机关事业单位档案管理工作问题与对策

2019-11-23济南市科学技术馆陈凤

办公室业务 2019年13期

文/济南市科学技术馆陈凤

在机关事业单位的发展中，其档案记录了人、财、事等诸多内容，是领导决策、工作考核中的重要组成部分，对于机关事业单位而言，在新时期需要积极做好档案管理工作，以此为公共服务提供便利，所以在新时期需要对机关事业单位档案管理的问题进行讨论，并提出解决策略。

一、机关事业单位档案管理所存在的问题

（一）缺乏对档案管理的重视。1.认识上存在误区。部分人员认为档案管理中只有保存好档案，不出现丢失与损坏的现象即可，如此则导致档案管理工作受到影响。2.档案的价值主要体现在使用阶段。正因为没有从本质上认识到档案管理的重要性，且在档案管理中缺乏主观能动性，所采取的档案管理手段比较落后，导致档案整体利用率低下，无法体现出价值与作用。3.档案管理部门未做好档案管理工作的宣传，未形成和谐的工作氛围。据了解，在机关事业单位档案管理部门有少部分人员并非档案专业，在日常工作中只能按部就班工作，因缺乏专业的理论知识，没有对档案的行政作用、传承作业、业务作用加以宣传，进而未形成良好的工作氛围。

（二）缺乏全面的硬件投入。信息时代，计算机与网络技术已经成为机关事业单位档案管理工作中的一部分，但是因为受到资金等因素的影响，导致档案管理受到制约。比如部分机关事业单位的档案室没有配备专门的防火、防盗、防潮等设施，从而导致档案材料出现霉变现象。还有部分档案室的条件比较简陋，没有配备计算机、扫描仪、切纸刀等，所以无法实现档案管理的数字化，严重制约了档案管理的信息化发展。

（三）缺乏完善的档案管理制度。完善的档案管理制度是做好档案管理的前提，但是当前大多数机关事业单位档案管理中并没有制定完善的规章制度，导致档案管理人员无法遵循制度进行工作。比如在档案资料收集中没法按照规定的要求明确收集范围，也没有按照管理细则做好分类保存，长此久往会导致档案管理呈现出混乱局面。即便制定了档案制度，但是在日常工作中也没有遵循制度进行管理，其执行力不严格，随意性比较强，无论是档案的收集、分类、归纳还是后期的保存，均受到影响。

二、机关事业单位档案管理的发展对策

（一）加强对档案管理工作的认识与重视。1.做好档案宣传工作。让每一位人员都能够清楚地认识到档案管理的重要性，扩大档案管理的影响力，在宣传上可以采取全员宣讲，或者借助单位内网进行宣传，如此可在无形之中提高档案管理的整体地位。2.对《档案法》加以宣传。让每一位档案人员都能知法与懂法，进一步增强自身的档案法律意识。3.积极做好档案开发利用工作。这是档案价值的最终体现，不仅要做好档案收集与保管，并且还需要针对实际的情况编制可行的检索工具，满足检索要求。

（二）完善软硬件配置。因为资金投入不足，所以部分单位档案管理的软硬件配置存在缺陷，需要对其加以重视，且各机关事业单位需要严格按照档案室建设的要求与标准，加大资金投入，配备硬件与软件设施，其中在档案室内需要配备打印机、计算机、扫描仪等等，并且还要做好防火、防盗、防潮等工作。如果有条件，还需要配备安全温湿度消毒净化一体智能控制系统以及烟雾感应检测系统等，这样才能为档案的存放创造良好的环境。

（三）制定完善的档案管理制度与工作机制。档案管理工作机制的完善性需要各个部门的共同参与，对此笔者认为机关事业单位需要加强综合档案室的建设，并要根据实际的工作需要配备专业的人员，做好档案收集与整理，形成完整的机构。另外，还需要针对实际的发展情况构建完善的档案管理制度，在档案管理工作的不断推进下，因为制度不完善而导致各类问题的发生，所以需要结合相关的法律法规，构建切实有效的档案管理制度，其中应包括档案归档立卷制度、档案利用制度、档案保密制度、档案销毁制度、档案管理人员工作职责等等，如此才能让每一位档案管理人员明确自己的岗位职责，在日常档案管理中严格按照要求与制度进行工作，实现档案管理的完善性。