档案馆实物档案的收集与管理探讨

文/佛山市规划城建档案馆 陆丹婧

实物档案是传统文书档案的重要补充，一般都会作为地方或单位历史发展过程中的佐证材料被档案馆收集。近年来，随着国家经济社会的快速发展，许多展现民族民俗文化，反映中国特色社会主义和改革开放成果的实物档案也逐步走入档案馆中，进入民众的视野。做好实物档案的收集与管理工作对于扩大档案馆的收藏范围和规模，更好地为地方发展和广大人民群众服务具有重大意义。

一、“实物档案”的界定、特点与收集途径

（一）“实物档案”的界定。通过文献研究可以发现，《档案学词典》中并没有“实物档案”这个名词，但在日常工作中我们却经常用到。档案学界对于“实物档案”的含义解释也是众说纷纭，然而，通过对《中华人民共和国档案法》的研究，可将 “实物档案”的定义概括为：国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的由其原始价值为主转化为备以查考价值为主的实物形态的直接历史记录。

（二）实物档案的特点。1.实物档案具有随机性。实物档案在其形成的过程中往往没有固定的形成时间和形态。比如，一些古代、近现代的石碑、石门额、牌匾、徽章等也属于实物档案，但获取这些实物档案动作发生的时间和形式都是随机的，因此很难及时地将这些实物归档。2.实物档案具有载体的多样性。比如陶瓷、塑料、布匹、金属等，都可以作为实物档案的载体，用以反映当下发生的事件或历史经历。3.实物档案具有复杂性。实物档案的形状、大小、重量都无法给予一个规定的标准，而是根据不同事件不同需要自然而然形成的。

（三）实物档案的收集途径。实物档案的收集途径有三个：1.正常收集。这通常是用来收集档案馆成立以后由上级单位或其他档案馆转送来的实物档案。2.公民捐赠。这通常是一些明星或热心市民将自己所掌握的文史资料等实物档案无偿捐赠给档案馆，丰富馆藏资源。3.网络征集。信息时代的档案征集通常可以通过网络来进行，在确定主题后通过网络、微信公众号、官方微博等发布实物征集信息，同时，要在档案馆内部成立专门的网络渠道征集小组，专职负责网络实物档案的征集事宜。

二、提升档案馆实物档案收集与管理水平的建议

（一）实物档案的收集范围应科学合理。档案馆在进行实物档案收集的过程中首先应明确主题。比如，以佛山市某老街老巷作为对象进行征集，通过照片等实物了解在历史上发生的旧事，讲述当地的历史文化故事，凸显城市的人文情怀。其次作为佛山市规划城建的专题档案馆，其所收集的实物档案应该反映出当地的历史风貌和文化传承，并在发展中不断通过具有代表性的实物档案的收集记录本地区在社会经济发展中发生的城市变化。

（二）实物档案的保管方式应标准妥当。实物档案由于其本身材质、来源等方面的特殊性，在保管的过程中需要格外小心。征集实物档案的目的就是为了能够体现事件当时的本来面貌，为还原历史场景贡献一分力量，因此，无论是保存还是展览运输过程中都必须严格按照程序进行，并采取相应的保护措施加以防范，力求做到万无一失。此外，档案馆还应掌握一定的修复技术，用来修复具有较高历史文化价值的实物档案因客观条件影响所出现的问题。

（三）实物档案管理人员应具备高素质。档案管理人员对档案管理质量的优劣起着决定性作用。因此，档案管理人员在档案管理中，特别是在对实物档案进行维护的过程中必须要具有保护意识，并严格遵守相关的制度规范和操作流程，确保实物档案的安全性。另外，档案管理人员除了应具有档案学方面的专业知识外，还应对实物档案的历史背景、文化渊源等予以了解。同时，还应不断加强档案管理人员的政治素质、法律意识和信息技术能力，适应新时代现代化档案管理的发展速度，提升工作效率。

三、结束语

实物档案与普通的纸张档案和电子档案不同，其所具有的随机性、多样性和复杂性决定了实物档案收集方式和途径较为灵活多元。因此，要做好档案馆的实物档案收集与管理工作，就必须保证实物档案收集范围的科学合理，保管方式的标准妥当，并不断提升档案管理人员的素质涵养，这样才能持续丰富档案馆的馆藏资源，优化馆藏结构，推档案资源体系的建设，发挥实物档案的应有价值，提升档案馆的影响力和公共服务水平。