新医改背景下医院档案管理研究

2019-11-23济南市第二妇幼保健院张燕

办公室业务 2019年21期

文/济南市第二妇幼保健院张燕

医院档案主要涵盖行政管理档案、患者病历档案、科研成果档案、人力资源档案、声音影像档案以及实物档案等，医院档案覆盖范围广，涉及领域多，为医院开展医疗诊断、临床医学、教学研究、科技研发等活动提供了真实、确凿的数据文字声像信息。随着信息技术的推广普及，医院档案管理也建立了信息化管理系统，将纸质档案、实物档案、电子档案有机融合到一起，成为医院正常开展各项业务与工作的坚强后盾。

一、新医改背景下医院档案管理存在的问题

（一）管理流于形式，职业素养不高。医院的经营宗旨是“治病救人”，长久以来，这一理念根深蒂固，尤其对医院决策层领导来说，受到这种理念的影响，将关注焦点全部集中在医疗诊治等与患者利益息息相关的业务上面，完全忽略了医院档案管理的重要性。尤其在新医改方案出台后，医院档案涵盖的内容进一步扩充，档案管理岗位原本缺少人力资源，甚至有的医院并未设置专职的档案管理员，在这种形势之下，医院的档案管理工作形同虚设，档案丢失、档案不全、档案层次混乱等现象时有发生，严重制约了各项工作的正常展开。究其根源有三，其一是领导重视程度不高；其二是档案管理人员职业素质偏低；其三是各部门各科室的档案报送人员缺失主观能动性，该上报的档案不上报，该存档的档案不存档，导致档案内容衔接不畅。

（二）奖惩机制不健全，建档意识不主动。虽然医院建立了档案管理机制，在管理人员的岗位职责权限、档案管理流程等方面作了明确规定，但是，制度在执行过程中，基层档案管理人员往往持有“上有政策，下有对策”的心态，制度规定成为一纸空文，管理人员我行我素，随意性强，认为档案管理与其他业务部门及医疗科室的工作相比，意义不大，价值甚微，长此以往，就形成一种固化的习惯，作风懒散，严重缺乏主观管理意识。究其原因，主要是由于档案管理机制当中缺少实质性的奖惩机制，处罚力度轻，效果不明显，部分档案管理人员好了伤疤忘了疼，同样的错误依然频频出现。而对于医疗科室来说，医护人员往往以工作繁忙、业务繁重为理由，对科室内部的病历资料以及日常诊断资料迟迟不建档、不归档，档案的利用价值也被贬值。

（三）专业人才缺失，管理漏洞频出。目前，国内各个高等院校的档案学专业门可罗雀，报考这一专业的学生数量越来越少，因此，档案管理的专业人才也少之又少，多数医院的档案管理人员都由非专业人员来担任，甚至一部管理人员是由其他行政岗位转岗而来，欠缺档案管理专业知识，管理意识淡薄，工作流程没有创新，完全效仿上一任管理人员，导致管理过程中，频频暴露管理漏洞与问题，严重阻碍了医院科学化、规范化管理进程。

（四）政策落实不到位，培训体系不完善。新医改方案实施以来，部分医院往往只组织上层管理者以及一些中层管理人员参加政策宣贯培训，而基层档案管理人员对新医改方案内容不甚了解，对方案中涉及医院改革条款知之不多，因此，档案管理人员在实际工作当中依然用老脑筋、老眼光、老路子、老思想开展各项工作，工作方式过于守旧，与现行的医院档案管理机制不相匹配，甚至发生严重冲突和矛盾。此外，档案管理人员需要经常性更新知识，但是，由于医院各级领导的工作侧重点产生偏差，针对档案管理人员，并未建立一个系统完善的内部培训体系，尤其是一些新上岗的管理人员，不能快速进入到工作角色，导致档案交接工作出现严重的人为失误，档案信息丢失的情况屡见不鲜。

二、新医改背景下提升医院档案管理水平的有效策略

（一）及时转变思想观念，完善档案管理制度。新医改背景下，医疗卫生机构的运行机制更加健全，传统的管理模式、管理方法已经与现行的管理机制严重脱节，尤其是档案管理工作，它所承载的发展使命更加艰巨，体现的固有价值全面增值，这就要求医院各级领导应立足医院发展实际，跟上时代发展潮流，及时转变思想观念，将档案管理等基础性工作纳入到企业发展大局工作计划当中，从制度制订与执行源头抓起，建立院长、各科室负责人、档案管理员三级负责的档案管理崭新格局。运用精细化管理理念，将管理工作细化到每一个点、每一条线、每一个面，大到档案分类，小到保存期限，都要兼顾。同时，各科室负责人应起到正向带头作用，向科室内部各岗位人员宣贯医院档案的重要性，切实将档案管理工作做全面、做具体、做精细。

（二）加大奖惩力度，建立考核机制。制度化管理使医院在开展各项工作时有法可依、有章可循，但是，医院在制订档案管理制度时，必须结合档案管理的实际情况，不得凭空说大话、说套话、说白话，要做实事、讲实效、重实际，制度内容以档案分类、档案责任部门、档案内容、档案保管时限、档案借阅规定为主，同时，为了确保制度的可行性，使管理制度更具权威性与说服力，档案管理的直属领导应建立工作考核机制，将管理人员的工作绩效与职称评定、职位晋升挂钩。如果在年度或者季度考核中，档案管理人员考核成绩过低，医院各级领导应遵循“能者上、平者让、庸者下”的原则，实行末位淘汰制，给一些管理意识超前、主人翁责任感强、专业管理技能水平高的优秀管理人员创造一个施展个人才华的机会，开辟医院档案管理工作的崭新格局。

（三）增加硬件设施投入，优化档案管理流程。高速发展的信息技术，给医院档案管理工作提供了诸多便捷服务，传统的纸质档案数量明显减少，电子档案的数量不断攀升，这不但减少了档案工作人员的工作量，同时，也提高了工作效率，为了医院节省了大量人力资源和经费。但是，由于医院每天产生的数据信息以及各种类型的档案资料较多，现有的硬件设施与工作量发生冲突，这就要求医院必须进一步加大档案管理工作的硬件投入力度，比如打印机、扫描仪、数码设备、刻录仪等，对原有的设备进行清点和检查，如果发现设备过于陈旧，无法满足正常的工作需要，医院应及时予以更新换代，为档案管理工作的高效运转提供坚实的硬件保障。除此之外，医院各科室应借助于互联网平台、内部局域网报送科室的档案资料，彻底结束过去上下楼、跑断腿的时代。由于医院档案具有较高保密密级，因此，各科室在传输与共享档案资料时，应设置登录访问权限，禁止外人查看，确保医院档案的安全性。

（四）增加培训教育频次，体现档案服务价值。人才培养是医院管理的第一要务，医院应结合档案管理人员的岗位职责制订科学完善的内部培训机制，保证每年至少进行两次专业知识培训，将档案管理的基础知识、新医改方案的主要内容、档案管理人员的职业素养纳入到培训计划当中，使管理人员树立高度的主人翁责任意识与危机意识，只有通过不断学习，才能成为医院的骨干力量代表，才能实现个人的职业规划。在人才招聘方面，医院应借助于互联网、高等院校以及社会各方力量，广开渠道，广纳贤才、良才，充实档案管理岗位，提升档案管理水平。此外，在新医改背景下，医院档案的价值与功能也发生了质的转变，过去，医院档案往往只用于医学研究以及临床诊断参考，应用范围狭窄，档案无法发挥最大化价值。因此，医院应进一步拓展档案资料的应用渠道，通过建立网络资源数据库的形式，使医院各科室的管理人员以及医护人员能够第一时间查寻到相关的资源信息，以丰富自身的学识。同时，患者也可以通过网络客户端查询到相关的病历信息，为早日治愈疾病保驾护航。