信息时代电力企业电子档案管理探讨

2019-11-23神华国能集团有限公司重庆发电厂郑艳

办公室业务 2019年21期

文/神华国能集团有限公司重庆发电厂郑艳

随着信息技术的飞速发展，人类已经进入了信息化时代。在此形势下，电力企业应该注重加快信息化改革与建设步伐，将信息引入档案管理工作中。一方面，弥补传统档案管理工作中的不足，使得档案管理流程更加简便，管理工作效率更高；另一方面，为内部整体工作的信息化发展，奠定良好的基础。但在实践工作中，电力企业如何推进档案管理工作的电子化、信息化发展，成为重点思考的问题。

一、电力企业档案管理中存在的主要问题

围绕电力企业目前的档案管理工作状况展开分析，可发现：受信息化大背景的影响，部分企业已经开始重视信息化管理模式的建设，并且初步实现了档案管理工作的信息化发展。但整体而言，电力企业档案管理工作还存在诸多问题，具体如下：

（一）档案管理工作受重视程度不足。相关调查数据结果显示：很多电力企业在开展内部管理工作的过程中，都未给予档案管理工作足够的重视。不少电力企业管理者认为：档案管理是一项简单的文字工作，对企业的经营效益不会产生重大影响。受这种认知偏差的影响，这些电力企业的管理者都忽视了对档案管理工作的资金投入和制度建设，造成内部档案管理工作存在管理混乱、环境过差、方法单一和效率低下等问题。

（二）档案管理工作信息化建设力度不够。档案信息化、电子化管理，是企业提升档案管理工作水平的必然要求。但事实上，我国电力企业普遍存在档案管理工作信息化建设力度不够的问题，具体表现在以下几方面：一是电力企业管理者不重视档案管理工作，导致档案管理硬件配套设施不完善。二是我国电力企业将信息化技术引入档案管理工作中的时间比较晚，经验不足。三是相关的实施细则不够明确。四是档案信息资源未得到有效发挥。即便部分电力企业在行业或上级要求投入大量资金实现了档案数字化、电子化管理之后，却未重视进一步加强管理，也未重视对档案管理人员的培训，档案管理信息化水平仍然偏低。

（三）档案管理人员专业素质水平偏低。目前，不少电力企业内部存在档案管理工作不受重视的问题，导致很多电力企业档案管理人员存在兼职担任的问题，即使是全职的档案管理人员，也非档案管理专业人才，这样就带来电力企业档案管理人员整体专业素质水平偏低的问题。具体表现在：很多档案管理人员只懂得对档案进行简单的分类和整理，无法将档案的价值充分发挥出来；部分电力企业虽然引进了数字化档案管理设施，但由于缺乏高素质的档案管理人才，无法充分利用硬件设备。事实上，对于电力企业而言，档案管理是一项非常重要的工作。高质量的档案管理工作能够为企业带来规范化、标准化的管理并创造内外部的经济和社会价值；同时也能够从内部挖掘出高素质的人才，并为这些人才提供发挥个人价值的机会，促进企业获得进一步的发展。

二、信息时代电力企业电子档案管理策略

（一）简化和重构档案管理工作流程。在电子信息化时代，电力企业档案管理工作应该与先进的信息技术相结合。具体而言，电力企业需要借助信息化技术进行优化和重构档案管理工作流程，并对档案管理工作进行细分。具体工作时要注意以下几点：一是明确档案接收时间和标准格式。二是明确档案电子化保存形式。三是在开发利用档案资源的同时，需要对档案应用形式和具体的应用范围做出明确的规定。四是明确电子化档案建设标准和操作要求，确保电子档案管理工作符合基本要求。

（二）有效整合档案信息资源。在推进档案管理工作电子化、信息化发展的过程中，电力企业应该注重整合内部已有的档案信息资源，将档案的价值充分发挥出来，让档案信息资源为企业的进一步发展助力。首先，电力企业应该引入电子信息档案管理系统，将传统纸质档案信息录入到电子档案信息管理系统中，实现对档案信息的电子化管理。一方面减少传统人工管理档案的工作量，另一方面提升档案信息管理工作效率。其次，基于不同工程项目的特征，全面搜集工程档案数据信息，实现工程信息与人员档案信息的有效对接，并以此对档案信息进行及时更新。再次，针对超过保管期限的档案资料建立预警机制，并及时清理过时的档案信息。最后，针对重要的档案信息，还要做好电子数据备份工作，防止重要数据丢失。

（三）加强档案管理队伍建设。在电子信息时代，电力企业要推动内部档案管理工作的电子化、信息化发展，就需要注重对高素质档案管理队伍的建设：一方面，通过对档案管理队伍结构的优化，充分发挥档案管理人员的作用；另一方面，通过组织档案管理人员参加专业技术培训工作，提升档案管理队伍的整体素质水平。作为电力企业的档案管理工作人员，应该本着与时俱进的原则，不断学习最新的电子档案管理技术和专业性的管理知识，提升自己的业务能力；而电力企业管理者要为电力档案管理人员提供参加专业技术培训的机会，促使他们在不断的实践学习活动中，掌握档案管理相关知识，包括档案学知识、文书学知识、信息应用技术相关知识等等。此外，企业还可以定期组织内部档案管理工作人员开展经验交谈会，引导他们展开密切的合作与交流，为提高电子档案管理的工作效率奠定良好的基础。