当代秘书行政公文写作中的动词研究

公文是机关团体、企事业单位规范化工作的有效手段和重要工具，代表单位形象，办公水平，影响单位办公效率。而行政公文作为公文权威性特征的典型，其拟写更需要关注细节。动词是汉语语法中词类的一部分，是一句话中不可少的成分。行政公文中动词的使用是公文活力的体现，指导着接收单位或受众的行为。然而，从行政公文的角度来研究动词和动词结构的成果相当缺乏。

一、行政公文与动词研究意义

（一）行政公文。中办发〔2012〕14号文件的颁布将中国共产党机关公文和国家行政机关公文进行统一，规定公文文种有15种，分别是：命令、决定、通告、公告、通报、意见、通知、议案、报告、请示、批复、函、纪要、决议和公报。但不可否认的是，中国共产党机关公文与国家行政机关公文还是有所区别的，前者的发文主体是中国共产党机关部门，后者是国家行政机关部门。而除了发文机关主体这一明显的差别外，通常情况下，党政机关不用命令（令）、公告、通告、议案，行政机关一般不用决议。鉴于公文研究的普遍性，本文以国家行政机关公文为研究对象，着眼于决议这一行政公文文种以外的另外包括命令、决定、通告、公告、通报等在内的14种公文上。

（二）当代秘书与行政公文的联系。行政机关是国家有效运行的强大武器。当前，国家各项事业都在不断发展完善，机关队伍庞大，相应的行政公文写作的主体——秘书人员的岗位缺口大。行政秘书工作人员作为政府形象的隐形代言人，在新时期更应该从自身出发，做与时俱进的政府宣言人。

（三）行政公文写作中动词研究的意义。一是必要性。动词是行政公文语句鲜活性的体现，指向行为主体要求，分布任务指示，明确目标，使目标责任简明扼要而又重点突出。动词加强词语色彩使用，以感情色彩强化（正强化和负强化两方面）行为表现，增强受众感染力。二是特殊性。从公文语体的动词研究入手，分析整理公文中的动词结构知识，寻找动词应用和语法、语用知识体系的切入点，掌握行政公文中动词使用规律，更好促进文书工作人员的公文写作，提高工作效率。

二、动词及其研究现状

（一）动词的性质和意义。动词表示动作、行为、心理活动或存在、变化，除此以外，动词还可以表示为判断、能愿或趋向。结合动词的普遍意义，特殊环境中的动词——行政公文写作中的动词，既有动词的一般性意义，在特殊语境中也赋予特殊的内涵。通过对各类行政公文的范例分析，不难发现行政公文中的动词有以下几种意义：（1）表示文种类别。（2）表示行文目的。（3）表行文主体意图。比如以下几种：（1）省政府决定对省电力公司予以通令嘉奖。（2）以上意见，请各地单位结合实际，认真贯彻执行。（3）希望各单位高度重视，从严把好初审关。（1）中“嘉奖”对应行政公文的行文种类：嘉奖令。（2）中“执行”明确表现行政公文的行文目的：让行政公文意见得到执行。（3）中“希望”表现行政发文机关对收文机关的期望和要求。

（二）动词研究的现状。以中国知网为参照，关于公文语体方面的论文研究共有60篇，其中从公文语体的角度来研究动词和动词结构的论文0篇。发行论文中有以某一种公文文种为例研究副词的运用或整体语言应用研究，有研究公文语体中的介词的应用，有公文语言风格研究或是两种语言公文行文的对比分析，但均未涉及公文语体的动词研究。这说明“当代秘书行政公文中的动词研究”还是很有必要的。

（三）动词研究中存在的问题。通过分析整理动词在行政公文写作中的语言应用，发现行政公文语体中动词使用方面存在这样一些问题。如：行政公文单句中多非主谓句，复句中多个动宾结构的非主谓句连用，找不到侧重，接收方尤其受众为普通大众（如“通知”等）更是难以理解，易使行动偏颇；助动词、形容词动用等特殊动词在行政公文中的使用常常忽视。

三、动词在行政公文中的分布

（一）标题中的动词研究。研读公文标题，最普遍的语法构成：（名词）+介词+动词+名词+结构助词+文种，如：（1）国务院关于加强地质工作的决定；（2）岳阳市人民政府关于加快沿湖大道配套工程建设的通告。例句划线处的语法结构是动宾结构，是动词使用的常用结构。行政公文标题中有一类特殊的结构助词“的”，它本身无实在意义，但对标题中动词的使用及规范有重要意义。

（1）xx大学MPA面试通告。该公文标题省略了结构助词“的”，最有可能是动词词性的“面试”一词究竟是不是呢？首先，所有的受事群体都明白这里的“通告”仅表行政公文的文种吗？结果并不尽然。通告作为行政公文之一，通告的是一般事项，发文机关的级别和范围不受限制。那么会不会出现这样一种情况：受事群体的文化程度有限，理解有限？就（1）来说，不考虑任何情况，读者可以有这样一种疑问：面试什么？如果不注意分析语境，很可能造成一种误解是：面试通告。这时，“面试”一词就是动词性质的，做整个句子的谓语。这可就和发文机关的目的不相关联了。结构助词虽然没有实际意义，只表示某种语法意义。但有无助词对短语结构中的词性是有所影响的。把（1）改为：（2）xx大学MPA面试的通告。表面来看，两句短语有无结构助词“的”，对短语想要表达的实际意思没有改变，但对该短语某些词词性的改变和想要强调的重点有影响。没有助词“的”的标题“面试”一词词性为名词，是相对于笔试而言的 一种考试类型，而将助词“的”放在行政公文文种之一的“通告”之前，“xx大学MPA面试”整体作为通告的定语，起修饰限定作用，其中的“面试”就是名词性质。通告在这里很明确表示行政公文的一种文种。还有一种结构助词位置改变的公文标题形式，针对第二句行政公文标题，将格式改为：（3）xx大学MPA的面试通告。与（2）相比，字数不变，但助词的移动使该句“面试”形容词性凸显，修饰限定“通告”，根据现代汉语语法，虽然对于词性可以如此考虑，但实际工作中，如（3）所示的行政公文的标题形式是不正确的。从语法角度来讲，这种表达模式没有可反驳之处，但把它放到特定的行政公文写作环境中，（3）所示的表述不符合通告的要求。行政公文中有通告这一文种，但没有面试通告一说。实际工作中，这样的行政公文不规范的撰写是存在的。像林业部曾经发过一篇题为《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》的行政公文，很显然显示了如（3）例句一样的病误。

可见，结构助词“的”的使用和位置变化，以及动词词语本身位置的变化对动词词性的改变、表述的侧重点和感染力都有重要影响。所以，助词“的”并不是能省则省的，动词使用需要细细研读位置放置不同带来的公文内涵和格式的细微差别。因此，行政发文机关要注意关注动词词语位置的改变对表述意思的局限以及接受者知识能力水平高低的影响。

（二）正文中的动词研究。1.动词性词语充当宾语。充当动词宾语的一般是名词或名词性短语，但也有一些动词可带动词充当宾语。如：（1）加强领导班子建设。（2）加以纠正和改进。（1）中“加强”和（2）中“加以”都是概念意义上的动词，然而与一般情况不同的是，其后接的宾语是动词性的。例句中所展现的典型在行政公文行文中我们会发现这不仅仅是个例，在不同的行政公文种类中或多或少存在。2.动词性非主谓句。行政公文多用由动词短语构成的非主谓句，结构上无明显主语。如：（1）深入学习贯彻党的十九大精神。（2）围绕中心工作，搞好全方位服务。动词性非主谓句确实使行政公文更简洁，但大部分动词非主谓句是不是也增加了接受者的阅读难度，这也是值得发文机关深思的一个问题。3.形容词动用。形容词动用是动词的一种特殊形式。如：（1）深化企业管理体制改革，增强了企业应变能力。（2）健全行业信息发布制度。

研究14种行政公文会发现，“深化”“健全”“突出”“严格”等为代表的形容词动用的词在公文中并不常出现，偶尔会在发行机关的措施中或者在上行公文的所上述的工作成绩上，用以表述发行机关期望达到的效果、希望和展现发文机关的工作成绩。

四、动词对当代行政公文的语体影响

公文语体的基本特征是公文语言的准确、平实、简明、庄重。行政公文作为公文的其中一个分类，其语体特征也有以上的特点。

（一）明确性。首先，行政公文撰写中有两个明确的主体：发文机关和收文机关。两个机关主体之间存在明确而不可分割的联系。我们可以把发文机关对应施事，收文机关对应受事，是施事机关给予受事机关明确性的任务或要求。动词作为单句中不可或缺的一部分，架构了两者的联系，即施事机关请求或要求受事机关能够或者必须做些或不能做些什么。

（二）简洁性。行政公文是国家行政机关在进行行政管理、处理各种公务过程中形成的法定效力和规范体式的文字工具。国家行政机关处理各种公务，种类繁多，过程繁琐，但工作时间有限，这就要求行政公文写作人员精简高效。行政公文写作最基本的特点是实用性，对此也要求简明扼要。研究各类行政公文，不难发现这样一个鲜明的特点：多个单句相连，多个动词连用，对于没有必要的主语能省则省。因此，动词的使用对行政公文写作的简洁性描写发挥着重要作用。

（三）可变性。说起动词，我们很容易想到它是一种动态的或动作性的词，自然而然的，动词对受事主体有非常确定的指定性的要求。如：（1）市房管局负责本通告的组织实施。（2）现将《xx》印发给你们，请认真按照执行。划线部分的“负责”“执行”词，受事主体明确，行文语气具有典型的严肃性。

但也并非所有的行政公文语气都是如此的强烈和肯定。其中最直接的表现形式就是动词的使用。如：（1）加强专利产权管理。（2）执行过程中遇到的问题，请径向省人事厅反映。上述提到的“加强”“反映”二词的使用使行政公文中的表述语气给人一种弹性的可变程度范围，受事主体加强到什么程度是一个宽泛的范围，是否反映问题视情况而定，而并非必须。这类的动词可放在特定的语境中，使行政公文语气表述是可商量的。

（四）逻辑性。首先，行政公文的目的主旨建立在客观材料事实的基础上，行文内容事实依据的客观性赋予了行政公文内容的逻辑性，即从客观材料中分析概括出主旨。其次，写作思路的逻辑性，“是什么，为什么，通过何种措施解决”无一不在凸显行政公文的的逻辑性。而清晰的逻辑性恰恰需要语段中最重要的动词来凸显。一篇行政公文由一个或多个段落组成，公文目的分明凭借的不是段落的多少，而是语句中指向公文意图和目的的动词。