高校毕业生档案的重要性与人才资源优化

文/山东理工大学档案馆 庞蕾；济南大学数学科学学院 耿婉茹

我国社会已经完全进入了利用知识创造经济和竞争的时代，高水平的专业知识对于一个国家在全球竞争或国内社会竞争中都是重要的一环，人才资源的质量和知识水平上限早已成为国家综合国力之间竞争的重要评判因素之一。如今，大学毕业生越来越受到社会的关注，是一批受过高等教育、具有高等教育理论思维的社会人才，大学毕业生对国家建设和社会发展具有重要意义。大学生毕业与社会贡献之间有着重要的联系，即高校毕业生人事档案的相关管理。事实上，高校毕业生档案的重要性及其合理安排和管理正变得越来越重要，高校毕业生每年都是国家和社会最重要的人力资源。毕业后档案的整理和管理与高校毕业生尽快进入社会的能力有着直接的联系，但在实践中与高校毕业生有关的档案工作存在一些缺陷。根据相关数据统计，全国各地的高等学府每年的毕业学生人数呈现快速增长的趋势，导致毕业生就业难度越来越高和就业压力越来越大，高校毕业生的档案及其保护管理工作也就显得越来越重要，同时实现对高校毕业生档案的相关工作的高效化也越来越难。高校及高校毕业生的人事档案是国家重要的信息资源，是高校核心竞争力的重要组成部分。高校人事档案信息资源的开发利用，可以实现和增加高校人事档案信息资源的内在价值。但是，目前我国高校人事档案的开发利用还面临观念陈旧、管理体制落后、基础工作薄弱等制约因素，有必要进一步解放思想，创新管理体制。积极探索电子档案建设等新的开发利用模式，实现高校人事档案信息源的社会共享，从而通过对高校毕业生档案的有效管理实现人才资源高效利用和人才资源的优化。本文基于国内目前高校毕业生档案管理的实践情况，结合相关理论和文献，对当前的高校毕业生档案重要性，从而通过档案的有效管理实现人才资源优化等几个方面进行探讨。

一、高校毕业生档案的重要性

实际上，不仅仅是国内有一部分高等学府对学生的档案缺乏重视，很多地区的在校大学生自己也缺乏对即将毕业之时的档案缺乏正确的认知和意识，甚至无法分辨学籍档案和人事档案的异同之处。加上国内有些高校的档案管理部门对于其麾下学生档案的建立和归属分配没有建立科学和统一的标准和机制，使得这些学子在毕业之后，在其毕业生档案的投递和调转的过程中缺乏规范和标准化的工作机制，从而导致一些高校毕业生的档案不能及时使用，为学校的形象和学生个人未来的工作和生活都带来了一定程度的困扰和伤害，因而高校毕业生的档案需要受到从学校到学校相关工作人员到高等学校学子个人的珍视。

（一）与高校毕业生自身利益密切相关。高校毕业生的人事档案，也可被称为学籍档案，是高校学生毕业离开校园后，进入社会工作生活和竞争中不可遗漏的一份文件。该档案将学生整个学习生涯及其过程记录下来，并且需要通过毕业典礼发放，然后将学生登记档案转到用人单位，或人事档案存储部门或人事代理机构，并转换为人事档案。高校毕业生的档案是一名踏出大学校园大学生的本人学习经历、德育教育和各项能力水平最好的实质性的证明，也是评判一名毕业学生的个人学历、经历等信息的重要依据。此外，在高校毕业生未来的评定职称、结算累计工龄和养老保险等各项关乎自身福利和津贴水平的各项活动都与高校毕业生的档案息息相关，可以说，如果大学毕业生缺少了这份重要纸质文件和证明，那么上文提到的任何活动对于高校毕业生来说都寸步难行，因此高校毕业生的档案关系到毕业生的切身利益，如果能够保护与管理得当，那么这份档案对于大学毕业生未来的发展和个人工作生活都会起到重要的作用。

（二）侧面体现高校的对外形象。企业单位往往会将一所高校的办事质量效率与思维方式与其培养出来的高校毕业生联系起来，会认为从这所学校出来的毕业生的思维模式和工作办事能力与学校如出一辙，这样在某种程度上会大大影响高等学府中人才资源的优化配置与其在社会中的利用。对毕业生来说，有秩序的档案管理可以使他们认识到学校是以人为本的，一切都是为了实现学校在各个环节中的人性化以及人性化地为学生服务。对于在此高校进行招聘的企业单位而言，在招聘和选用该所高等学府的学生后，需要与高校以及毕业生的档案管理的机构和工作人员进行接触，在双方关于高校毕业生档案对接的沟通中，可以深深感受到学校为学生服务，服务于社会发展理念，提升自己在社会中的形象。展现自己的风度，积累最具活力的无形竞争力。

（三）利于用人单位人才资源利用工作的开展。众所周知，大学毕业生档案是非常官方且不容置疑的，具有一定的权威性，在高校毕业生的就业过程中，人力资源管理者会通过其档案考察和询问其政治觉悟。在正式采用之前，需要检查高校毕业生的档案。雇主在不同阶段清楚了解学生的具体情况和成就、个人学习、工作和其他方面。因此，有一份详细而具体的毕业生档案，可使雇主更全面地了解毕业生以往的学习经验和工作情况，以及他们是否会根据视察或政治考试的结果而受雇。因此，毕业生档案的“质量”是雇主招聘毕业生时难以评估的条件。

二、毕业生档案及其管理作用的现状和问题

（一）学生档案的重要性认知度低。此外，还有很多毕业生将档案拿到手后会在不事先进行了解的前提下，自行拆开自己的档案查看，从而导致自己的档案失效的后果，实际上除了相关部门和政府，任何人包括毕业生自己都没有在无授权和允许的情况下将档案打开的权力。也有毕业对于档案究竟应该存放在哪里的概念模糊不清，未经询问和了解就将自己的毕业生档案存放在私人住所处，用时却找不到了。

（二）高校毕业生档案管理工作不规范。大学毕业生的档案管理系统并不完善，管理部门不结合当地条件，形成自己的实践规则和制度。收到的毕业生档案仅由学校编号这些不规范的操作导致文件内容不完整，管理混乱，档案材料丢失等问题。拉低了人事档案管理的严重性和人事档案工作的效率。

（三）高校毕业生档案的管理工作效率不高。目前，大多数地区的高校的大学生人事档案和高校毕业生的管理都是人工完成的。然而手动操作效率低下的问题迫切需要解决，计算机的应用还没有得到充分的推广。即使文件管理单元功能投入计算机使用中，而且管理员工只使用计算机进行简单的检索工作，也没有发挥计算机的作用。使计算机空闲并浪费电子文档的文件管理功能。

三、改善毕业生档案管理问题和人才资源优化的对策

（一）培养和加强高校毕业生对其档案重要性的认识。对于学校，学生需要在职业规划教育中引入档案管理意识，推广国家颁发的相关规范和文件，用于高校毕业生的档案管理，加深学生对档案管理的理解。此外，学校可以通过举例的方式罗列出相关文件管理的示例，以便学生能够更好地理解文件存储方法和注意事项，并通过上述方法更好地理解文件管理。与此同时，它对未来的就业和未来工作生活和竞争有着非常重要的影响。人事档案是反映校友整体素质的重要方面，是雇主选拔人才的重要依据，也是大学生和高校毕业生对自己自身定位的重要参考。

（二）实现对高校毕业生档案的科学化管理。加强和改进高校毕业生档案管理，首先要加强高校学生对档案重要性的认识。实现高校毕业生档案的规范化形式和科学化管理，使高校毕业生档案发挥应有的作用。对于我国一些高校毕业生和大学生档案管理效率低下、管理不规范的高校，首先要按照有关规定，制定完整的档案内容，记录在每个大学生的档案中。不应再增加和遗漏，使毕业生的档案更加完整和充实。在毕业生档案内容记录中，应合理地考虑理论知识学习与实践记录中的文字笔墨等因素，尽可能准确、客观地描述学生在大学期间的学习经历和实践。

（三）推进档案管理信息化管理，提高档案管理效率。各所高校的档案管理部门要牢牢把握档案人力资源的建设和分配，优化高校毕业生档案管理机制和体系，同时加强和改善对高校内负责高校毕业生档案相关工作的工作人员的培训，提高在高校毕业生的档案管理和相关工作人员环节的综合素质和能力。素质培养推进大学生档案电子化管理。建立学生档案数据库，记录学生在学校的发展情况，有利于各部门协调工作，共同完成学生基本状况的相关记录工作。此外要实现高效化的高校毕业生的档案管理，要对不同毕业生档案进行有规律可循的归类整理，这样能够方便学校工作人员对于高校毕业生档案的调取和查询，从而减少工作中耗费的实践，从而提高了对高校毕业生的档案的相关管理工作的效率和水平。

四、结语

高校毕业生的档案管理和相关工作不容忽视，随着我国国内高校毕业生数量越来越多，应该加强高等学府、学子以及社会各界对于高校毕业生档案的重要性的认知，并且基于目前部分高校在高校毕业生档案管理工作中的实践情况，深入发现和分析问题，使得高校毕业生档案管理工作更上升一个高度，从而通过有效更新高校毕业生档案管理工作，实现对我国高校毕业生这一批批优秀的人才资源的高效开发和优化利用。