刍议政府部门档案管理信息化建设

2019-11-29张丽红

活力 2019年20期

张丽红

（山东省东营市河口区孤岛镇人民政府，东营 257231）

引言

近年来，伴随着新时代社会经济的快速发展，档案管理随之显得尤为重要。就政府部门档案管理而言，政府部门本身涉及到的内容比较多，因此，必须提高档案管理的效率，只有这样才能让档案管理更具条理化，才能在节省时间的同时，快速查阅到所需的资料。然而，经研究调查可发现，政府部门现有的档案管理已无法满足时代发展的需求，甚至不能为当前信息化社会提供高效的服务。做好档案管理的信息化建设极为迫切。针对政府部门档案管理信息化建设的分析，本文首先将信息化档案管理建设的必要性进行分析，其次再给出具体的建设措施，促使政府部门档案管理效率提升，以供参考。

一、政府部门档案管理信息化建设的必要性

相对传统的档案管理，信息化档案管理的建设主要指的是，利用计算机的系统规划，将以往传统的纸质档案信息全部转变成数字化档案信息。就信息化档案管理的而言，其在政府部门当中的应用，不但能够帮助政府人员对档案信息资源进行系统化的分类与加工等，而且能够提高档案管理最终效率。与传统纸质档案管理相比，信息化档案管理无论是在档案的保存上，还是档案的修改与查询上都能帮助政府工作人员节省大量的工作时间。而且信息化档案管理可利用快速的网络传递功能，让档案管理效率得到大幅度的提升，甚至避免档案管理中不必要成本的增加。另外，虽然信息化档案的建设得到了政府部门的高度重视，但不可否认的是，有的地区政府部门并没有在实际工作中落实信息化档案管理的建设，还是习惯用手工操作对档案进行管理。即使重视了信息化档案管理的建设，并且在实际工作中安装了有关的人力资源管理系统等，但大部分政府工作人员在档案的调取上还是会用手工操作对其进行管理，导致无纸化办公室这一目标难以开展与实现。由此可见，无论是从信息化档案建设的优势角度分析，还是从现如今政府部门档案管理的实际情况上分析，在今后的发展中，加大档案管理的信息化建设对政府部门人员而言非常必要。

二、政府部门档案管理信息化建设的具体措施

由上述可知，信息化档案管理将是政府部门今后发展的必然趋势。政府部门要想实现高效的信息化档案建设就必须采取有效的措施。具体做法如下。

提高对信息化档案管理建设的重视，并将其落实到实际工作中。通过上述分析可了解到，虽然政府部门人员重视了信息化档案管理的建设，但却没有在实际工作中得到实施。该现象的存在无疑将阻碍到政府档案管理效率的提升。为改善这一现象，在实际工作中政府可通过实用性档案信息网站的建设进行。也就是说，政府部门在信息化档案管理的建设上，必须让信息化档案管理与政府部门的管理系统有机结合在一起，进而形成一个高效的信息化系统。通过这个信息系统，政府人员不但可以实现有效的资源共享，而且能够实现档案管理效率的提升。

规范政府部门信息化档案管理建设。对于信息化档案管理建设而言，规范是其中不可缺少的重要组织部分，以及衡量现代化发展的重要标准。政府部门在信息化档案管理上，若要实现高效的信息化档案管理，就必须在根据国家给予的信息化管理规范要求的同时，结合自身发展的实际情况与需求等制定出一套科学合理的内部管理标准。其次，需要将该规范标准推行到实际工作中，并及时针对实际推行中存在的不足给予改正，让信息化档案管理的效果有所提升。最后，档案目录作为方便查询的重要部分，在档案目录的建设上，政府部门人员必须对其加以重视，让目录与数据库相对应。当然，在该过程中，需要做到在符合国家标准要求的同时，让建设的目录更方便实际操作。

加大对档案管理人员的素质培训。档案管理人员作为实现信息化档案管理建设的重要基础人员。政府部门必须加大对档案管理人员的素质培训，让档案管理人员在工作的过程中创新自己的管理理念，调整自我管理形态，不断学习信息化档案管理的方法，使得自身信息化档案管理业务水平提升。另外，政府部门人员需要将传统的档案管理方式转变为数字化的信息档案管理。而这个转变过程同样将是政府部门今后发展的必然方向。因此，政府各部门人员都需要加强对档案管理的重视。尤其是档案管理中管理人员的素质培训，只有管理人员的素质提升，管理人员才从根本上提高自我业务，才能满足现代化社会对档案管理的新要求。以上就是政府部门档案管理信息化建设的具体措施，有关人员需要对其加以重视，只有这样才能更好的推进政府部门信息化档案管理的建设，才能提高政府部门工作的效率。