探析OA办公系统与档案管理系统的数据对接

2019-11-23陕西龙门钢铁有限责任公司李玲

办公室业务 2019年13期

文/ 陕西龙门钢铁有限责任公司李玲

随着企业科学化技术的不断发展，对于以往的公文流转和档案管理而言，目前正在进行大规模的变化，但是因为OA办公和档案管理责任不同，所以双方之间既有着很大的联系性，也有其单独性，在查阅资料时要求由同一个界面完成，由此一来，能够很好地实现多个系统的运行。

一、需要对数据进行自动采集

一般情况下，对于OA中所有已经办理完成的内部数据而言，需要进行发文和传输等多种过程。如果这些信息不进行处理或者不经过程序加工的话，那么这些档案就没有办法转入到档案管理系统里，档案归档时又需进行人工录入、扫描挂接，从而会造成严重的人力、财力的浪费。如果选择把OA系统和档案管理系统的界面结合起来，就能够很好地将OA系统数据直接转换到档案管理系统中去，如此一来，能够节省人力、财力和时间。另外，从技术角度出发，OA系统数据保存在关系数据中会简化流程。这是因为绝大多数档案管理系统是属于关系数据库方式，并且也是直接读取关系数据就即可。因为两个系统数据库的字段不一致，所以就需要把相对应的字段结合起来。而当前OA系统需要从内部入手，重点是将数据库设计模板的底层中读取出来，之后对数据库进行破解，提取有关的字段，最后将其应用到档案管理系统数据库中。

二、对于集中式流程管理

从OA角度出发，其具有的过程分别是收文、发文、阅读等，所以在这种情况下就需要选择使用集中方式过程管理技术，直接把OA和档案管理过程保存在流程管理中心，并与领导审批的界面联系起来，其审批功能还需要直接在OA中展现出来，在这样的情况下，领导完成审批以后，能够防止进入多个界面带来的困扰。因为要想最大限度地实现该功能，包括到OA和档案管理的共同协作，所以需要建立起共同使用的过程控制界面。不仅如此，OA和档案管理过程需要结合为一体，使用者在一个界面中能够控制不同的系统。

三、对于界面部分的数据转换

一是在对档案信息进行管理的时候，需要对档案系统进行转换，这就包括扫描档、各种网络档案档、链接方式直接挂接的档、用OA起草的档、用户编辑档等多界面数据格式，能够根据模块的破解处理直接转换为一个独立的电子档，这样可以直接将其保存在档案管理系统中。二是在对档案进行处理和转换的时候，需要将OA系统范围内处理记录或者是领导审批的电子签名信息直接转换为带有文档格式的档案信息数据库中。三是界面根据两个过程完成：首先，要求结合文档条目相对应地进行转换，换而言之就是目录转换，那么目录在完成以后，相关的档案人员就不需要再进行手工录入。其次，是电子档案在转换完成以后，要求相关的档案人员不需要再次进行扫描。待两个过程完成以后，保存OA系统中的公文信息会直接转换存放到档案系统中，而在这个阶段上要结合档案管理系统的数据统计功能，直接检查出所导入的数据是不是符合界面要求。此外数据库导入完成后，档案管理信息需要进行分类等过程，以此形成相应的查阅。

四、加强OA办公系统与档案管理系统数据连接的措施

（一）有效地划分类型，提升使用效率。现阶段，相关部门需要从实际情况入手，有效地优化文书整理方法，以件为基本的单位，借助计算机系统来实施组盒工作，加强对于档案数据的管理力度。针对数目较多的档案而言，可以使用计算机在全引目录上面进行有效的分类和标记，不过，针对形式比较特殊的文书档案而言，可以直接应用计算机编程程序，将相关数据记录到档案管理信息化系统中，然后进行划分，最后提升档案管理系统中数据的准确性。

（二）做好队伍建设工作，大力增强档案管理人员自身的素质。对于现有的档案管理人员而言，必须严格加强自身的素质化建设，全面提升业务技能。1.引进专业人才。应该从多方面来引进档案管理经验相对丰富并且计算机使用技能高超的人员来实施OA办公系统与档案管理系统数据连接工作，促使工作得以稳定开展。2.定期对档案管理人员进行业务方面的培训。对在职的档案管理人员采取集中化培训的方式来提升档案管理系统操作人员的素质，重点提高计算机、档案信息管理系统等相关软件的操作能力。只有全面提升专业知识和自身素养，那么才能够为OA办公系统与档案管理系统数据连接工作的实施提供有力的保障。

（三）保证纸质文件与电子文件的对应。将OA系统归档的收、发文连同处理单、正文、附件、底稿转入档案管理系统的文件库中，实现文档一体化。（1）电子文件与纸质文件一一对应好，且同一文件共用一个档号。（2）依据年度、档案门类、件号、分类号，系统中自动生成档号。（3）归档的电子文件可自动生成归档章，也可依据字段对应生成归档章内容并打印出。