浅谈做好档案管理工作的几点体会

2019-11-23广西壮族自治区第七地质队王媛媛

办公室业务 2019年13期

文/广西壮族自治区第七地质队王媛媛

随着我国经济体制改革的逐渐完善，以及市场竞争力的不断提升，当前，能够衡量一个企业发展实力的关键标准就是其自身是否能够妥善地处理档案管理工作。在行业发展中，强化档案的建设工作，完善档案管理的体制，能够有效加强企业的竞争能力以及生存能力，从而促使其更好地发展。

一、完善工作管理体制，构建工作网络

结合我国当前现行的相关法律制度以及工作标准，在开展档案管理工作时，相关的管理人员需要结合实际的工作情况以及单位性质，对其内部的档案信息进行综合的管理保存，同时还需要构建一套完整的管理体制，保证工作等级的明显性，落实责任，构建完善的管理体系。其次，在工作中，管理人员应选择工作能力较强、工作素养较高的档案工作人员，并在各个办公室构建档案归口，以保证工作的整体效率。再者，每个不同的部门以及科室都应该安置专门的档案管理人员，要求其做好自己的本职工作，负责好本科室的档案管理人员，以为综合档案部门的人员提供便利。最后，企业可以结合信息技术，构建强大的网络沟通系统，以此为平台开展档案收集工作，大大提升工作的效率。

二、提升档案管理工作的归档质量以及完整性

在开展档案管理工作的过程中，对档案信息进行收集整理是行业人员需要开展的第一个任务，同时也是档案管理工作的基本保障。比如，就卫生监督档案信息管理来说，其自身所形成的分类就有很多，比如职业卫生档案、食品卫生档案、疾控卫生档案以及公共卫生档案等等，所以对于档案管理人员来说，自身的工作量极为繁重，工作压力极高。所以，为了有效缓解人员的工作压力，提升工作的准确性以及整体效率，在开展工作时，相关行业人员可以参考以下几点：

（一）加强自身的基础职业能力。对《档案法》进行深入的研究以及学习，提升自身的档案法律意识，并将其贯彻到整体工作体系中，对自身形成监督以及警示，从而有效加强整体的档案工作质量。同时，在此阶段，单位的管理人员也可以号召其他工作人员进行档案学习，使其意识到档案的重要性，能够主动提供支持以及帮助，促进工作效果的提升。

（二）制定合理完善的工作计划。在开展档案管理工作的过程中，工作人员需要结合实际的情况制定完善的工作计划，而管理人员也需要构建明确的管理制度，并严格按照制度开展管理工作，以保证档案信息的完整性以及准确性，促使档案信息安全性的稳定提升。同时，在此过程中，档案管理人员可以对各个部门的文秘进行管理要求，要求其按照正规的程序以及格式进行文章的发布，当完成这一工作后，还需要将原稿件以及打印好的稿件交到档案管理部门，对其进行归档存储。

（三）保证档案及时归档。作为一名档案管理人员，在开展相关工作的时候，应具备高度的注意力以及集中意识，能够主动地进行档案监督、档案收集以及档案管理工作。针对没有及时上交档案信息的部门，应及时对其进行通知催促，以保证档案的及时归档，提升档案管理工作质量。

（四）开阔视野，多学习多思考。在开展档案管理工作时，工作人员不仅要负责好本部门内部的工作，同时也应该走出自己的办公室，对整个企业的工作性质以及工作内容进行了解，与其他部门的工作人员处好关系，获取其认同以及支持，以此加强对档案信息以及工作进度的了解，从而提升整体的工作效果。

三、促进档案管理工作的现代化以及标准化发展

首先，在开展实体化档案管理工作时，管理人员应构建完整的实体管理系统，并保证管理设备的全面性以及完好性。例如，在实体化档案室中应配备计算机、打印机、复印机等设备，并定期对其进行检查，防止档案信息出现发霉、丢失以及被虫子损坏等情况。其次，档案管理人员需要根据不同档案的性质对其进行分类，构建不同的档案体系。例如文书档案、统计档案、会计档案以及专业档案等等。当分类工作结束，工作人员还需要对其进行合理化的排列归档，进行妥善保存。最后，为了保障档案信息的安全性，档案管理部门还需要对现代化的信息技术进行合理的应用，将实体化的档案信息录入到电子系统中进行保存。针对档案的公开权利进行严格控制。当有人想要查阅档案信息时，一定要明确其自身的身份以及查阅理由，检查通过后方可对其放任权利，以此保障档案信息的机密性以及稳定性。同时，针对档案的修改权，档案管理部门一定要进行严格的审核，防止对信息的真实性造成威胁。