大数据时代档案管理转型研究

文/湖南省高速公路监控中心 杨己秀 张毅

我国日益完善的高速公路网和高铁网改变了人们的出行和生活方式，互联网的普及覆盖与大数据的广泛利用改变了人们的工作方式。随着社会的进步发展，科技的日新月异，这些标志性的新事物，直接影响人们的价值体系和知识体系。同时，也给最具传统意义的档案工作带来深刻变革，也将极大地促进人们对档案的认知与管理模式、管理手段和保管利用方式的转型。

一、思想观念的转型

档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有5000年。在埃及曾发现公元前3,000年的纸草档案，在叙利亚北部曾出土公元前2,400多年前的大量刻有楔形文字的泥板档案，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。古代没有档案这个名词。我国几千年来各个时期对档案的叫法不一样，商称“册”，周叫“中”，秦汉称“典籍”，汉魏以后叫作“文书”“文案”“案牍”“案卷”“薄书”等。历代统治者都把档案喻为“鞘中剑”，视为典籍，藏于“兰台”“石渠”。

随着大数据时代的到来，人们对档案的认识也一步一步地深化。我们今天所说的档案，从内容到形态，都有了新的含义。档案不再只是国家机器的专利，档案再也不受记录方式和载体类型的影响。电子档案能“发声显影”，使档案更具有真实性。传统利用档案，主要是为解决某一问题，去查找历史档案，实行精确查找。然而现在为了找到最佳方案是去分析与某事物相关的所有数据，而不是去分析少量的数据样本。对数据的要求也不再追求精确性，不再去探究那些难以捉摸的因果关系，继而关注事物的相关关系。

我们在思考如何收集档案时，不能只局限于“红头文件”（公文）的收集，也要注意“白头文件”（内部文件）的收集，更要注重“黑头文件”（法规文件）的收集归档，保持一个事物文件材料的完整性；档案种类也不只是传统的纸质档案，其他载体信息也都是档案。因此，在大数据时代，必须树立“大档案”“数据大整合”的观念，深度挖掘档案信息资源，把有保存价值的文件材料和信息资料都作为档案进行管理，使档案的收集更齐全完整，更好地服务行业需要，更好地推动事业发展，更加高效便捷利用，使深藏的无价之宝闪闪发光。

二、管理模式的转型

去年党政机关机构改革，档案局与档案馆实行分设，改变了过去“两块牌子，一套人马”的管理模式，档案局划归同级党委办公厅（室）直管，档案馆则成为一个独立的档案实体和信息保管机构。这种变革使档案行政职能更强，档案实体和信息的保管工作更实，档案收集会更齐，档案利用会更好。

（一）档案馆是档案事业的主体。通过这次机构改革，进一步理顺了管理体制，明确了档案馆的主体地位，档案馆完全成为“实体”，减少了档案馆对档案局的依赖性，在人、财、物的安排上更有保障，完全可以实现国家档案局提出的“档案馆要成为两个基地，一个中心”的工作目标。

（二）加强档案数据整合。单个档案馆要树立“大全宗”概念，规范数据标准，实现数据整合，满足人们对档案的需求。要加强馆际之间的横向联合，频繁交流与互动，改变信息孤岛，使档案馆成为综合信息的“活港”，对印证历史、了解现状、探索未来更具有话语权。

（三）走信息化发展之路。这是大数据时代档案事业科学发展的一个战略抉择，而当前政府对档案信息化建设专项资金投入不足，各单位对电子公文归档缺乏有效管理，各个档案馆档案信息化建设起点不高、重视度不够，档案数据库资源匮乏，电子档案信息服务水平低。如果不改变这种状况，档案工作有可能逐步被边缘化。所以，在档案管理模式上，要按照国家档案局的要求，积极推进数字档案馆（室）的建设，走“电子强档”可持续发展之路。

三、管理手段的转型

个人认为，档案管理之所以说是最具传统意义的工作，其一，是行业历史久远，伴随文明社会的产生就有了档案和档案工作。其二，是管理手段一以贯之，档案整理与数字化处理流程复杂，环节太多。档案以“卷”为单位整理有十多个工作环节，2000年国家档案局推行文书立卷改革，实行以“件”为单位整理档案，确实达到了“简化整理、深化检索”的目的。但就档案行业而言，这项工作仍然十分费时费力，且多是手工操作，影响工作效率和档案利用。以我省高速公路建设项目工程竣工档案为例，为什么有的项目通车三年、五年后，还不能进行档案专项验收，最主要的原因就是档案整理的速度太慢，数字化过程环节太多。当然，这些环节与程序其实也是项目管理的一种规范，无可厚非。然而在大数据时代，对原有规范进行修修补补已经满足不了现实和发展需要，也管控不了大数据带来的各种风险、冲击和挑战，需要我们进一步创新手段、优化程序，用一种全新的规范，真正实现“简化整理、深化检索”的目标。

在档案整理中，分类是全部文件归档整理流程之首。如高速公路建设项目工程档案分7部40册58分册，这种层级分类，在传统的档案管理中的确有用。但随着档案全部数字化以后，必须适当弱化第二、三级分类，减少人力占用，缩短工作时间，提高归档文件整理的工作效率。又如，我们在档案管理过程中，普遍是先整理后扫描，形成两种同版本的归档文件，造成重复劳动，其实并非要千篇一律这么做。就工程建设档案而言，应当加强相关工作人员的档案意识，重视施工过程电子文件的归档和法定效用的标识。高速公路建设项目中有一千多种表格，这些表格的填写都有严格的规范要求，但只要按照国家有关电子文件归档规范和要求，与工程建设同步收集、同步整理、同步规范，就可以挂接在目录之下，实行数字化、电子化管理，而不用重新进行数字化加工，既省时省钱又省力。诸如此类，档案管理方式和手段的转型势在必行。

四、保管和利用方式的转型

安全保管档案就是最大限度地延长档案的寿命，为资政存史，为人民服务。在大数据时代，数据存储发生了史无前例的变化，纸写笔载、白纸黑字不再是唯一保管信息的方式。在很多情况下，人们对数据的利用是采用模糊查找，分析与统计不单只看小数据，而要一并搜索与之关联的数据群，数据的利用不再是解决某一特定的实际专题，而是产生新的思想飞跃，创造新的模式，打造新的产品，实现数据重组。档案的情报性价值日趋凸显。所以，对档案的保管提出了许多新的要求。档案馆不能只保存官方文书，也要注重民生档案的收集与保管，成为一个区域（行业或单位）名副其实的综合性档案馆（室）。

要积极推进数字档案馆（室）建设。国家档案局在2010年发布了《数字档案馆建设指南》，2014发布了《数字档案室建设指南》，2017年发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》，这是国家档案行政主管部门顺应发展大势和数字大潮的重要举措，为数字档案馆（室）的建设指明了方向、提供了遵循。目前地方积极推进者甚少。但档案保管数字化、智能化发展是大势所趋、不可逆转，我们必须摒弃保守陈旧的思想观念，改变落后的方式和行为，创新转型，加强档案管理人员的培养和队伍建设，不断提高管理和工作效率，采用智能化、信息化的科学方式，加快“智慧档案”建设步伐，扎实推进数字档案馆（室）建设。