大数据时代高职院校档案信息化建设的困境及对策

文/荆州理工职业学院 陈静

最近几年，我国教育部门开始重视职业教育发展，并且制订了一系列的改革政策。国家教育部要求：必须加快职业教育体系发展，以使其能够满足我国广大人民群众的生活需要。为了跟上我国教育部门的改革号召，我国国内的高职院校开始不断进行办学规模的扩展。并且在此基础上，不断建立和完善院校内的各项组织制度。经过一段时间的整改工作，我国高职院校已经形成了新型的档案信息化管理体制。

一、大数据时代高职院校档案信息化建设工作的现状

许多高职院校的成立时间并不算久远，甚至成立仅有几年时间。因此，高职院校内部的各项管理体制还正处于初步建设阶段，并不成熟。故对于高职院校而言，其在档案信息化建设方面存在许多问题。主要表现在：高职院校在档案信息管理方面没有系统的管理制度，并且在进行档案信息化管理时也缺乏具体的实施措施。另外，大多数高职院校在档案信息管理方面，都没有相当清晰的档案信息化管理条例。这样的话，一旦高职院校在档案信息化建设方面出现问题，没有可供参考的管理条例，无法对其进行制度处罚，就会导致高职院校在档案信息化管理方面发展受到制约。

二、大数据时代高职院校档案信息化建设方面存在的问题

当前我国高职院校在档案信息化建设方面存在的问题，主要表现在硬件方面。高职院校的档案信息存储一般需要纸质档案和电子档案同步进行。电子档案只需要储存在计算机设备上就可以完成，但是高职院校内年纪稍大的那一部分管理人员，并不掌握计算机操控这门技术，这对于他们进行档案信息化建设和管理工作来说，是非常不利的。另外，纸质档案需要利用特定的档案库来进行存储。所谓的特定的档案库需要满足以下条件：（1）适宜的温度。（2）干燥的环境。（3）做好蚊虫管理措施。通过调查我们发现，绝大多数高职院校内部的档案库都不能完全满足以上三个条件，这样有关档案信息化管理和建设工作也是无法正常进行下去的。

三、大数据时代高职院校档案信息化建设开发利用方面存在的问题

大数据时代，我国社会最显著的特点就是“信息化”。而高职院校作为我国社会中的教育机构代表，其发展与否将直接决定我国社会的发展状况。然而，随着我国高职院校教育人数的增多，有关高校大学生的个人档案数量也随之增多。这一局势使得我国高职院校内部原有的档案管理体系，已经完全无法维持正常工作运转。这时就需要利用信息化的手段对其进行工作运转推进。但是，高职院校往往在档案信息化建设方面缺乏充足的投入资金，这直接导致其在档案管理方面无法满足实际需求。另外，我国高职院校内没有完善的数据库衔接链，使得其档案室数据库子系统彼此之间无法实现正常衔接。

四、大数据时代高职院校档案信息化管理模式的建立

（一）建立完善的高职院校档案信息化管理制度。在高职院校内部，要想维持该院校在档案管理方面的正常工作状态。首先，要建立完善的高职院校档案信息化管理制度，通过这种标准化建设的方式，来使高职院校的档案管理制度维持科学化、系统化发展。其次，在与时俱进的基础上，引进国外先进的档案信息化管理模式，来促进高职院校档案信息化建设发展。当然在此过程中，还要充分考虑该高职院校档案信息管理与建设方面的实际状况。

（二）建立系统的高职院校档案信息化管理预警。大数据时代，我国在网络信息化方面飞速发展。因此，在对高职院校进行档案信息化管理的同时，还要充分考虑到档案信息的安全存储问题。倘若高职院校大学生的个人信息档案发生泄露，将会给大学生个人，乃至家庭带来巨大的威胁。我们经常还会看到这样的新闻信息：“某某高职院校内部档案信息网络系统，因漏洞问题导致系统瘫痪，大学生档案信息被黑客盗窃”等。因此，为了防止这样的事件出现，高职院校档案管理工作人员，需要建立一个完善的档案信息化管理预警系统，来防止上述问题出现。关于档案信息化管理预警系统的建设，可以从构架档案信息保护系统出发，设置危机预警装置。这样一旦出现系统危机问题，档案管理人员能够立马发现，并且快速做出应对措施。

五、结束语

综上所述，档案信息化管理系统是高职院校档案管理工作方面的核心部分。同时，对高职院校内部档案进行信息化建设，有利于验证该院校的综合活动情况。但是，信息化档案管理具有一定的缺点，如存储档案信息的计算机设备被损坏，那么就无法对其进行修复还原。另外，加强高职院校档案信息化建设，有利于维持该院校教育教学工作的稳定运行，甚至还有可能间接提高高职院校的教育教学水平。