高校传统报销模式与网上报销模式比较研究

袁文娟，邱延敏，王丽红

（1.石家庄学院 财务处，河北 石家庄 050035；2.河北中医学院 财务处，河北 石家庄 050200；3.河北工程大学 财务处，河北 邯郸 056038）

0 引言

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校的各项经费与日激增，教学、科研、学生工作、设备采购、后勤、基建等各项业务也越来越广泛、越来越复杂，高校财务工作也更加多元化、复杂化，财务人员的工作量也显著增加.财务报销作为高校财务部门的主要业务，每天要对大量的原始单据进行审核、记账、付款，尤其年底财务部门每天人声嘈杂、拥挤不堪，被一群报账的老师“围攻”，每天有解释不完的问题，经常加班加点，尽可能超额超量完成工作.而对于报销人员而言，报销难、审核难、签字难，经常一项业务可能需要几天的时间来完成.为了解决报销秩序混乱的问题，一些高校财务部门开始借鉴银行的电脑叫号、网上预约等模式，一定程度上改善了排队等候的问题，但是并没有从根本上解决报账难的状况[1].近年来，随着互联网技术的飞速发展，以“互联网+”为特色的网上报销会计核算模式已经出现，从报销单的填写、单据审核、领导批示再到记账付款等都可以实现线上操作，报销人员可以不出门就办理完相关业务.目前已经有部分高校建立并投入使用了网上报销的会计核算系统，经过几年的实际应用，网上报销模式的优势和问题也已经体现出来，本研究将对传统报销模式和网上报销模式进行比较，以期更直观地了解这两种模式的差异.

1 高校传统报销模式

图1 传统报销模式流程

传统报销模式的流程如图1所示.传统报销模式就是在经济业务发生之后，经办人按要求将原始单据整理粘贴到报销单上，然后填写报销单，写清楚经费列支渠道、支出内容、金额、收款单位信息等内容，经手人及项目负责人签字，财务审核，财务负责人及校领导签字，会计审核记账，出纳付款，最后报销人员收到款项，这笔业务就完成了，可以看出这种模式简单、直观，为高校财务管理工作的发展起到了基础性的作用.传统报销模式虽然简单易操作、灵活多变、沟通时效性强、信息安全度高，但同时整个过程手续复杂、耗时较长、工作效率不高.

1.1 签字难

从图1上可以看到，整个报销过程程序复杂，而且根据经费的出处不同需要找到经费负责人审批，超过一定金额的业务是需要很多领导签字批准的，领导们往往身兼数职，工作繁忙，有时受审批人出差、开会等原因的限制，全部完成签字需要很长时间，增加了报销人员的时间等待成本.

1.2 排队时间长

财务部门的报账大厅每天都是人山人海，报销人员需要花费大量时间排队，尤其到月底、年底结账前，财政要求支付进度达到一定比例，为完成支付进度，各项经费突击报销，报销人员免不了要排队等待很长时间，很多教师忙于教学、科研，把时间浪费在排队上，实在是得不偿失.

1.3 审批不通过浪费人力物力

由于一些报销人员不能全面掌握财务知识，对报销程序不了解，导致原始票据及附件不符合财务规定、手续不齐全、报销单填写不规范等，使得财务审核不通过，就需要重新签字审批，整个流程要重新进行一遍，多环节低效率，浪费人力物力，增加沟通成本.

1.4 票据传递过程存在风险

经手人在收到原始票据后，需要拿着票据到财务初审，再逐层找领导签字，再到财务审批记账，这些票据在传递过程中容易出现破损甚至丢失的风险，报销人“丢单”现象时有发生.

1.5 面对面报账存在发生冲突的风险

报销人员历经重重困难，终于可以到财务报销了，结果因为排队时间长、审核不过关等原因，情绪难免烦躁.而财务人员既要计算、审核原始单据，又要告知报销人员报销流程、报销规定，对于不予报销的业务还要给出合理的解释[2].学校每年的财务报销工作只增不减，财务人员的工作量每天处于饱和状态，服务质量难以提高，一旦对不予报销的业务解释稍有不清楚，就得不到报销人员的谅解，矛盾一触即发.

2 高校网上报销模式

近年来，随着互联网技术的迅速发展，高校财务也逐渐实现信息化和智能化，网上报销模式已经在部分高校财务部门得到应用，在这种模式下，报销人员办理报销业务时只需要在网上操作，实现了“不见面”报销.网上报销模式具体流程如下：报销人员在网上报销系统中填写报销单，把相应的票据扫描上传至该系统，再提交这些单据至项目负责人，项目负责人可在网上或者手机APP上审批并完成电子签名，后期的财务人员初审以及财务负责人和相关校领导签字审批均在网上或者手机上完成，这期间报销人员可以在网上或手机上进行监控，随时关注自己的报销业务进行到了哪个环节，待审批程序完成，报销人员可以将纸质票据投递至财务部门的投递箱，财务人员根据网上报销系统中的审批结果进行票据整理、记账及付款工作，这一系列程序均可以在网上完成，实现了“程序多走路，人员少走路”的新模式.

2.1 全程“线上”服务，节省人力物力

传统报销模式下，报销人员需要多次往返于领导签字审批和财务报账大厅之间，而领导们往往因为工作繁忙，有时候来不及签字审批，这也在很大程度上增加了报销人员的时间等待成本，而且报销人员签字审批的过程中都需要携带原始票据，这也增加了票据损毁和丢失的风险.

在网上报销模式下，实现了“不见面”报销，报销人员提交票据的电子版后只需要在电脑或手机上关注审批进度，当审批完成后，将原始单据投放到财务的报账箱即可，节省了人力物力.同时，网上报销模式也能减少票据传递程序，大大降低了票据的折损风险.

2.2 突破了时间和地域的限制

网上报销模式下，报销人员和审批人只需要通过互联网随时随地进行票据提交和审批，不再受出差、开会等时间和地域的限制[3].报销人员随时可以登录财务网上平台填写并提交报销单，并将相应的原始报销单据上传，审批人员随时随地通过互联网登录平台进行审批，整个过程不再需要面对面的签字审批，打破了面对面审批的传统，节省了人力物力，让广大报销人员更方便快捷，一定程度上解决了“报销难”的问题.

2.3 随时查询经费报销明细及余额，经费使用更加公开化、透明化

报销人员可以通过互联网查询每一项报销业务的处理进度流程，随时随地查询报销进度，全程跟踪业务处理情况.报销人员还通过互联网可以随时查询经费的使用情况、该项经费支出明细、结余情况，以及每笔经费支出的日期、内容、金额、收款人等信息，随时随地监控经费的使用和结余情况，使得经费使用更加公开、透明，一定程度上避免了信息不对称导致的一系列问题.

2.4 业务流程全纪录，便于查询和备忘

网上报销模式凭借先进的互联网技术，将校园网、银行系统数据等与财务系统互相对接，充分发挥互联网在财务系统中的联通作用，促进财务信息共享.另外，网上报销模式下，财务系统中每笔业务的经办流程在网上都有实时记录，报销人员在自己的权限内可以随时关注报销进程和经费的使用情况，掌握资金动向.审批人员和财务人员也可以对处理过的单据随时进行查询和备忘，也便于对经办业务进行自我监督.

2.5 减轻财务人员的工作压力，提高财务部门的服务质量

网上报销模式下，报销人员无需到财务部门等待业务完成，只需要将报销票据投递完成即可，这就减少了报销人员和财务人员的直接接触，缓解了报销人员“排队长”的难题，也让财务人员能灵活掌握时间处理这些票据，一定程度上解放了财务人员，减轻了财务人员的工作压力.网上报销模式下，可以根据报销人报销单上的填制信息（如：业务摘要、支出内容、列支渠道、报销金额、收款单位信息等）自动生成会计凭证，会计人员对自动生成的凭证进行审核即可，大大减少了会计人员的工作压力，提高了会计人员的工作效率.出纳人员也可以通过提取报销单上的经费列支渠道、报销金额、收款单位信息等内容，将其导入支付系统，不仅减轻了出纳人员的工作量，还提高了资金支付的准确性.自此财务人员的工作压力降低，财务部门的服务质量得到了提高.

2.6 电子审批签名的合法性和安全性制约着网上报销模式的发展

传统手写签名具有唯一性、不可复制性，更加安全可靠，是新形势下的电子签章不可比拟的.我国目前还未制定关于财政审批过程中电子签名审批的法律法规，因此，电子签章的合法性和安全性有待提高.另外，网络安全性也是制约高校网上报销模式发展的一个因素.

2.7 财政国库集中支付的信息化程度也制约着网上报销模式的发展

我国高校是由财政拨款的事业单位，根据规定，高校用财政资金支付的费用需通过财政集中支付办理，由于技术条件、网络安全等各种因素的影响，国库集中支付尚未实现信息化，高校财务人员需要在财政支付系统中手工录入支付信息（包括财政资金项目，支付的经济分类，收款单位名称、账户、支出金额等众多信息），这就造成重复录入，增加了出纳人员的工作量，未能实现银校联合支出，在银校之间增加了财政这一道关卡.

3 结论及政策建议

通过对高校传统报销模式和网上报销模式的比较，网上报销模式作为新兴产物，其优势显著.随着互联网技术的不断发展，高校财务信息化建设将越来越强大，网上报销模式也会越来越完善和成熟，先进的网上报销模式一定会成为高校财务发展的趋势.它不仅提高了报账效率，而且解决了高校传统报销模式下存在的一系列问题，将全面提升高校财务的管理效率和服务水平.

网上报销模式是高校财务发展的趋势，针对其运行过程中存的一些问题，可以通过采取相应的措施加以改进和避免：

1）针对电子审批签名的合法性和安全性问题.高校应该加强网上报销模式内部控制制度的建立和执行，深刻认识互联网报销对传统报销的流程再造，利用互联网思维对网上报销各流程进行梳理，找出各环节存在的风险点，制定相关制度和流程图，强化内部控制建设，规避新形势下存在的风险.

2）针对财政国库集中支付的信息化程度不够的问题.一方面，高校可以加快财政集中支付业务的信息化建设，以尽早实现国库资金支付的自动化，加强与财政国库的沟通，共同研究财政支付自动化的方法和措施，力争早日实现财政、高校、银行的无现金支付，实现财政资金支付的自动化，减少财务人员的工作压力.另一方面，加快研究人工智能模式，使用人工智能模拟人工自动完成财政支付系统的录入、审核和付款，间接实现财政集中支付的信息化[4].

高校网上报销系统的建设，不仅需要财务专业知识来进行业务指导，更需要计算机专业人才，因为这个系统的建设需要会计专业人员对所有的业务进行前期的数据整理，再依托先进的计算机人才进行系统设置和程序设置，因此，系统的推进构建需要一支专业、全面的财务信息化人才队伍，这不仅是技术层面的要求，也是信息化建设高校网上报销模式建立的硬性条件.以后高校财务的发展，不仅要求财务人员专业知识较强，而且要求他们具备一定的计算机知识，对于整个财务软件的运行要完全了解，才能适应新形势下的财务工作，所以财务部门不仅要定期组织财务人员进行业务学习，及时传达新的财务制度和政策法规，经常互相交流报销过程中遇到的问题和建议.同时还要注意对信息化建设的学习，要求财务人员掌握财务软件的基本操作，还要能运用计算机进行财务预测、决策和财务分析.可以说未来的高校财务人员必将是集专业知识和计算机能力于一身的综合性人才[5].