规范审计档案管理探讨研究

2019-11-23云南省公路科学技术研究院崔荣星

办公室业务 2019年21期

文/云南省公路科学技术研究院崔荣星

审计档案是内部审计机构、国家审计机关在开展审计活动中，形成的具备保存价值的历史记录。其作为单位档案的重要组成，内容的完整性和真实性直接影响着单位的审计监督效果。为规避审计风险，保证审计质量，必须规范审计档案管理，完善基础设施建设，进而提升审计档案的管理水平。

一、单位档案部门的任务

分析得知，单位档案部门的主要任务包括：（1）监督、组织本部门进行审计文件材料的收集、归档工作。保管日常工作所形成的审计档案，负责审计档案的统计和使用。（2）将国家档案工作的方针、法规落到实处。结合国家、地方的档案行政管理部门的相关规定，依据审计档案的内容和特征，制定与之相匹配的技术规范、规章制度。（3）档案人员根据工作需求，编制目录、专题卡片，便于迅速、准确地查找档案资料。（4）不对外借阅审计档案，凡是借阅档案的人员，必须由审计单位领导批准。（5）开展审计档案人员的技能培训、技术和业务的科研活动。

二、审计文件材料的收集整理原则

为保证审计档案的合理性、完整性，在收集整理相关材料时，应遵循以下几个原则：

1.明确划分行政管理、审计监督文件材料，保证审计档案的系统性。一般情况下，是不能将行政管理、行政管理材料混合，或重复归档的。2.单独整理行政诉讼文件材料，并另外装盒。在内部审计活动中所形成的信函、文件、电报等材料，包括定稿、批件、照片等，都要完整收集和归档。具体来讲，每年执行审计项目计划所形成的审计材料，每个设计项目形成的材料，重要材料中的相应稿本，都要收集齐全。3.参照审计项目的利用价值、重要程度，明确划分形成文件材料的保管期限，通常为定期或永久。利用年度审计事项分类法，如单位排列法、项目整理法等，以件为单位整理。例如，某单位的审计档案分为财务收支审计、工程预决算审计、经济合同管理审计、其他等，在每个类型中，根据审计内容的不同，将其分为不同的专题或项目。4.将审计文件材料的收集、整理工作，纳入审计计划中，由审计部门安排专人负责文件材料的收集、归档工作。制定和落实岗位责任制，便于发现问题后有据可依。具体工作中，遵循一边审计、一边整理的原则，确保审计档案的完整性和真实性。5.审计文件材料整理过程中，应根据其保存价值和相互间的联系，并将报告所列问题作为标准，严格鉴定和挑选拟归档的材料，尤其是证明材料。同时，对已核实和未核实的文件材料进行区分及取舍，凡是和审计报告问题无关的材料，不予归档。对于有参考价值，但不必归档的材料，可作为资料存放。6.对于审计文件的修改稿，除包含重要内容的修改稿要归档外，其他是不需要归档的。委托社会的审计组织对文件材料进行审计，并和他们共同对文件材料进行收集和整理，移交委托单位归档、保存。其他文件材料的处置，应和相关单位协商。7.按照审计取证、审计法律的相关规定，对已经确认归档的材料，应检查签批、程序是否完整，发现不符合要求的材料后，及时采用有效措施补救。上年度的文件材料整理完毕后，应于本年6月底全部归档。

三、审计档案的管理要求和作用

（一）审计档案的管理要求。在审计档案管理过程中，应保证档案库房和相关设备耐用，且满足防高温、防火、防潮、防光、防盗的需求。建立完善的档案保管和保密机制，利用先进的技术手段保存，预防档案泄密和丢失，提高管理水平。对档案鉴定机制进行审查，凡是超过保存期限的档案，都要由审计部门、办公室负责人逐一审查和鉴定。对于无保存价值的档案，应清点核对，经领导批准后再销毁。建立规范化的档案统计机制，定期分析和统计审计档案的使用、归档情况，按要求上报主管部门、上级机关。

（二）审计档案的管理作用。审计档案管理的作用包括：（1）审计部门的主要职能是监督审计对象，减少违规犯法现象的出现，提升审计工作质量，推动电力企业发展。（2）审计档案管理工作的开展，可保障审计文件材料的真实性、客观性，实现审计监督目标。管理人员通过对审计工作的了解，能进一步提升审计工作质量。（3）审计档案管理能为审计工作提供信息，提高经济控制效率。在科研部门、审计部门开展审计工作时，多依赖于审计档案，这就要求相关人员充分了解审计案例，找准工作切入点，从而有目的地开展审计工作。（4）审计档案是审计宣传工作开展的重要材料，是推动企业经济发展的关键。审计档案涉及企业的方方面面，加大审计宣传力度，有助于加深人民群众对档案管理的认识，从而为审计档案管理工作的开展提供保障。