煤矿档案管理工作的现状及对策

文/山东东山新驿煤矿有限公司行政办公室 李艳梅

档案作为一种很有价值的信息呈现形式，保留了各种与事件直接相关的数据，是人们能对该事件进一步分析的直接参考资料。运用到煤矿产业中，档案管理也是一项重要的辅助工作，可以帮助煤矿建档的完成，更重要的是可以帮助整个煤矿开发项目的施行。现在越来越多的煤矿建造工作者重视煤矿档案管理工作，存在一些有代表性的相关文献可供参考。

一、煤矿档案管理的内容

煤矿开发是一项浩大的工程，工作背景特点鲜明，开发需要消耗大量的财力、物力、人力以及时间，工程技术难度极高。因此，需要建立档案来辅助煤矿开发工作的顺利完成。建档工作人员需要从煤矿探测开始记录，到后来的开矿工作直至煤炭彻底加工完成，梳理和保存所有相关的数据。不仅包括该煤矿开采工作的技术记录，更是煤矿工作人员劳动的结晶，具有极高的参考作用。值得注意的是，档案管理人员在项目施工结束之后需要对煤矿开采的情况进行验收，这个过程是容易被忽视，但也是档案管理人员必须要做的工作，但在实际项目中这项工作往往被忽视。基于煤矿工程的特点，建档工作是极其不易的。整个煤矿生产链是庞大的，我们在建档的时候要考虑多方面的内容，但各个部分又不连贯，因此会根据不同分支的独特性，建立有针对性的档案。

二、煤矿档案管理的现状

查找一手煤矿档案资料，我们发现，现今国内各煤矿开采项目的档案建立都不完善，档案所提供的数据不完整，有的甚至不满足归档要求，参考价值不大。调查分析，我国煤矿档案管理工作质量不达标是以下几个方面的原因：首先在于观念，煤矿是一项实实在在的工作，我们把大量的重心放在实际开发过程中，很务实地重视开矿，很少甚至没有在档案建立这种文字性工作上面投入人力物力。建档人员的素质达不到要求，缺乏足够的专业性，在建档时敷衍了事。再加上重视程度不够，没有监察机制对档案管理工作进行监督，档案管理工作自然不能高质量完成。在档案保存时还有一个重要的问题，即档案保护措施。管理人员缺乏保密思想，导致信息泄露，尤其在现在这个网络极度发达的时代，档案信息如果不严格地保护，被有心人盗窃是防不胜防的。其次在于档案涵盖的内容不满，没有实际按照要求，将煤矿开采的每一步记录在案。收集的资料可信度不高，档案并不是第一手数据很多都是复印件形式，这样的资料本质上可以认为是无效的。而即使在资料有效性好的前提下，现有的档案还存在着不够全面、信息杂乱的问题。记录人员没有规律和分类意识，档案管理人员也只是粗糙地将所有信息统合，完全没有科学分类和整理总结意识，导致其他人查看时非常不便。记录好的档案数据不可避免会被外借查看，但在借入借出的过程中不可忽视数据信息的缺失，而实际情况确实如此。相关的档案管理者素质不够，不能完整地保存所记录的数据。当然档案管理的工作环境也影响着档案管理工作的质量，很多档案管理设备陈旧，不能紧跟科学时代的脚步。再者就是档案管理内容跟项目开采进程步调不一致，普遍的现象是煤矿工作进行到中期时负责人才意识到需要进行档案管理。在这种情况下，建档工作没有事先充足的准备过程便直接随意记录，不能实现对项目过程有良好参考作用的效果。

三、煤矿档案管理的改进措施

（一）重视程度。需要明确档案管理工作的重要作用，将此工作放入整个煤矿开采工作的重要项目中安排，项目管理人员不能只把精力放在矿产施工现场。重视不够的直接体现是在资金、人员及设备等方面的资源匮乏，财务部门应该要同等地对待开采项目和建档项目，满足档案管理工作的需要，投入足够的经济资源帮助管理工作正常运行。

（二）制度化。注意提高档案管理工作的效率。没有规矩不成方圆，项目负责人需要针对自己所进行的项目理顺开采流程及各个小项目之间的关系制定出完善的煤矿管理工作制度，作为管理工作的指南，一切工作都依照制度行事。包括档案收集、档案分类、档案整合。整个档案管理工作分步进行，每个步骤对应一个小部门，各个部门也要相互理清关系，相互协作。此外，需要另设监督机构来对每一步工作进行审核，在保证每项工作质量达标的前提下提高管理工作的效率。而制度并不是一成不变的，它作为一个主要参考，实际过程中遇到的问题再针对性的调整，形成一种活跃的体制。

（三）信息化。在信息爆炸的时代，任何工作都需要拥有创新精神，档案管理也不例外，档案管理工作需要有质的改进。档案管理工作应该从以前纸质记录的习惯中走出来，加入信息化的浪潮，建立网上档案。建档人员要深刻了解煤矿开采行业的最新动态，用创新和灵活的理念，从信息勘测开始，每一步都科学记录网上留档，保证所记录的是符合当前煤矿技术要求的档案信息。当然，相应的工作设备也需要更新换代来支持信息化管理工作的顺利完成。此外，维护网络信息安全也是一项重要的工作，档案建立以后的保存与保护工作需要有专业的团队进行跟进，以确保资料信息的安全性。

（四）专业化。现在煤矿档案管理人员的文化水平都很有限，我们需要寻找业务能力足够的专业档案管理团队进行工作。档案管理工作需要有高素质的专业人员进行系统完善的指导。国家应大力培养各专业的高级技术人才，我国目前的煤矿建档人员的水平都不高，极少数人可以满足多元化煤矿开采项目档案管理工作的要求，档案建立管理形式单一，当项目实施出现问题或变动时，不能及时调整档案形式。在这个渴求人才的时代，任何工作的圆满完成都依赖于工作的人。档案管理这个耗时长专业技术高的项目更需要素质高的人来做，管理者需要制定切实到位的培训方案，让管理人员更专业化，更有针对性。整个档案管理工作涉及的人员比较多，项目管理者需要调动大家工作的积极性。对每个人的专业方向有所把握，将其安排在最合适的工作岗位。必要时，需要请一些专家学者进行实地教学，或是不惜重金聘请其参与项目中。

四、总结语

综上所述，煤矿行业的发展和壮大，不可忽视档案管理潜移默化的影响。在进行煤矿开采时，项目负责人需要正确对待档案管理工作，投入充分的经济资源，找到优秀专业的管理团队以科学创新的思维进行档案建立工作。本文给出一些有效的建议来完善现存的档案管理工作，但纸上得来终觉浅，希望相关企业和部门能在实际中总结经验，共同协作顺利完成煤矿的档案管理工作，为我国煤矿行业的发展出谋划策。