编制企业文件材料归档范围和档案保管期限工作研究

2019-11-24

办公室业务 2019年20期

《保管期限表》是进行企业档案鉴定和文件与档案管理必不可少的依据和标准，编制《保管期限表》是企业档案工作的一项基础性工作，准确判定一份文件材料是否归档、保存多久是档案工作的首要环节，也是决定企业归档文件质量和将来能否有效利用的关键。《保管期限表》需按照企业实际工作情况进行编制，现就企业如何开展《保管期限表》的编制工作进行讨论。

一、编制《保管期限表》的意义

1.《保管期限表》能以一目了然的条款形式为文件资料的收集、整理、鉴定、归档工作提供统一标准，防止因个人认识片面性和局限性造成文件材料归档漏缺、该归档的不归档等现象，使档案工作人员有章可循，统一认识，避免因看法不一致，导致争论和犹豫不决，提高工作效率。2.《保管期限表》是企业文件材料归档的依据，也是开展归档工作的基本保障。正确科学地编制《保管期限表》，明确文件材料的归档范围和保管期限，这样企业在收集和整理文件材料就不会造成归档不齐全、不完整的现象，从而保证了企业室藏档案质量，进而保证国家档案资源的质量。3.《保管期限表》为文件归档和销毁工作提供了具体实施依据，在企业档案鉴定销毁工作中发挥着重要参考作用，有利于鉴定销毁工作的正常进行，可防止销毁应当保存的文件，从而维护档案的完整和安全，有利于档案的优化和档案管理效益，有利于档案工作的可持续发展。

二、《保管期限表》编制工作中普遍存在的问题

（一）企业不重视编制工作。企业不够重视档案管理工作，从而不重视《保管期限表》编制工作。有些企业认为档案管理工作不能够给企业单位创造直接的经济收益，企业高层领导缺乏长远的战略眼光，不愿意为档案工作提供必要的人员、设备和资金，导致企业编制《保管期限表》的质量不高。

（二）遗漏重要文件材料。编制归档范围时常常会遗漏些重要文件材料，应该纳入归档范围的文件没编进《保管期限表》中，尤其是一些非红头文件和以往工作容易忽视的部分容易遗漏。

（三）文件材料保管期限划分不合理。文件材料保管期限不合理，该永久的编为定期，该定期30年的编为10年等等。

（四）条目表述笼统、不准确。语句表述过于简单，不准确，不应出现未指出具体工作内容的表述和有歧义的词语，文件材料内容条目过多使用“重要的、一般的”等用语。

（五）编制人员业务水平不够。编制人员未充分了解本企业实际情况，不能准确地把握“10号令”条款要求，从而影响《保管期限表》的编制水平。

三、《保管期限表》的编制方法

企业应按照实际工作情况编制《保管期限表》，具体编制工作人员应充分了解本企业实际情况，以便更好地做好归纳归档范围，不涉及的内容，不应出现在归档范围中。结合编制工作中出现的问题，现具体说说该如何进行工作。

（一）前期准备。编制《保管期限表》是一项系统性工作，应做好充分的准备工作。1.组织准备。企业应成立编制工作领导小组，由公司领导担任组长，档案部门负责人为副组长，职能部门负责人、业务部门负责人等任成员。并设立领导小组办公室，由档案部门、职能部门、业务部门相关人员组成。2.学习培训。企业在准备阶段应组织学习“10号令”，应积极参加国家档案相关部门举办的培训班，对编制人员、有关职能部门、业务部门进行系统培训学习，学通学透“10号令”条款要求和内容。3.制定计划。《保管期限表》的编制是一项系统性工作，工作周期较长，参与人也较多，期间还要多次召开会议和进行培训，没有科学合理的计划安排是很难完成这项工作的，因此编制工作领导小组应制定工作计划、合理地安排文件起草、修改、下发、宣贯等阶段的各项工作。

（二）职能分析，明确工作职责。企业编制领导小组办公室在编制时对企业职能要进行全面分析，摸清本企业的活动特点、组织机构设置和职责，职能部门、业务部门等也应对本部门的工作流程和各业务环节产生的文件材料进行认真梳理，争取不漏掉1份文件，特别要关注非红头文件、非常规文件材料的收集，尽可能做到齐全完整，并做到不照搬照抄示范企业文件。

（三）起草《保管期限表》。1.明确范围和分工。《保管期限表》的编制范围是企业所有文件材料和所有档案，不仅是管理类档案，企业的建设项目、生产、科研等其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表都要进行编制。并充分结合本企业档案特点，突出本企业规模、生产组织方式、产品和服务特色，真正把需要归档的文件材料纳入归档范围，并准确划定保管期限。当然不涉及的内容也不应出现在归档范围中。《保管期限表》是一项专业性很强的工作，应在档案部门的主导下，职能、业务部门等人员参加，切忌由档案部门单打独斗，大包大揽，一定要吸收职能部门、业务部门人员参与，在确定人员后将起草任务分配到人，共同参与编制工作。2.保管期限的准确划分。保管期限需考虑可追溯性以及使用年限，不是所有的制度、合同、会议纪要等保管期限都定为永久。如薪酬、人事等重要的规定、办法等可定为永久；考核办法可根据情况细化保管期限，如企业考核评级、综合性考核，可定为定期30年，一般性工作考核、评价办法等，可定为定期10年；涉及电子文件、电子档案等声像材料的，保管期限可从长。3.编制文件结构安排。编制文件一般包括条款和档案保管期限表两个部分：表头结构和文件材料排列方法与编号。表头结构包括序号、归档范围、保管期限3栏，审查完后用于本企业下发实施时的表格内容可进行适当的增加删除。排列方法按照机构序列或职能序列来安排文件材料的排序，机构排序列举文件条目最好到二级部门，最低一层条目尽可能细化到具体文件。编号必须反映出文件材料的分类层级，采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”“1.2”，第三层用“1.1.1”“1.1.2”，第四层用“1.1.3.1”“1.1.3.2”，编号最好不要超过四级。

（四）审核修改。1.企业编制领导小组办公室将梳理产生的文件材料内容收集好，进行系统整理和汇总，去除重复文件，补充有关内容，形成初稿。形成初稿后应召开会议，召集有关部门人员面对面地讨论、深入沟通，多听取他们的意见，从而保证企业纳入归档范围的文件材料是齐全完整的，避免缺漏。2.对修改后的初稿还应以征求意见稿的形式征求企业内各方面的意见，对反馈的意见逐条梳理，提出处理意见。然后将经过讨论和征求意见的《保管期限表》提交企业负责人审批。

（五）报审下发。审查单位对《保管期限表》正式同意前进行预审，审查后将修改意见连同文稿返回企业，企业在收到返回的修改意见后应及时修改，并再次上报审查单位进行预审，这过程有时候要经过多轮才能通过。预审合格后由企业以正式文件上报审查单位，企业在收到审查单位正式回复意见后及时修改，形成可正式下发实施的文件材料归档范围和档案保管期限表。