信息化，2014（5）.
[3]王佳音.哈尔滨铁道职业技术学院学籍管理系统的设计与实现[D].长春：吉林大学，2015.
编辑 陈鲜艳
