高职院校校友档案收集工作探析

2019-11-23辽宁金融职业学院魏晓琳

办公室业务 2019年13期

文/辽宁金融职业学院魏晓琳

校友档案是高职院校档案的重要组成部分，属于学校的宝贵财务，对于服务和促进学校发展发挥着重要的作用，同时对于校友也有很大的帮助。在高职院校办学越来越重视校友资源的今天，校友档案必将迎来崭新的面貌，对校友档案收集工作也提出了新的要求。新形势下，必须完善校友档案收集工作，为校友档案工作其他环节打下坚实的基础，从而推动高职院校校友档案建设高质量发展，服务于学校建设。

一、校友档案的重要性

校友档案作为高职院校档案的组成部分，近年来发挥的作用越来越显著。校友档案是见证校友与母校情谊的第一手材料，是校友与母校的沟通桥梁，对服务和促进母校发展有着深远的影响。通过建立与开发校友档案可以促进学校硬件设施建设，提升师资队伍建设和科研水平，提高学校的知名度，还可以开展学生思想政治教育，丰富校园文化建设，加强学校内涵建设。校友档案可以服务校友，能够有效地促进高职院校毕业生就业创业，为毕业生提供丰富的就业创业经验和就业资源。同时还可以为毕业生走向社会提供可靠凭证，在校期间产生的学籍档案包括招生录取名册、学籍卡、登记表、学生成绩单等材料可以为校友毕业后走入社会提供依据，如出国留学、参军入伍、办理退休等，都需要提供学籍档案作为可靠凭证。随着时代的进步和发展，高校越来越深入地参与到了社会的发展中，与社会发展的联系也越来越密切。高校除了为社会提供人才、科技、智力等支持外，还因其特有的办学传统、文化精神等，能够有效地促进政治经济文化发展。如2005年连战先生访问大陆，北大特意复制了连站母亲在76年前在燕京大学（北京大学前身）学习的相关档案和照片赠予连站先生作为纪念，以此来表达两岸的友好之情和热切期望和平统一的愿望，此处是校友档案发挥重要政治作用的体现。

二、高职院校校友档案收集工作的现状分析

（一）校友档案收集意识不强。在高职院校中，校友档案工作一直没有得到足够的重视。尽管校友工作近些年越来越受到重视，很多高职院校也成立了校友办这样负责校友工作的工作机构，但是校友档案却没有得到高度重视。许多学校领导没有认识到校友档案的重要作用，在人才配备、制度建设、软硬件条件等方面都比较落后，导致校友档案数量较少、载体单一，甚至很多高职院校还没有开展校友档案管理工作。

（二）从事校友档案的人员不足。在高职院校中，档案工作人员通常一人身兼数职，平时忙于各类档案的归档整理和各种行政工作，没有精力和时间来收集校友档案。虽然现在很多高职院校设立了专门的机构来负责校友工作，但是由于相关人员缺少档案意识和相关的档案知识，工作精力都放在了如何开展校友活动上，忽视了校友档案的收集，没有及时、全面地将各次校友活动的相关材料收集上来，出现了校友活动不少，但是校友档案却寥寥无几不成体系的情况。

（三）校友档案收集内容和方式单一。传统的高职院校校友档案收集方式还是一种被动的方式，等着各院系和相关部门主动上交，内容基本上就是在校生的学籍档案和少数校友返校活动或毕业周年聚会的相关照片等。单一的学籍档案不能全面记录学生在校期间多方面的发展情况，不能综合反映出学生的学习和成长情况。对于已经毕业的校友，由于其分散各地，同时缺少有效的联系手段，很多校友的档案信息难以掌握，校友档案的收集工作难以开展。

（四）校友档案收集工作相关制度不完善。目前，各高职院校对档案一级类目的分类主要依据是《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》，但是这两项规章制度都没有提到校友档案。党群、行政、教学等有明确划分的一级类目档案经过多年的实践和经验总结，在规章制度、管理办法等方面都有一套成熟的体系。校友档案作为一个新的类别，缺少相关的规章制度，没有完善的制度支撑。很多高职院校在制度制定上没有将校友档案纳入到归档范围，甚至没有开展校友档案工作。

三、完善校友档案收集工作的对策

（一）提高校友档案收集意识。1.强化学校领导对校友档案建设的意识。领导的重视是校友档案收集工作的重要支持来源，校友档案在收集的过程中，需要学校多个部门相互配合，如果没有领导的重视和支持，收集工作就会举步维艰。因此应该积极争取学校领导对校友档案的支持，呼吁各个部门配合档案部门收集校友档案。2.要提高校友办工作人员的档案意识。将校友档案收集工作纳入到学校校友办的职责范围，提高校友办工作人员的档案意识，在开展校友活动的同时注意及时收集校友档案。3.提高校友们的归档热情。将档案工作与校友工作紧密结合，充分利用校友活动，积极宣传校友档案，讲解校友档案的重要意义，激发校友们的热情，积极主动地将形成的重要材料归档，促进校友档案的收集。

（二）完善校友档案相关收集制度。只有完善相关制度才能保障收集工作有章可循、顺利开展。一是高职院校应该将校友档案作为一个独立的门类进行管理并制定相应的管理办法，明确校友档案的归档范围和归档具体要求，并纳入相关部门和人员的职责范围。二是对相关人员进行培训和业务指导，提高他们档案意识和业务水平，要求他们及时、全面地收集校友档案。

（三）拓宽校友档案的收集途径。高职院校应该组织专业档案工作人员收集校友档案，最好由专人负责校友档案的收集和管理工作。针对在校生档案收集，可以院系为单位，由兼职档案员或是辅导员、班主任负责。学校档案部门对相关人员进行培训，明确归档范围，要求他们及时、完整地收集本院系学生在校期间的所有个人信息、学籍档案、获奖情况、重要活动的照片视频等资料，并定期移交档案部门，重要的档案可以随时移交。对于毕业校友档案收集，应该利用多种途径，采取多种方式开展。如通过学校论坛、BBS、微信群、QQ群联系各地校友，从而开展档案信息的收集；将档案工作与校友工作有效结合，充分利用校友活动，如利用校庆日邀请校友返校参加校庆，利用同学会、老乡会等活动，宣传校友档案重要性，促进校友档案收集等。

（四）丰富校友档案收集内容。学生学籍档案是高职院校校友档案的主要来源，主要包括学籍卡、成绩单、登记表、奖惩情况、毕业相关材料等基本内容。随着日益丰富多彩的大学学习和生活的到来，单一的学籍档案已经不能全面反映出学生的学习和成长情况，也不能反映出学生的兴趣爱好和特长。所以高职院校校友档案除了收集学籍档案外，应该侧重收集学生的个性化信息。