高校学生档案管理模式探讨

摘 要：大学生档案是大学档案管理的重要组成部分，属于大学档案管理的范畴。本文在分析大学生档案管理模式的基础上，构建了科学规范的学生档案管理系统，促进了学生档案的规范化管理，为高校教育提供服务。

关键词：高校学生;管理模式;管理体制

由于缺乏行业标准，中国大学生的档案工作普遍处于混乱状态。档案材料不足，程序不完整，档案丢失等相继发生，为了保護了学生的合法权益，探索实用可行的学生档案管理模式是高校档案管理中值得研究的课题。

一、 高校学生档案管理模式分析

“高校档案管理办法”明确将学生档案纳入大学档案管理范围。但是，由于学生档案管理系统相关措施，缺乏具体的操作规程，所以导致，实际的学生档案管理工作中高校的管理模式不尽相同。其余的仍然以分散的方式管理，有些由招生办公室管辖，有些负责各部门，有些由学生办公室管理。那么集中和分散管理的优缺点在哪里呢？

通常，学生档案不受学校档案管理，由于分散的管理系统，由一个或多个部门管理，在一所学校中有多个文件管理部门，同时，管理相同或类似的文件很重要，但是由于部门职能的交叉，最终导致档案资源反复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的制度改革原则，而且，这种分散的多头管理对学生档案管理没有付到全面的责任，因为没有统一管理中心，也没有组织。很容易引起跨部门的互动，降低效率，影响学生档案管理的效果。

具体而言，因为它不是专门的文件管理组织，所以学生文件管理通常不被认真对待，并且被该部门的其他工作占用。在资源有限的情况下，人员和资金往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学校还是部门，文件管理工作都不是一项中心任务。如今，文件管理正变得越来越专业化、现代化和信息化。专业素质，时间和精力的投入已经不能满足学生档案管理发展的需要。其次，很难满足文件存储的标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本、专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生达10年，另外还可以在毕业后再托管2年，在此期间，档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学校还是部门，文件存储的条件通常都不如专业文件管理机构的条件，并且不可能拥有专用的档案和基本文件保护设施。将文件存储在普通办公室中很容易导致文件丢失或文件损坏。第三，文件管理的专业化程度低。主要体现在学生档案的收集和归档以及服务的使用不规范。文件排列没有严格按照文件规则排列，但也保留在简单的集合中，没有页码和文件号。只能提供简单的文件查询，转移等服务，学生信息不够高，无法为学生提供管理决策服务。学生档案由学校档案馆管理，然后学生档案管理工作当然是档案馆组织的中心任务。利用非专业文件管理部门所没有的优势，可以更好地体现文件管理的专业性。它在档案人员配备，存储条件，文件现代化和专业管理方面具有优势。

二、 高校学生档案管理体制的建构

大学档案机构是一个专门的机构，保存和提供学校档案的使用。因此，大学生档案主管部门无疑是大学档案机构。根据大学生档案资料的形成规律，通过对大学生档案馆藏和分散管理模式的利弊比较分析，对大学生档案部门实施集中统一的管理模式是最佳选择。然后，可以从以下几个方面构建集中统一的学生档案管理系统。

（一） 明确学生档案管理的部门

澄清学生档案管理的主管部门是大学档案机构，集中统一管理全校学生档案工作。高校档案机构为每个学生档案资料编制部门进行业务指导，要求他们按照档案备案规则做好档案资料的收集，整理和存档工作。它还为学生文件的收集和存档以及文件的传输和存储提供服务。要实现集中统一的管理体系，将学生档案管理功能与原有部门分开是不可避免的，这将面临大学院系责任和权限再分配的阻力。改革必须有一定的痛苦，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看待大学生档案管理体制的变化。将集成相同或类似文件管理事务的管理功能，以实现资源的共享和利用。

（二） 合理的人员配备和经费保障

集中统一的学生档案管理系统必须有合理的人员配备，并应根据学校的规模配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常发展。同时，应该有专门的学生档案管理资金，以确保学生的文件基础设施和保护设施到位，以支持学生的文件信息数据库的建立和维护。

（三） 建立和完善学生档案管理的规章制度

学生档案管理由档案部门管理后，档案管理部门应当按照学生档案材料的形成规律，重新制定学生档案管理的规章制度。明确各部门和人员学生档案管理的职责，包括明确档案和档案部门的职责，明确档案专职档案管理人员和各档案部门兼职档案管理人员的职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案备案范围、程序、要求;档案整理的规范;关于使用文件、转让、交付等的规定。

（四） 建立有效的学生档案管理水平机制

学生档案的来源分散，涉及多个部门，如何保证档案资料的真实性和完整性。建立有效的学生档案管理横向机制，沟通协调各学生档案部门是不可避免的。一方面，该机制要求所有归档部门根据学生档案的归档范围收集档案资料，以确保馆藏的完整性。避免各部门之间的交叉联系，要求各档案部门严格遵守《高等学校档案管理办法》第十六条的规定。“高等学校实行档案材料组建单位和研究组档案制度。”学生档案材料的要求根据学生的文件要求进行分类，并移交给档案馆。为了建立这种机制，首先需要澄清每个档案部门的负责人，并建立一个负责每个档案部门档案的领导和兼职档案管理人员，负责该单位的学生档案。其次，确定每个档案部门的职责，包括负责档案的领导和兼职档案管理人员的职责。其次，将实施每个档案部门的档案工作评估系统。每个档案部门的档案工作都包含在学校绩效评估指标中，工作绩效与奖惩相关联。最后，档案部门应积极联系各档案部门，对各档案部门的工作进行检查，业务培训和指导。严格控制档案资料收集的真实性，完整性和规范性。

三、 结束语

由于目前学生档案管理系统缺乏具体的操作规程，大学生档案管理模式也不尽相同。鉴于此，本文在分析大学生档案管理模式的基础上，构建了科学规范的学生档案管理模式。为了促进学生档案的规范化管理，我希望为大学教育的发展做出贡献。

参考文献：

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[2]王伟.高校学生档案管理现状及对策研究[J].北京档案，2015（5）：25.

[3]徐静娟.贯彻27号令;完善高校学生档案管理工作[J].档案与建设，2016（8）：54.

[4]《高等学校档案管理办法》;中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号;2018年8月20日.

作者简介：

丁玥，河北省三河市，防灾科技学院图书馆（档案馆）。