留学生档案管理工作现状与优化研究

文/三峡大学档案馆 杨寅庆

随着本校留学生规模的不断扩大，生源种类与数量的增加，留学生档案管理变得越来越复杂，给我们日常管理带来一定的困难。本文试图从高校留学生档案管理工作的现状与问题方面进行论述，并进一步提出完善与优化的对策。

一、留学生档案管理的工作现状

（一）留学生档案缺乏系统的管理。由于本校留学生档案分归不同的部门管理，表面上分别由国际文化交流合作处、国际文化交流学院、各教学学院、档案馆分头管理，但是实则学校并没有专门存放留学生档案的地方。一部分信息由留学生本人在来华留学生管理信息平台里录入自己的档案信息，学生从申请到毕业都在系统里。而教学管理及学生管理的档案在教学、学生管理过程中采集，散放在学院。各机构之间的管理人员很少沟通，缺乏联系，各搜集各自的材料。各机关、教学部门移交档案到档案馆时也没有完全按要求移交相关材料，所以留学生档案没有统一系统的管理。

（二）留学生档案信息采集不够完善。留学生信息采集有一定的要求，但留学生档案管理信息仍旧不够完善，其中缺少留学生的宗教信仰、性格习惯、生活习惯、心理检测、思想动态、品行评价等材料。且保存的内容也不够完善，诸如学生在校期间的奖惩材料、学位论文以及毕业后的就业信息及科研成果未纳入保存的范围。

（三）留学生档案管理系统功能比较全面，但对其内容的利用却不够充分。现在留学生档案内容对于各部门的管理人员来说仅起到方便师生查询的作用，还未真正得到利用，未起到深层次的对于教学、科研、编研尤其是招生，进一步扩大招生市场方面重要的作用。

二、如何进一步优化留学生档案管理工作

（一）制定留学生管理的一致性标准，进行系统化管理。留学生管理的机关部门应该制定统一的留学生档案管理的统一标准，明确指出哪些留学生档案内容需要采集，分为几类进行采集，由哪些管理人员通力合作进行采集并加以保存，留学生档案究竟存放在哪里。哪些由电子系统集中采集，哪些需要纸质归档保存。档案馆工作人员应该定期对各部门留学生档案管理人员进行培训，按照统一制定的标准进行清单梳理，并到各部门进行实地指导，要求各部门按照清单要求，将所需归到档案馆进行保存的材料进行归档移交档案馆。

（二）进一步完善网络环境下的留学生档案的数字化、网络化管理。虽然本校的留学生管理系统功能比较全面，但是诸如学生登记卡、承诺书和学籍变动材料以及日常管理中的宗教信仰、性格习惯、生活习惯、心理检测、思想动态、品行评价、教师教学等材料仍未数字化，不便于师生的查询，不能对学生产生深入的了解。而在学生学习期间，应该要求各部门留学生管理人员按统一标准及时在留学生管理系统里录入学生在校期间的学习成绩、科研成果、就业信息以及日常表现等信息，做到及时更新。同时留学生管理系统要做到留学生学籍档案的远程查询，用人单位可以通过网络输入姓名或证书号码来验证他们的学历真伪。这种网络信息化的管理模式可以更有效地让用人单位了解本校留学生的培养情况，更好地树立本校的对外形象。

（三）进一步加大对留学生档案的合理利用。“为提高本校教学、科研水平、社会效益和经济效益，应大力开发利用外事档案。可采取定期编制外事档案汇编和编辑参考资料的形式，积极为利用者提供服务。”根据国际文化交流处移交过来的诸如与国外高校的交换生协议、学术合作协议、科技与教学合作协议、本科教育项目协议、海外实习基地共建协议等材料，找寻本校与国外高校的合作方式、内容与合作的可能性，这些项目所产生的成果可以记录，并作为校史外事专栏的编研材料留存下来，作为本校内外形象的一部分。而教学档案主要涉及试卷、成绩、学籍、毕业相关材料。教师可以通过学生入学前的成绩单，语言水平证书为学生提供合适的教材，划分班级，并为教师做出合理的教学计划提供帮助。学生入校后，学习过程中所产生的成绩单、试卷可以为教师适当调整课程计划，制定出共性和个性教学计划，因材施教提供参考，同时可以为教师选拔优秀的苗子进行着重培养，参与国内外各种赛事，荣获奖项，为校争光。毕业时的相关论文，可以为教师提供课程设置参考，科研选题及是否进一步研究的参考。对于招生来说，我们可以根据学生的就业情况分析出生源国对毕业生专业方面的要求，从而适时地调整我们的专业设置、教学内容乃至招生政策，从而在生源国争取到更多数量的留学生。

（四）分析留学生档案管理的内容，从而找出留学生工作的规律。留学生档案有较高的参考价值，通过对留学生档案管理内容的梳理与分析，诸如留学生入学的动机、在校日常表现、心理特征、生活习惯、思想状态以及学籍异动原因、离校原因，找出留学生工作的规律，总结出留学生管理中容易出现的问题，从而进行更有针对性的教育与引导，使留学生管理工作迈上新的台阶。