高校二级学院办公室主任应具备的能力和素养

2019-11-23沈阳体育学院谷凤娟

办公室业务 2019年13期

文/沈阳体育学院谷凤娟

高校二级学院办公室作为学院的中心枢纽和综合管理部门，承担着管理政务、处理事务、搞好服务的重任。办公室工作的质量和效率直接影响着二级学院各个层面的工作开展。办公室主任作为办公室的管理者，其自身能力和素养对于发挥办公室职能作用和提高办公效率有着至关重要的作用。办公室主任应在工作实践中，注重自身能力培养，提升素养，提高办公室工作水平。

一、高校二级学院办公室主任应培养的四种能力

（一）管理能力。二级学院办公室工作任务错综复杂，要通过加强制度建设，推进规范化管理。首先要深入贯彻落实校院两级现有的各项规章制度，按规办事。同时要强化办公室内部管理，就印章使用、会议室管理、公文处理、档案管理、固定资产管理等常规工作建章立制，科学管理。明确二级学院办公室人员岗位职责，划分岗位权责，合理分工，积极规范工作人员行为，强化办公室凝聚力，使办公室各项工作正常运转。

（二）协调能力。二级学院办公室是一个综合协调部门，既要把学校下达的任务传达给二级学院领导、师生，又要把师生的意见反馈给学校，还要协调好各教研室之间、职能部门之间、校企合作之间的关系。在协调工作中，经常会遇到工作推进有难度、有障碍的情况，这就要求办公室主任树立大局意识，艺术地进行沟通，善于从错综复杂的矛盾中理出头绪、抓住要害。既坚持原则，又要尽可能既照顾到方方面面，有效化解矛盾，推进各项工作有序开展。

（三）参谋能力。发挥参谋助手作用，是二级学院办公室的一项重要职责。办公室主任要努力使自己在知识、能力、思想等方面适应领导的工作需求，努力保持与领导的“思维共振”。在学院编制工作计划、师资队伍建设规划、财务预算等重大事宜上，办公室主任要超前谋划，做好调研和信息收集工作，梳理思路，为领导决策提供切实有效的参考资料。决策一旦形成，要不折不扣落实，及时向领导反馈落实进程。

（四）服务能力。高校二级学院办公室是一个综合服务部门，各项具体工作通过服务形式表现出来。首先是为领导做好服务工作，让领导从琐碎的事务中解脱出来，有更多的精力思考长远工作。同时要为学院各职能部门做好服务工作，加强沟通，密切配合，及时上报各类信息、材料。二级学院在日常工作中，应为本院师生做好服务工作，如为教师安排好职称评审、年终考核、科研业绩、教学评比、办公用品保障等，为学生加盖印章、出具证明等，凡事要做到细心热心，真诚服务。

二、高校二级学院办公室主任应具备的四种素养

（一）政治素养。作为二级学院办公室主任，首先应具有良好的政治修养和高尚的道德情操。办公室主任要牢固树立大局意识，责任意识，要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习贯彻党的十九大精神，不断提升政治素养。办公室主任还要有一定的政策水平，了解国家和党的大政方针，了解高等教育发展的形势和规律，了解和掌握本校的规章制度和政策规定，在传达和落实工作中，有效执行各项政策和规定，扎实做好每项工作。

（二）学习素养。办公室主任只有不断学习，提升能力，才能跟所服务的师生队伍在一定程度上匹配，实现高效管理和服务。首先要学习国家大政方针、时事政治等，提高理论素养。其次要学习掌握学校的各项基本政策，按规办事。要学习掌握二级学院师资队伍建设、学科建设、教学和学生基本概况等基本信息。要学习行政管理、公文写作、档案管理等方面的业务知识，日积月累，厚积薄发。

（三）信息素养。办公室主任应在实际工作中不断提高现代办公能力。要熟练掌握OA办公系统的应用，还可利用QQ、微信等辅助通知。要熟练掌握现代化信息处理手段，做好数据处理、资料统计、信息收集等工作。办公室主任应掌握一定计算机应用知识，对办公人员文档处理过程中遇到的排版、格式问题及时指导；对领导日常办公中遇到电脑信息方面问题及时处理。办公室主任掌握一定的软件使用知识会提高效率，如教师年终考核计算分值，打分项目多，使用计算器烦琐易错，如能使用Excel表计算公式运算则快捷准确。

（四）创新素养。在高校教育管理体制不断深化改革的形势下，二级学院办公室主任应积极探索办公室工作的新思路、新途径，更好地为学院中心工作服务。办公室作为综合部门，有时一个小小的创新举措，就会给师生带来意想不到的方便。如在本科教学水平评估工作中，需二级学院按照评估指标提供数据，并无具体要求，如果将上级文件直接转发，教师不明晰具体提供什么，格式也不统一。这时，办公室主任就要进行创新思考，如针对评估的师资队伍建设一项，可以设计出表格，标明姓名、学历、职称、年龄、专业、教学科研等要素，再据此衍生出年龄结构、学缘结构、职称结构等数据。这样创新性地落实文件，方便提供和整理，保证材料有效度。