档案管理归档整理分类技巧初探

文/陕西省中医医院 贾婧

随着我国档案管理系统逐渐向现代化方向发展并不断地与时俱进，档案管理的研究也成了一项新时代的新型研究课题。其历届文本中与档案事业相关的部分具有内容丰富化、档案价值凸显化和体系完善化的特点，在其影响下，档案管理体制逐步建立，档案公共服务能力逐渐提升。其实在古代，我国地大物博的时代就已经能够将庞大杂乱的信息逐层进行整理管理。但随着科学技术发展越来越迅速，信息内容的激增，和早先经历的一些困难，致使我们的信息系统不论是内容还是管理方面都出现了一定的断层。在社会各个阶层，不同领域的巨大需求下，我国不断进行先进的学习，从资源管理方面培养专业人才做起，不断地在重视信息的维护管理，而这其中最常用的方法就是对信息进行分类转化为对应的档案管理，使繁杂的数据和信息得到保护，随时在需要的时候可以迅速调用。培养人才的同时，我国在档案管理方面还在进行着不断的改革和更高效的创新，对其的研究也在不断地深入，对其设备的需求也在不断地完善当中。本文中将对归档整理这一环节进行初步的了解和探讨，重点研究更适合新时代档案管理的归档整理分类技巧。

一、档案管理中归档环节的简要分析

（一）基本概念。档案管理中的归档是指，将档案中的内容以“件”为单位，对其进行从文到档案的转化的过程。这一环节，是档案管理的第一步，是档案产生的源头，所以称之为归档。既为第一步，归档对于档案管理的重大意义不言而喻，作为开端，归档这一步应该将错误率降到最低，才能使整个档案管理的过程更加流畅以便对于之后档案的查询更为高效快捷。归档的合理性安排是非常重要的，这对今后的查找和利用是非常关键的，我们只有将归档的环节充分重视好，才能将整个档案管理的环节循序渐进完成和细节化。

（二）基本原则。首先，归档作为开端，它的原则也更为严格，需要更加高要求地执行此项工作步骤，其基本原则便是整理分类的精准性，归档的精准性决定了归档之后的档案管理工作能否更加顺利地完成，这也是对信息档案保护的重要原则。只有精准地完成归档工作，档案的管理才能更加便于管理以及便于信息查询。其次，是整理分类的规范性，归档工作需要极为严格的规范操作，确保信息档案的完整性和类别的统一性，在归档的整理分类时，规范每一步整理和信息的分类，运用好不同形式的归档方法才能更好地进行信息和数据的分析。最后，是归档的严肃性，归档工作看似枯燥乏味，不断进行重复的工作，但归档是严肃的，在进行整理和分类时要认真对待每一件档案，因为很有可能正在整理分类的这份档案就是对某个领域有着重大作用的信息，所以在归档的过程中要时刻保持严肃性。同时在归档的过程中一定要注意认真仔细，归档规范的情况必须是严谨的，这样才对今后的取档和查看档案提供了便利条件，否则归档也是毫无意义的，杂乱无章的归档和未进行归档概念是相同的。

（三）注意事项。在整个档案管理的流程中，归档只是第一，它是建造整个信息系统的第一步，所以在重视整个档案建立的过程中，也不能忽视归档的系统化操作，它需要遵守精准性、规范性等原则，但并不意味着整个归档过程中可以忽视效率。所以归档一环节的精简也尤为重要，归档的环节不是繁琐的内容的重复，我们应该认识到要从归档的环节中，进行创新和效率的提升，我们要寻找各种方式将归档的环节精简化和提效化，从而使得整个档案系统的建立达到资源效率的最优化，为资源管理提供更加高效的使用通道。

二、归档整理分类的技巧

（一）整理程序为基准。由于档案信息具有分散、庞大、繁杂等特点，所以在归档整理分类时，建立相对应的整理程序尤为重要。程序一定要适应整理档案人员的实际，也一定要经过实验，符合整理程序，并且能够高效地完成归档整理。我们可以将要归档的信息档案按照其特征进行划分，例如，档案的性质、种类、所属部门、类型等特征做好首次信息的划分，这样首次划分能将档案的大类划分好，并且将档案的所属性质和大致内容划分结束。文件的构成要素，所属要素不同，可以进行不同门类的区分，建立这样的初级整理划分程序，有利于之后的工作更加高效进行，这是我们归档工作的前提，也是我们期间的重要环节。对于不一样的档案管理采用不同的整理程序，一一对应其整理内容，将使得整理过程中的思路更加清晰，也会简化一定的步骤。

（二）电子与纸质档案采用不同的整理分类方法。随着我国经济的不断发展，我们的科技也在逐渐地提升，在科技发展的过程中，档案归类整理也能将科技的成果运用进去，电子科技的普及也使电子档案不断的渗入到档案管理中，现如今，大部分档案管理部门对档案管理还是采用纸质版登记，人工摆放和寻找，这样的管理不仅降低了工作效率，还耗费了人力、物力、财力，在教育人事档案管理方面，我们可以借鉴现如今档案管理方案，利用电子化档案自动升降柜和电子化管理系统，让管理变得有序和规范化，采用现电子文件“电子化归档”和电子档案“电子化管理”的概念逐渐浮现，电子档案同纸质档案一样成了现代化的档案管理的承载媒介。我们不得不承认的是，电子档案更加的接近我们当前的生活，也越来越符合我们现代的节奏。不同于传统的纸质档案，电子档案在查询和录入方面更加快捷，极大减少了在人力方面的投入，而这一方法也在不断地更新与普及当中。纸质档案归档的方法依旧按照传统使用人力资源进行归档，只是随着档案管理的不断研究进行了一定有限的程度上的简化。而电子档案却更加节省人力和时间资源，可以更好地贯彻归档的精准性、规范性原则。与此同时，服务于电子档案的归档软件也在不断地开发和更新，相关人员的技术培训和学习也是必不可少的。

（三）细分技巧。细分技巧是指，分级别、分轻重、分类别进行整理分类，档案的管理也是有上下级，轻重缓急之分的，我们首先就要分清楚档案的轻重缓急和档案的细化条例，面对繁杂的体系，各个部门应该处理好自己级别的归档，以免造成工作重复或是缺失，降低整个档案系统的断层或是失误。归档工作即使纷繁复杂，但是针对细分的技巧也不是无章可循，我们首先要明确细分的原则，并且细细品读，将细分的原则熟记于心，这是我们进行档案细分的重要手段，也是我们不断将档案归整清楚的重要原因。同时应该本着先重后轻的原则进行归档的整理分类，将重要的档案管理放在首位，明确对应主体的需求判断轻重之分，使效率最大化。对于档案的分门别类也是归档的重要环节，细致的分门别类有利于提高整个档案系统的质量和整理分类的效率。我们能按照大类别的区分后，再进行小类别的划分，如果还是过于冗杂，我们还可以进行更加深一层次的划分，从细节之处入手，将归档工作更加细致化和简便化。

三、小结

在档案管理中，归档作为重要的第一步，它的整理分类技巧值得更深次地研究，本文中只是进行简短的初步探索，而现阶段的整个档案管理系统还需要不断地更新和完善，建构起更加高效的系统，而对归档的不断研究也将有利于档案管理的技术性变革。档案管理数字化不仅仅是对科技的利用，更是增加了档案管理的快捷性、便捷性，让档案管理不再是一个个繁琐的流程，避免档案的损毁，保证档案管理的安全性。