基于信息共享下的网上报销系统研究与实践

浙江机电职业技术学院

国务院印发的《国家职业教育改革实施方案》明确指出，随着我国进入新的发展阶段，产业升级和经济结构调整不断加快，各行各业对技术技能人才的需求越来越紧迫，职业教育重要地位和作用越来越凸显，必须牢牢把握发展机遇，对接科技发展趋势和市场需求，深化办学体制改革，建立健全信息化建设等标准，引领职业服务发展。为了实现这一目标，学校必须深化内涵建设，完善治理结构和管理体制，不断提升办学条件，加强融合新一代信息技术的基础设施建设。

财务数据作为学校做出科学合理化决策的核心依据，对学校未来的发展规划，教学科研和各建设项目的资金投入起着非常关键的作用。而网上报销平台承担着财务部门最底层的基础信息收集任务，其运行效率和覆盖面直接决定了财务部门反馈信息的及时性、准确性和完整程度，学校制度在执行过程中所展现的部门工作协同性，各项资源的合理配置和业务风险控制，进一步体现学校的信息化管理水平。

一、网络报销平台建设的必要性

随着互联网+、大数据、云计算等新一代信息技术的普及，学校的信息化建设也从原来的数字化校园渐渐过渡到智慧校园模式，学校内部信息资源的共享和配置逐步集中、合理。财务部门作为学校管理工作的核心组成部分，传统的柜面报销已无法适应日常管理的需要、满足广大教职工的服务需求。

(一)财务系统集成程度低

目前，许多学校财务部门运用的工资系统、财务核算系统、资产管理系统、收费系统、支付系统等都相互独立，由不同的单位负责开发，各业务系统之间缺乏统一的数据标准，数据互通程度低，形成各种信息孤岛。致使财务人员在不同系统之间重复操作，由于相同数据缺乏统一的编码规则，数据录入时常常容易出错，不仅增加了工作人员复核的难度，也严重影响了财务信息的准确性。

(二)报销审批效率低

A大学的经费审批实行财务“一支笔”制度，学校领导、部门领导和项目负责人在不同报销额度内拥有不同的审批权限，由于目前学校两校区办学，多位领导兼任教学、科研等工作，事务繁忙。当某些报销单需要不同部门领导或校领导审批时，常常出现审批领导在出差、开会、上课等公务活动，一张大额报销单经常需要跑好几趟，等待多日，这明显与省委省政府提出的“最多跑一次”服务相违背。

(三)预算控制落实难

A大学尚未推行预算管理系统，采购审批单依旧采取纸质审批模式，无法对处于“在途”的采购预算金额在财务核算系统中进行控制，由于采购过程和报销存在的时间差问题，常常出现个别项目超预算审批。

另外，报销经办人一般非部门预算编制人员，对于部门经费的使用方向和预算无法做到清楚了解，在实际报销业务中，只看哪些项目尚有预算余额，便把项目编码填入报销单，“张冠李戴”现象时有发生，致使预算和支出不对应，降低预算控制的准确性。

二、网上报销系统的功能需求

网上报销系统使得日常的报销工作从柜面模式转变为不等候报销方式，报销人只需把报销单送达指定位置，不需要在报账大厅排队等候，大大节省了全校师生的时间。为了做好网上报销工作，系统至少要包含财务信息模块集成、网上报销模块等基础功能。

(一)财务信息模块集成

网上报销系统是学校财务对外服务的一个主要窗口，是财务信息化建设的有机组成部分，通过集成财务管理、酬金管理和支付系统等应用，共享不同应用中的信息资源，优化办事流程，实施从预算控制、财务报销、借款冲账、决算分析等全过程管理。

(1)实现与财务系统集成：通过与财务系统对接，报销人在网上填制报销单时，选取的项目受部门、和预算余额控制，非本部门或本人项目无法选取，超过预算余额的报销无法保存，网上报销人制单后，审批流程完成，只需将报销确认单送至指定地点，财务部门可直接从网上报销平台选取报销信息，自动生成凭证导入财务核算软件。

(2)实现与酬金管理系统集成：通过与酬金管理系统的对接，报销人给项目组成员或外请专家、学生发放劳务，可直接从酬金系统获取相关身份信息和银行卡资料，网上报销平台上新添加的身份信息也可以同步到酬金系统中，避免下一次的重复录入。

(3)实现与支付系统的集成：通过与支付系统对接，报销人在网上报销平台提交的报销信息经过审批后会自动推送到支付系统，出纳根据生成的会计凭证及报销人提交的相关信息，直接通过支付系统转入公务卡或指定的银行账户，实现无现金报销，节省时间，降低财务风险。

(二)主要业务模块需求

报销业务：网上报销系统服务的主要对象是全校师生，软件开发时应以用户体验为中心，这对于系统的推广及运行效果至关重要。报销人可通过向导式操作模式，完成整个网上报销业务流程，包括选择预算支出项目，选择日常经费、差旅费、借款、设备购置等相关业务模板，录入报销内容、收款人及账户信息，根据业务模板所对应的要求提交相关附件，提交财务审核，审核通过后自动进入网上审批环节，最后打印确认单。

在预算控制方面，选择预算支出项目环节，应能把该项目负责人的所有项目及余额显示出来，并能提示选中项目可用于哪些业务支出，是否已经存在借款，是否需要冲账等功能，便于师生做出合适的选择。

财务审批：学校使用的大部分都是财政性资金，在预算支出审批环节相对严格，每一笔报销业务审批一般涉及报销人、证明人、项目负责人、部门领导、校领导等多个审批人，审批人根据报销的原始单据判断支出是否合理，项目负责人可依据实际情况修改报销明细和报销金额，对于不合理的报销业务还可退回报销人重新修改。网上报销业务审批不受时间和地域的限制，只需要有台能上网的电脑或者手机，就可以完成财务审批的整个流程，提高了工作效率，消除了报销人往返多次签字流程产生的抱怨情绪。

收单及支付：报销人在网上报销平台填写报销业务相关信息后，经过财务人员审核，项目负责人、部门领导及学校领导审批同意后，打印报销确认单。把原始票据和报销确认单放入信封送到指定地点，由于信封已密封，报销人信封投递后无需等待，可自行离开，投递柜的密码锁和监控设备确保了票据的安全性和完整性。财务人员定期从投递柜中取出报销凭证，根据财务制度对报销内容和提供的票据进行复核，校对无误后即可完成收单工作。

财务人员根据网上填报的报销明细信息，调整对应的经济分类科目和修改摘要等内容，通过软件接口自动生成会计凭证，导入财务核算系统中，并通过支付系统把报销金额转入收款人账户，最终完成报销业务。

三、结论

网上报销系统实现了学校内部多系统间的数据共享，加强了部门之间的工作协同，大大减少了师生在传统报销业务上所花费的时间，进一步提高财务人员的办事效率，完善了财务信息化管理系统，彻底改变了财务人员传统的手工记账、报账的方式，转变为由报销人手工多点录入和财务线上自动处理的业务一体化流程，把柜面财务人员从核算型逐步向管理型过渡，提升财务部门的整体业务水平。