数字档案管理中存在的问题与对策

2019-11-23朔州市朔城区档案馆朱双梅

办公室业务 2019年21期

文/朔州市朔城区档案馆朱双梅

现阶段，随着各行业改革、发展不断深入，以及科学技术不断发展，档案管理也是日渐趋向数字化发展与建设方向，数字化管理取代了传统的档案管理模式，并大行其道。最初的档案管理通常采用纸质档案管理方式，而随着计算机科学技术与网络通信技术的发展与应用，数字化档案管理模式优势逐渐显现，不但取代了纸质管理模式，更是成了档案管理工作的重要环节。然而，随着档案管理数字化不断深入应用，其存在的不足与问题逐渐显露，必须针对性地采取有效解决措施，方可确保数字档案管理的可持续发展，进一步提高档案管理效率。

一、档案数字化管理的重要意义

档案数字化管理是把档案中以纸张、录音、视频等介质存储起来的原始信息资料，采用录入、扫描、转化等技术手段，储存在计算机数据库当中，并对这些档案信息进行分类管理。其大大提高了档案信息查找的便利性，档案管理工作效率得到了大幅提升。相比于传统档案管理方式，数字档案管理优势十分明显，例如档案信息查找、阅读、维护、备份等工作更为便利，占用空间小且档案安全性较高。因此，数字化档案管理模式的应用与发展是信息化时代发展的要求与必然趋势，对于提高档案管理效率，更好地服务人民，促进社会与经济发展都有着重要作用。

二、数字档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理重要性的深入认识。较之其他工作，档案管理工作有着极大差别，工作所体现的实际效用不够明显，因此其重要性常常被人们所忽略。正是由于这一问题，使得档案工作者极易陷入理解误区，不能深入意识到对档案进行管理的重要意义，领导者对于档案工作人员综合素质与工作能力要求也不够重视，造成了档案管理工作人员缺乏足够的工作热情与积极性。事实上，不少人认为档案管理是一项不需要技术含量的工作，对于企业发展发挥的作用极为有限。导致这些问题的根本原因在于，企业尤其是主要领导者未能充分意识到档案管理工作重要性，进而在此方面的投入较为有限，使得数字档案管理缺乏必要的标准化、规范化。

（二）数字档案管理存在诸多安全隐患。随着网络应用范围与应用效用不断扩大，以及网络技术不断提升，网络安全问题引起了人们高度重视，同时网络系统以及用户信息安全也面临着严重威胁。据有关调查研究显示，新建立的局域网络受到病毒危害的概率在20%左右，而网络系统在持续一段时间运行之后，几乎无可避免地会受到病毒侵害。网络技术水平快速提升展，使得网络安全问题发生概率不断增加，虽然计算机系统带有防火墙、杀毒软件等安全防护体系，也难以抵挡黑客、病毒的恶意入侵。对于数字档案管理而言，在网络安全方面没有充分地做好防护措施，只是进行简单档案分类管理难以实现对档案信息的安全管理，一旦网络受到病毒攻击导致网络瘫痪，极易导致档案信息泄露、损坏、丢失。

（三）档案管理工作人员的专业性和稳定性不高。技术性、专业性以及连续性是档案管理工作的显著特点，因此，档案管理工作人员应具备较高的专业水平与较好的稳定性。唯有保证管理人员具备高水平专业技能水平，才能确保档案管理拥有高效率。对于档案管理从业人员而言，若是档案管理人员稳定性较低，将不利于其自身的长远发展；若是档案管理工作人员缺乏强烈的工作责任意识，未进行长远工作发展计划规划，或是缺乏必要的专业管理知识，对于档案管理重要性缺乏正确认识，将会使得档案信息管理丧失真实性与准确性。

三、强化数字档案管理的有效措施

（一）提高数字档案管理基础建设力度。对档案进行数字化管理的基础在于对信息进行存储、利用、采集，因此信息采集卡、扫描仪、计算机、打印机等都是档案管理数字化建设必不可少的硬件设备。这就决定了企业必须提高对档案管理投资力度，充分满足数字化档案管理系统建立的所有硬件要求，并加大对管理系统软件的研发、使用的投入，进而得到适合企业档案管理实际需要的系统软件。通过建立档案信息公众平台系统，完善档案信息检索与管理功能，提高档案信息管理效率，实现对档案的标准化、规范化以及信息化管理。

（二）健全与完善数字档案管理制度。基于对数字档案管理需求深入分析，对相关管理制度进行有效完善与彻底落实，进而确保档案管理各项工作措施顺利进行，推动档案管理数字化管理水平不断提升。首先，应对档案管理工作人员职责进行清晰明确，制定相应的责任制度，让工作人员按照制度要求规范地对档案进行管理。其次，完善数字档案管理制度，实现对档案存储、整理、使用等标准化管理，切实提高档案管理效率。再者，完善相关培训管理制度，定期展开对档案管理人员技术技能、专业知识、业务素质等的提升培训，切实提高他们的工作水平，加强对其岗位、职业发展规划的培训，明确其发展方向，提高工作人员的稳定性，为数字档案管理提高稳定的人员保障。此外，还应完善奖惩制度，对工作表现突出，或者对档案管理服务有着显著贡献的人员予以物质与精神鼓励表彰，激发和提高工作人员的积极性，使其以更饱含热情投入档案管理的数字化建设当中。

（三）提高网络安全防护技术水平。网络的安全性与稳定性是数字档案管理工作面临的最大问题。这就要求档案管理人员必须具备较高的网络安全防范意识与技术水平。工作人员在对档案进行数字化管理过程中，因基于对档案信息的深入分析、研究，实现对可开放性与不开放性信息分类保存管理，尤其是要对机密水平较高的信息进行较高水平的加密处理与存储，确保此类档案信息的绝对安全。档案管理工作人员，必须具备较高的计算机专业应用水平，熟练计算机系统各种操作，具备较高的网络安全防护技术。同时，对网络系统展开定期杀毒、清理，加强对系统软件、硬件的日常维护力度，避免发生档案信息流失、盗取等事件发生，提高档案信息安全性。

（四）加强数字档案管理人才的培养。数字化档案利用率在很大程度上取决于档案管理人员的综合素养，所以要想有效改善数字档案管理现状，则需要做好人才培养工作。企、事业单位应当要强化数字档案的教育工作，积极更新档案管理人员的工作理念，并树立起现代化的管理意识，并且做好相应专业培训工作，通过使其学习数字化档案管理的理论知识和专业技术，提高其工作效率和质量，从而充分发挥数字化档案管理的优势。