档案保管工作的意义和任务探析

文/上海市普陀区教育基建管理中心 何婕

档案是我们社会上每个活动场所的重要机密，随着社会事业的发展，档案内容也不断增加。作为国家档案管理的工作岗位，档案馆有着神圣的职责，必须采用一切技术来保证国家档案的安全和完整，用最好的条件来增加档案的寿命。档案保管工作者不仅要利用档案为各项事业服务，而且要服务于社会的长远发展。所以说，解决档案不被损坏和如何完整保存是我们档案管理工作的主要核心任务。

一、档案保管工作的主要任务

从事档案管理工作就必须要有与各种不良因素做对抗的决心，而保证档案的完整性是档案管理工作人员的基本任务。档案管理工作岗位的任务是保证档案案卷的完整性，延长档案案卷的寿命，提升档案保管的管理水平，确保档案案卷的政治安全。具体内容如下：

（一）维护档案的完整。1.我们应该坚持维护国家政策，统一管理档案案卷，集中档案案卷信息到各部门机关档案馆进行统一管理，不私自保管和分散。2.档案管理库房必须要有柜架和其他的保存设备。库房应该干燥通风，避免过高和过低的温度、避免潮湿、防虫防潮，防止纸张发霉、字迹出现模糊等情况。3.建立完整的管理制度，培养档案管理人员具有较强的责任感，以及建立防止自然灾害发生的应对措施。4.防止档案的信息外泄，创建严格的保密制度，排除所有漏洞的发生，保证案卷的政治安全。

（二）档案库要科学管理。档案的管理排列、调阅应该最大限度上实现方便化。依据档案的编序整齐的陈列案卷，对档案进行整理、分类再科学化地存放档案。这样清晰、方便的调阅有助于对档案案卷的管理。

（三）逐步实现现代化档案管理。随着科学的发展，社会主义现代化的来临，档案管理的工作应逐步实现信息化。在档案管理上应加强信息化的管理（比如：监控设备、自动灭火设施、自动报警等），在档案保存上也应该加强信息化的保存（比如：利用电子设备存档、备份、录音、录像等），这样才能使档案的寿命有所保障，减少档案的损坏。档案管理工作是按照档案案卷的分类，以及损坏程度的规律，来对档案管理的保存方式进行研究。所以，档案管理工作者不仅需要懂得各学科知识，还应该熟悉案卷制作材料的损坏规律，从而达到档案保管的主要目的。

二、档案损坏的原因

档案本身是以物质形式存在的载体，是一种记录社会的形式。现在社会中，档案的形式越来越丰富，数量越来越多，内容也越来越复杂。由于各种不同的原因，档案自身也会发生不同程度的损害。

（一）自然原因引起的损坏。1.档案本身材质的原因。我们常见的档案案卷大多都是纸张制成的，纸张的质量在恶劣的光线及温度下容易发生化学变化，常见的就有变黄、老化等。档案保管人员一定要对档案本身的材质特点，采取相对应的保管措施，最大限度地保证档案的寿命。而档案的印刷需要用到墨水、油墨等作为主要材料。文件印刷质量的好坏取决于原材料的优劣，劣质的书写材料会使档案的文字退化，变质等。2.管理仓库环境的因素。档案文件在不适应的温度、灰尘、有害气体、光线辐射、自然灾害的环境下，都有可能发生破坏。保管库房如果潮湿、高温，或者忽冷忽热，都会造成文件纸张发生膨胀，降低文件纸张性能，缩短保存年限。保管库房温度太高，可能会使纸张中的水分蒸发，使得纸张变黄和老化，降低文件的使用耐久度。因此国家关于档案管理库房的温度严厉规定必须保持在14℃-24℃，湿度保持在45%-60%，如果有设备存在，库房湿度的上下浮动不能超过5%。在这种环境下，纸张的保存年限才是最长久的，而且可以抑制微生物和昆虫的繁殖。库房中的有毒气体及微生物繁殖给纸张带来的影响更大，严重时还会造成腐烂。

（二）人为引起的损坏。档案在管理过程中，或多或少都会出现库房搬运的情况，在此过程中难免出现磨损，给文件带来物理性破坏。并且可能因为管理人员的工作疏忽，工作制度的不健全，给档案带来不同程度的损坏。

三、档案保存的方法

因本人从事的工作是对区域中小学幼儿园基建类科技档案的管理，以下具体讲解基建类科技档案管理的方法。

（一）对档案进行分类。基建档案是在工作单位内以全部基建档案为范围，按照工程项目的分类方法来进行分类,比如：基建项目中可根据建筑使用功能分别为教学楼、综合楼、体育馆、宿舍楼、食堂基建档案进行分类。

（二）基建类科技档案的整理。1.基建档案案卷的构成。基建档案案卷以科技档案案卷封面、科技档案卷内目录、基建文件材料、备考表和科技档案案卷封底五部分构成。2.基建档案的组卷方法。（1）基建档案按照前期文件（项目施工前形成的所有文件）、监理材料（监理单位在施工过程中材料）、施工资料（施工单位在施工过程中形成的材料）、竣工图（项目完工成功验收后，真实反映项目施工的图纸资料）各自组卷。（2）档案案卷资料排放的顺序为：案卷封面、案卷目录、基建案卷资料、备考表、案卷封底。（3）案卷一般的规定厚度为4cm。

四、档案保存的意义

（一）维护党和国家的真实面貌。档案是我们国家的财富，是对历史的记录，它是一种物质形式，由于各种原因会遭到损坏和变化。档案保管部门要真实完整保存档案资料，则必须保证档案的原始内容，字迹、音像等不被损坏，是维护国家真实面貌的有效凭据。

（二）延长档案寿命，为国家增加长远利益。档案保管是档案管理部门的重要工作，是真实反映社会面貌、确保国家对档案长期利用的有效证据。档案的保管与利用是息息相关的，如果只是保管不利用，那么档案保管工作就没有存在的价值；反之，如果只是利用而不保护，就不能完整发挥档案的使用价值。所以档案保管和有效的利用是相互矛盾的，应该认真对待妥善安排。档案保管工作应该做到利用科学的技术和方案妥善保管档案不被损坏，又能为祖国的长远利用提供便利的服务。

五、档案管理的重要性

在我国出台的档案管理法律中，《档案法》第3条明确表示，档案保管工作是国家赋予档案管理机构神圣的责任，档案保管对档案的管理有着巨大作用。档案管理工作质量的好坏对档案管理的水平有着决定性因素。档案保管的越好，则是对档案管理工作的顺利进行奠定了基础，使得档案统计、调阅、鉴定等工作得能够顺利进行。而且对于编辑创造和提供利用提供了方便的条件。如果档案没有得到安全的保管，破坏严重，丢失泄密，或胡乱放置，对前面收集整理的工作来说就是无用之功，更不用说提供利用，影响了档案管理工作的正常运行。档案的不安全管理还可能给国家、各领域造成不可预估的损失。因此，在档案保管工作上，一定要保证档案管理的质量，它是整个档案工作中最为重要的环节。

六、档案管理工作与档案其他工作环节的管理

在档案工作中档案管理工作是基础，与其他档案工作互相联系、有机结合。档案保管工作不是单独存在的，它是与其他档案工作相互配合进行的，为了促进在保管过程中对于其他环节的促进和限制，必须注意工作中的档案管理。档案是在工作中由文件变化而来的，为此，文件的书写质量与材料与档案的保管也存在着影响。为了更好地保存档案，档案管理机构应向文书部门推荐使用合适的书写材料，以便最大限度地保存档案的寿命。

七、结论

档案保管的主要目的是方便档案的利用，档案的保管为档案的利用奠定了基础，二者相辅相成，档案的保管并不是为了保管而保管。这就要求档案工作中的工作者，把保管和利用相互结合、相互调配。在档案管理工作中，所有的措施和技术都要保证目前和长远发展，确保档案的安全，尽可能延长档案的存放时间，保证档案信息的政治安全。