机关党务档案管理工作规范化管理探析

2019-11-23云南省公路科学技术研究院崔荣星

办公室业务 2019年13期

文/云南省公路科学技术研究院崔荣星

党务档案的管理比普通档案管理要严谨的多，需要注意的问题也很多。在党组织中，党员的教育工作和强化党建工作都将直接影响党的发展，党务档案作为记录这些工作的载体，应合理高效地处理目前党务档案中存在的问题，推动机关党务工作的进行。

一、机关党务档案管理目前状况及问题

部分机关党务档案没有合理地整理和分类，存在着没有目录或目录与实际材料不相符的现象。由于许多机关部门没有制定严谨的档案管理工作制度，没有合理的工作流程，档案管理工作进展困难，出现重要工作思想没有被收纳进档案库，而意义不大的小资料却在档案库中占有较大比重的现象，这严重影响了档案管理工作的进程。在档案管理工作人员离职后，没有合理处理档案交接工作，新的管理人员迟迟不就位，档案工作堆置，交接工作无法顺利完成。在后续工作中，档案信息衔接不上，又没有按流程保存上一个任职的工作人员的联系方式，影响工作进度，导致档案混乱。单位没有对党务档案管理工作给予充分的重视，作为机关部门，应该设立一个专门单独的档案管理办公室，提高档案的收集整理管理利用等工作效率。若不能合理划分档案，在利用时避免不了要浪费时间在档案搜查中，不仅大大降低工作效率，甚至可能在失误中损坏其他重要档案文件，这一现象让档案管理形同虚设。这不仅耽误档案工作的正常实施，也影响了其他工作正常进行。由于上级的重视度不够，所以对档案工作缺少重视，资金投入较少，缺少资金的支持，档案管理工作开展困难，技术开发也遇到了很大障碍，持续应用老旧的工作设备和技术，拖慢了工作进程，也打击了工作人员的积极性。目前由于没有合理的工作制度，档案管理的工作人员素质参差不齐，直接影响了工作人员的工作热情，专业性不强的工作人员认为档案管理本身就是可有可无的工作，对待工作态度不积极，十分懈怠，工作能力强的工作人员认为当前的设备技术老套过时，工作压力大，自己的努力还不如消极怠工来的舒适，也逐渐丧失工作热情和自信心，导致档案工作的难度再次加大。

二、机关党务档案管理的规范化措施

通过对目前机关党务档案管理工作存在的问题，制定出以下解决方案：

（一）提高机关上层组织对党务档案管理的重视程度。党务档案是重要的文书档案，党务档案的实际管理情况会对整体的档案工作产生影响，这就需要对当前党务档案管理水平进行提升，提升上层领导对于党务档案的认识。有了上级领导的支持，不仅可以鼓舞一直为党务档案管理工作努力的工作人员，也可以得到资金支持，开展工作创新，研发更先进的技术。上层应将档案管理工作纳入考核内容，并积极检查各个机关的党务档案工作进展，及时提出党务档案管理工作存在的问题。上层领导可以专门设立资金项目，奖励给党务档案管理工作开展比较成功的机关部门，激励其开发更优良的技术，辅助工作的实施。

（二）完善党务档案管理工作中需要的技术和设备，做好员工间对接工作。更优良的工作环境不仅可以激发员工的工作热情、提升工作信心，还可以提升工作质量，缩短工作时长，高效完成工作任务。由于党务档案设计范围较广，在管理过程中应对各种来源的档案进行集中整理归纳，避免出现自行管理党务档案的情况。机关部门应专门设立独立的党务档案管理工作办公室，给员工营造一个良好的办公氛围，接待室、档案室、办公室各个部门都独立工作，有条不紊，不仅可以避免工作内容重合，还可以高效完成工作任务，减轻党务档案管理工作人员的工作压力。有档案管理工作人员离职时，部门应保存好该员工的各种联系方式，并及时填补空缺职位，做好员工间对接工作，以免在往后的工作中出现档案衔接不上的情况，当工作中出现上一位员工着手处理的问题时，可以及时联系到该员工，不会出现工作堆置，问题衍生的情况。除此之外，也要尽量利用现代化的信息手段，通过计算机管理党务档案，提升效率和安全性。

（三）定期对党务档案管理工作人员进行技术的培训和工作素质的培养。随着工作技术的不断开发和创新，档案管理工作人员一时间无法快速适应，在每一项技术开发出后，应对档案管理人员进行集中培训，并安排技术讲师，若在今后的工作中出现了问题，档案管理人员可以及时找到快速解决问题的人，不会导致问题积压，或对新技术理解不透彻而引发问题不能及时解决。党务档案管理工作人员的工作素质也同样十分重要。员工应以端正的态度对待工作，尤其是这样一个意义重大的工作，机关部门应对档案管理人员集中培养，积极调动员工工作热情，提升员工自信心，并下发简单的奖惩措施或任务量，可以拢住工作人员，使其专业素养和工作素质同步提升。既培养了档案管理人员的学习意识、竞争意识，又提高了工作人员对档案管理工作的热情和责任心，使党务档案管理快速发展。