国家重大建设项目档案管理面临的问题及对策

2019-11-23陕西华达科技股份有限公司国营第853厂董军莉

办公室业务 2019年21期

文/陕西华达科技股份有限公司（国营第853厂）董军莉

重大建设项目档案（简称项目档案）管理是项目建设的重中之重，是项目自立项到开工建设直至项目竣工总验收以及项目交付使用、运行、维护和保养、改建、扩建和技术改造等工作的真实记录，是项目建设的全过程，项目档案的作用主要表现在四个方面。

一、项目档案是项目建设有序进行的引导和保障

项目档案是项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。项目档案专项工作领导小组，制定了详细的归档计划，明确了归档要求和归档范围，对项目具体实施过程的工作程序和工作要求起到了有力的引导作用，保证了项目建设过程的规范有序进行。

二、项目档案是项目建设经验的积累和传承

项目建设是一项庞大的系统工程，需要从项目规划立项、设备配置、施工方案、成本控制、安全管理、规范运作等诸多方面综合考虑。完整、系统的档案资料是项目建设全过程的真实记录，是项目建设、管理、运行以及后期维护的重要依据，也是项目建设管理工作经验的总结，不但保障了公司后期科研、生产、管理和维护，而且为后期改扩建提供依据和参考，为公司以后其他项目管理提供了好的有效的经验，为公司后期可持续发展奠定了良好的基础。

三、项目档案是工程质量责任追究的重要凭证

建立健全项目档案是工程质量管理的重要内容，项目档案充分、真实反映和记录了工程建设的全过程。一旦出现质量问题或发生争议时，可以查阅相关档案资料，追查责任，分析原因，采取措施，保证项目建设的顺利有效运行。项目实施过程中，各级工程技术人员和管理人员分工负责，做好项目各阶段文件资料的收集、整理工作，促进了项目实施过程方案的分解和细化，保障了项目实施各阶段的目标、任务和要求的实现。

四、项目档案是进行环保、消防、安全、财务审计等单项验收以及项目总验收的依据

项目档案是由许多重要的单项档案组合而来，单项档案又是由项目建设在环保、消防、安全、财务、设计等全过程中一点一滴形成的，只有将这些零散的小项逐步收集起来，组成一个个单项，最终才形成一整套完整系统的建设项目档案，为项目总验收提供依据。从项目档案的四重大作用来看，在档案实际形成过程中存在一些问题，主要表现在以下三方面：

（一）项目档案工作没有受到领导和各类人员的重视，档案管理水平亟待提高。首先是领导不够重视，没有认识到项目档案工作的重要性和作用，只抓项目建设，不抓档案管理。其次是档案管理岗位常被误认为是工作能力或技术含量要求较低的岗位。最后是项目参与人员的自身体素质参差不齐，档案管理兼职人员居多，人员水平不高，对产生的文件分类组卷不合理，档案管理水平亟待提高。

（二）项目档案管理制度不健全、不完善，各部门职责分工不明确。没有建立完善的项目档案管理规章制度，或制度执行落实差，是项目档案管理部门普遍存在的问题，直接影响档案资料的收集、整理、归档等工作，材料的完整性得不到保证，严重影响项目各单项和总验收工作进度。

（三）档案质量不符合国家对重大建设项目档案管理的相关要求。从归档情况看项目档案的质量存在许多问题，其主要表现在以下三个方面：1.项目综合类档案存在文件材料分类不科学、组卷不合理现象。2.基建工程材料归档案卷不规范，有调整变更的工程图纸无更改标志或修改说明、依据，甚至更改幅面超过总幅面1/3多仍在使用。有的直接用施工图代替竣工图，没有加盖竣工图印章。3.设备仪器材料的纸质材料和照片、声像等载体归档不齐全。许多设备仪器缺少调试验收的材料、合格证明书等；贵重设备仪器的招投标资料不规范，无装卸车及安装、调试照片，档案的齐全、完整难以保证。

五、解决对策

鉴于以上存在的三个方面的实际问题，为有效解决项目档案管理中存在的问题，确保项目档案工作规范化，笔者认为应以存在的问题为出发点，从以下五方面制定项目档案管理方面的对策：

（一）实行项目档案领导责任制，实行“谁领导，谁负责”的领导责任制。成立项目档案工作领导机构，成立专门的项目档案专项领导工作小组，实行领导责任制，实行“谁领导，谁负责”的领导责任制，明确岗位职责，制定详细的档案工作计划，明确归档要求和归档范围，要求项目参建单位及部门指定专兼职档案员，及时收集、整理、归档项目产生的资料，建议各项目建设单位能让档案管理人员参与到项目建设中去，有利于更好地对项目档案进行分类整理工作，加强项目档案从项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种记录载体在项目建设过程中得到规范管理。

（二）做好项目档案培训工作，提高领导和各参建单位人员对档案工作重要性和作用的认识。项目建设单位应严格按照《建设项目档案管理规范》，积极组织项目负责人和档案管理人员进行项目档案培训学习，以讲座、交流等多种方式让领导、各参建单位人员认识项目档案工作是项目建设有序进行的引导和保障，项目档案是项目建设经验的积累和传承，项目档案是工程建设正常运转的技术保障，是工程质量责任追究的重要凭证，只有认识到档案工作的重要性，大家才会积极进行项目档案的收集、整理、归档工作，才能保证档案工作质量和效率，才能使项目建设和档案工作齐头并进，档案工作才能全面有效地开展。

（三）建立健全项目档案管理制度，为项目档案工作顺利开展理顺关系。档案管理部门要根据本单位建设项目的实际情况，建立健全项目档案管理制度，这是做好档案工作的前提。提出项目档案的收集、整理、移交、归档、验收等工作的具体要求，是项目档案规范管理的有力保障。档案管理部门要按照《重大项目档案管理的相关要求》，要求把项目档案工作落实到项目日常建设中，避免项目完工时档案资料扎堆、突击归档现象发生，确保重大建设项目档案齐全、完整、准确。

（四）采用计算机信息技术，建立电子版预立卷目录，实现项目档案管理的信息化。由于项目档案信息量大，内容丰富，使用Excel电子表格，综合项目实际情况和特点，参照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2016和《重大建设项目档案验收办法》的文件归档范围、内容，再结合本单位的实际情况，进行Excel电子表格设置，建立项目档案案卷电子版预立卷目录。一般项目档案分综合类、基建类、设备仪器类等案卷。

（五）细化项目档案管理工作，确保质量。根据项目实施情况，参照国家对《重大建设项目档案验收办法》的要求，细化项目档案管理工作，确保项目档案案卷质量符合相关方验收要求。按照国家《重大建设项目档案验收办法》把好专项档案验收关。档案管理部门应根据档案验收的相关规定，认真做好项目档案验收前的指导、检查和监督工作，督促专兼职档案管理人员收集、整理的资料齐全、完整、准确。确保项目档案的案卷质量符合相关要求，保证项目档案专项验收顺利通过。