浅议如何提升高校新进初级行政管理人员的工作效率

屈鹏

摘 要：俄国著名教育学家提到，行政管理是实现高校教育和研究的基础，发挥好高校中行政管理的服务功能，能体现出一所高校的整体水平。初级行政人员作为高校处理行政事务的第一线工作者，提高其工作效率，则是能提高高校行政管理服务的具体表现之一。

关键词：高校行政管理;高等教育;效率;初级行政管理

高等学校里初级行政管理人员作为高校行政体系中的基层人员，在实际的行政事务管理执行及处理上，起着至关重要的作用。对高校的单位内部来讲，初级行政人员是直接处理单位内部事务的直接操作人员，其一是要听从上级领导的意见并根据指示逐一完成单位内部的具体事务，其二是在面对高校学生、教师系列、实验系列、工勤系列人员时，要根据他们的申请项目和事务要求办理不同种类的行政事务。对单位外部来说，初级行政管理人员一是需要接收各类校级行政单位分配的具体任务并按照要求进行处理，此外也需要跟平行单位进行事务的沟通。对于一些初级行政管理人员来说，因为岗位的要求，還要与校外的单位乃至市级、省部级的部门进行沟通以处理相关的事务。由此看来，高校的初级行政管理人员要处理的事务繁杂，千头万绪，而初级行政人员作为处理事务的一线人员，在完成高校的各项行政任务中起到十分重要的作用。

那么如何提高初级行政管理人员，特别是新进人员的工作效率，就显得尤为重要了。俄国著名的教育学家康士坦丁·德米特利耶维奇·乌申斯基提出，要实现高校的教育和研究，行政管理是其基础，必须要发挥好行政管理在高校中的服务功能。高校行政管理效率的高低体现了一所高校的服务水平，也直接反映高校的对外形象。发挥好行政管理在高校中的服务功能，是体现高校综合能力的重要方面，那么提高行政管理人员的工作效率则是提高综合能力的具体表现。

如何才能提高初级行政人员在行政工作中的效率呢，可以从以下几点出发：

一、处理事务前进行合理归类

虽然高校的初级行政管理人员在不同的岗位负责固有部分行政事务，例如人事秘书、科研秘书、教学秘书等，但在具体的工作中，并不会仅仅处理同一类别的事务，而是在自己的岗位范围内出现大量多类别事务，其中不乏与其他岗位存在交叉。拿人事秘书举例，日常不单是掌握单位人事信息、处理各类人事项目、负责各类招聘事务等等，可能还会存在处理与外事相关的外籍教师事务、与科研和教学相关的学科申报事务等，其他的岗位也是如此。那么在具体的工作中，一定要将不同类型的事务进行梳理及归类，按照类别编辑文档，切忌将所有的工作混为一谈。在处理事务的时候，一定要按照类别办事，不同的工作对口于不同的上级部门或平行办公室，那么在之后的工作中遇到同类的工作，就可以非常快速的做出反应，更高效的处理工作。

二、抓住重点工作，分清轻重缓急

初级人员在自己的岗位工作中，常常会面对许多繁杂的事务，有自己负责的岗位任务，有办公室的集体任务，有上级领导交代的任务等等，对于新入职的行政人员来说，常常分不清楚工作的轻重缓急，一般是来什么工作就开始急于去做，往往有时会因此耽误重要的工作。那么在面对一堆工作前应该先捋清楚，什么工作是最重要最急需完成的工作，什么工作是可以先放缓不急于立刻做的。在分清楚工作的缓急之后，以重要工作为重点处理，然后同时再去处理其他的工作。例如接到一个需要在极短时间内完成的工作，那么就算目前正在处理其他事务，也需要先放缓，来紧急处理这项工作。新进行政人员要锻炼自己能在短时间内分清楚轻重缓急，并能够在第一时间做出反应，才能更好的处理好繁杂的工作任务。

三、善于总结，能够举一反三的做好工作

行政人员的工作许多是需要积累经验的，一个效率高的行政人员能在面对一项工作时，迅速的反应出要如何安排和处理这项工作，那么能做到掌握这种能力，就需要在日常的事务中多多总结工作规律。第一，要总结工作步骤，同一类的工作其完成的步骤往往类似，将同一类事务的工作要求、处理方式、沟通对象、汇报方法能够一一进行总结，那么日后在处理这类工作的时候自然是能高效率办好。第二，要总结工作中出现的问题。新进行政人员在工作中肯定会犯各类的错误，那么能够及时做好总结，并能积极进行改正，肯定会进一步提高工作效率。

四、提高同时处理多项事务的能力

能够同时处理多项事务是一个行政人员必须具备的能力。在现实行政工作中，如果先完成一项工作之后再来处理下一个工作，那会严重拉低工作效率，甚至会影响到单位的整体进度，因此提高工作效率必须能够同时处理好不同事务。能掌握这项能力，就需要行政人员做到之前提到的三项，要能够清楚的知道工作的条理，面对工作能够迅速反应拿出处理方法，就能够在同一时段做好多项工作，从而进一步提高自己的工作效率。

高校行政管理人员，特别是初级人员，是高校建设发展中不可缺少的力量，归类事务、抓住工作重点、善于总结、提高同时处理多项事务的能力能够有效的提高这类人员的工作效率，更能进一步提高高校的服务水平，增强高校的综合实力。

参考文献：

[1].乌申斯基教育文选[M].第2版.北京：人民教育出版社，2007.